Revisione dello standard aziendale di Google Workspace

Google Workspace, precedentemente noto come GSuite, rimane una delle migliori scelte di hosting di posta elettronica di classe aziendale. Ottieni un massimo di 300 utenti, ben 2 TB di spazio di archiviazione cloud per utente, 150 riunioni video partecipanti con registrazioni tramite Google Meet e la suite di strumenti Google che rendono la piattaforma così popolare, tra cui Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, e ovviamente Gmail. Workspace non è migliore di Microsoft 365 Business Premium, ma è un'alternativa di prima classe che si unisce a quella piattaforma e a Intermedia Hosted Exchange per ottenere la nostra designazione Editors' Choice.

Prezzi e piani di Google Workspace

Google Workspace parte da $ 12 per utente al mese per l'edizione Business Standard che abbiamo testato. Oltre alle funzionalità sopra menzionate, il pacchetto include l'hosting per videoconferenze con un massimo di 150 partecipanti e strumenti di gestione e sicurezza dedicati per gli amministratori IT. Una prova gratuita di 14 giorni è disponibile sul sito Web di Google.

Se è troppo ricco per il tuo sangue, c'è un piano Business Starter che costa solo $ 6 per utente al mese. Ciò include anche l'accesso alla suite di produttività Workplace, sebbene con alcune differenze di funzionalità, come un limite di 100 partecipanti alle riunioni video e nessuna funzione di cancellazione del rumore. Inoltre, lo spazio di archiviazione dei file è ridotto a 30 GB per utente.

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Nel complesso, Google Workspace ha un buon rapporto qualità-prezzo, ma solo perché include una delle principali suite di produttività online. Se lo confronti con il nostro concorrente più economico, IceWarp Cloud, l'offerta di Google sembra sicuramente costosa: il livello più basso di IceWarp parte da soli $ 2.50 per utente al mese e anche il suo pacchetto di livello intermedio lo aumenta solo a $ 3.90. Inoltre, la suite di produttività di IceWarp è molto indietro rispetto alle capacità di Workspace e del suo concorrente di produttività più vicino, Microsoft 365.

Iniziamo

Durante il processo di registrazione, ti viene richiesto di fornire un nome di dominio. Ho sentimenti contrastanti sul fatto che questo sia un elemento così importante e diretto, dal momento che la creazione di un dominio tende a essere alquanto dolorosa la prima volta che lo fai. Tuttavia, Google fornisce istruzioni sufficienti affinché i professionisti IT esperti non dovrebbero avere troppi problemi a gestirle. Dopo aver aggiunto le informazioni appropriate e verificato il tuo dominio, sei pronto per le gare.

Sfortunatamente, non sono stato in grado di testare la parte di gestione dell'account a causa delle restrizioni sul mio account di prova, ma viene eseguita tramite la stessa applicazione in cui hai impostato un dominio (chiamato Google Domains). Le autorizzazioni possono quindi essere impostate per riflettere se stai aggiungendo un utente standard o un amministratore. Puoi anche personalizzare ruoli specifici nel caso in cui non desideri fornire a ogni amministratore le chiavi del regno.

Gran parte della magia di Google sta nel poco che hai effettivamente bisogno di configurare, ma ottieni comunque lo stesso tipo di opzioni che fai altrove. Le politiche, le quarantene e le politiche di conservazione sono tutte regole eque, anche se non sono stato in grado di testarle a causa delle restrizioni del mio account.

Sebbene Workspace si estenda a un ampio set di strumenti, il più popolare è probabilmente Gmail. Lo ami o lo odi, l'interfaccia è intuitiva e moderna, con quasi tutto quello che vuoi vedere sullo schermo. Hangout, riunioni e la tua email sono a portata di mano insieme al resto di Google Apps menù. Google ha prestato attenzione ai dettagli di un flusso di lavoro tipico e comprende che molti di noi vivono nella nostra posta elettronica. Per questo motivo, gli elementi più popolari come Google Chat, Attività e Google Meet sono rapidamente accessibili dalla stessa schermata.

Quando devi aprire un documento allegato, fai clic per salvarlo su Google Drive e iniziare a lavorarci. Se necessario, puoi condividere quel documento con altri e lavorare allo stesso tempo. Combina questo con Google Meet e Jamboard per la lavagna e hai un ottimo set di strumenti per il lavoro remoto, con la possibilità di condividere rapidamente le idee e ottenere la trazione sui tuoi documenti allo stesso tempo. Per coloro che devono salire di livello nella collaborazione, Google Chat ti consente di creare stanze virtuali che ti consentono di avere conversazioni in thread con file e attività condivisi, in modo simile a Microsoft Teams.

Google ha anche alcune funzioni di posta uniche. Uno degli aspetti più fastidiosi dell'e-mail è la persona che non riesce mai a ricordarsi di farlo reply. Gmail ha la capacità di "spingere" qualcuno su un messaggio intatto come promemoria per rimetterlo in carreggiata. Sembra che sarebbe una strategia efficace per le persone che guardano solo le cose nella parte superiore della loro casella di posta.

Anche il calendario ha subito un aggiornamento significativo. Come in Microsoft 365 Business Premium, le voci del calendario possono essere pubbliche o private, quindi solo il giusto livello di informazioni è disponibile per i tuoi colleghi. Mi è particolarmente piaciuto il messaggio automatico che puoi impostare direttamente dal calendario quando ti contrassegni come fuori ufficio. C'è anche un'opzione con un clic per aggiungere la videoconferenza di Google Meet a una riunione. Naturalmente, come con quasi tutti gli altri calendari apps, puoi impostare promemoria a un'ora specifica o ripetere i promemoria se sei incline a posticipare gli avvisi come me.

Forse una delle funzionalità più utili è il componente slot per appuntamenti. A volte tu e il tuo team avete un'agenda fitta ed è difficile trovare un momento in cui tutti possano incontrarsi. Puoi consegnare a Google Calendar una durata della riunione e un insieme di partecipanti e cercherà di scegliere il momento migliore per te. Questo funziona, ovviamente, solo se tutti mantengono aggiornati i loro calendari.

Sicurezza e integrazione di Google Workspace

I data center di Google sono tra i migliori al mondo. Oltre a essere distribuiti geograficamente, hanno completato tutti gli audit SOC pertinenti e soddisfano tutti gli standard necessari per garantire che i tuoi dati siano al sicuro. Anche se questo non significa che un utente malintenzionato non possa rubare la tua password e leggere la tua email, significa che nessuno abbatterà la porta del data center di Google in modo che possano rubare i dischi rigidi del tuo server.

Dal punto di vista software, Google supporta diverse forme di autenticazione a due fattori e il sito Web afferma che i dati vengono "crittografati quando vengono archiviati su disco, archiviati su supporti di backup o viaggiano tra i data center". Una novità del servizio è la possibilità di inviare e-mail sicure, che aggiunge ulteriore legittimità alla crescente presenza di Google nel mondo degli affari. Per coloro che non sono sulla piattaforma di Google, riceverai un collegamento ipertestuale che ti chiederà di convalidare con un passcode per visualizzare il contenuto dell'email. Questo è molto simile alla funzionalità di posta elettronica protetta di Microsoft 365.

In termini di integrazione, Google Workspace, proprio come la sua controparte Microsoft, è ben integrato con un'ampia varietà di prodotti e servizi, inclusi tutti quelli popolari, come Slack e Salesforce. È quasi più sorprendente trovare un servizio che non è integrato con Google di uno che lo è. 

Tutto ciò di cui hai bisogno per l'hosting di posta elettronica

Google Workspace ha tutto ciò di cui hai bisogno per un ambiente d'ufficio produttivo, sia in locale che per i dipendenti che lavorano in remoto. Inoltre, dal momento che ci sono così tante persone che sono già abituate a utilizzare Gmail per la propria corrispondenza personale, non è un gran salto passare all'edizione business. Con l'aggiunta degli strumenti di videoconferenza, modifica dei documenti e collaborazione inclusi, Workspace è un forte concorrente di Microsoft 365 Business Premium a poco più della metà del costo.

L'unico vero inconveniente è la mancanza di compatibilità al 100% con i documenti di Microsoft Office. Questo vale principalmente per Excel e per alcune operazioni incentrate sui dati, ma finché devi estrarre il software Microsoft per qualcosa, Google Workspace non sostituirà mai completamente quella suite, sebbene il gigante online lavori costantemente per perfezionare quel processo. Per questo motivo, Google Workspace è il secondo classificato di Microsoft 365 Business Premium, ma si unisce a esso come vincitore del premio Editors' Choice per i cacciatori di occasioni.