Recensione di Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premium è il provider di hosting di posta elettronica più ricco di funzionalità che abbiamo testato, il che è logico visto che è in circolazione da così tanto tempo. Il servizio semplifica la configurazione di domini ed e-mail per aziende di qualsiasi dimensione e offre numerosi strumenti di migrazione e importazione se provieni da un'altra piattaforma.

Sono incluse le versioni locali e Web della suite completa di Microsoft Office, nonché l'accesso agli strumenti più avanzati di Microsoft come SharePoint e Intune per la gestione dei dispositivi. Puoi anche acquistare un'ampia gamma di servizi aggiuntivi, come Microsoft 365 Business Voice, e queste offerte sono disponibili da Microsoft o dal suo ecosistema di partner di grandi dimensioni. Potrebbe essere più costoso, ma solo per il suo elenco di funzionalità, è un ovvio vincitore della Editors' Choice.

Prezzi di Microsoft 365 Business Premium

Il servizio parte da $ 20 per utente al mese. Ciò può aumentare rapidamente per le organizzazioni più grandi, ma, come accennato, il suo elenco enciclopedico di funzionalità rende i soldi utili. Business Premium ha anche generose funzionalità di base a quel prezzo, che includono 50 GB di hosting di posta elettronica e 1 TB di spazio di archiviazione cloud Microsoft OneDrive oltre all'hosting di dominio. Questo è un eccellente elenco generale, anche se l'altra nostra scelta degli editori, Google Workspace Business Standard, è in testa al gruppo con ben 2 TB di spazio di archiviazione per la casella di posta.

Puoi fidarti delle nostre recensioni

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Più interessante per la maggior parte delle aziende, in particolare nel modello di lavoro ibrido nuovo e distribuito, è che ottieni un abbonamento a Office 365 come parte del pacchetto per ogni utente che include Microsoft Teams e l'hosting di SharePoint Online. Quello che non otterrai è la versione con licenza perpetua on-premise di Office, che Microsoft ha recentemente soprannominato Ufficio LTSC.

Tuttavia, otterrai un abbonamento Intune in bundle, che gestisce la gestione dei dispositivi, quindi sarai in grado di applicare criteri hardware per scenari BYOD domestici, cosa che nessun altro concorrente di hosting di posta elettronica offre in questo momento.

Avrai anche due forme di sicurezza aggiuntiva. Il primo è Microsoft Azure Information Protection (AIP). Questa è un'app di classificazione dei contenuti che ti consente di taggare documenti con classificazioni diverse e assegnare diversi livelli di protezione e di accedervi in ​​base a tali tag. La seconda misura di sicurezza è Microsoft Defender per 365. È una versione ottimizzata per 365 della piattaforma Microsoft Defender Security che fornisce protezione antivirus e malware a dati ed endpoint. Microsoft non ha tirato pugni e puoi provare il servizio gratuitamente per un mese visitando il sito Web dell'azienda. Per i soldi, il livello Business Premium sarà probabilmente l'acquisto più popolare per la maggior parte delle aziende.

Tuttavia, se tutto ciò è troppo ricco o non necessario per te, ci sono opzioni a basso costo. Un'edizione di Microsoft 365 Business Basic costa solo $ 5 per utente al mese e include Microsoft Teams, ma relega gli utenti alle versioni Web e mobile di Office apps senza versioni desktop incluse. Il prossimo più economico è Microsoft 365 Apps, che ti costerà $ 8.25 per utente al mese ma include solo Office Premium apps (desktop e Web) e spazio di archiviazione OneDrive. La collaborazione con Microsoft Teams e SharePoint non fa parte di questo livello.

Infine, il livello Microsoft 365 Business Standard dovrebbe funzionare per molti negozi più piccoli. Questo inizia a $ 12.50 per utente al mese e include tutto nella versione Premium ad eccezione di Azure Information Protection, Defender e Intune. Sebbene i prezzi siano indicati come per utente al mese, tutti i livelli richiedono un impegno annuale.

Rispetto all'altro nostro vincitore della Editors' Choice, Google Workspace Business Standard, Microsoft 365 Business Premium è sicuramente più costoso, soprattutto perché Google offre un enorme spazio di archiviazione per le cassette postali a soli $ 12 per utente al mese per il suo livello Standard. Tuttavia, Google è in bundle apps non sono così completi come quelli di Microsoft, in particolare per la gestione di dati, utenti e dispositivi. Potrebbe costare di più, ma Microsoft 365 è ancora la piattaforma più potente.

Configurazione di Business Premium

Come con qualsiasi servizio di hosting di posta elettronica, la configurazione è spesso la parte più difficile. Tuttavia, Microsoft ha fatto un buon lavoro nel tagliare le parti tradizionalmente ingombranti perché utilizza un processo di installazione guidato. Ti guida attraverso tutti i passaggi principali, come il download di Office su ogni client, l'aggiunta del tuo nome di dominio (inclusa l'opzione di migrazione da un altro host), la configurazione di Teams e quindi l'abilitazione della prevenzione della perdita di dati (DLP), che protegge contro qualcuno che fa trapelare i tuoi dati sensibili. Come passaggio finale, puoi configurare la protezione per gli utenti di app mobili abilitando la crittografia dei dati e applicando elementi come la riautenticazione dopo un certo numero di minuti.

Poiché la copia di Office installata è già precollegata al tuo account, non c'è molto in termini di configurazione oltre all'esecuzione del programma di installazione e, in rare occasioni, alla fornitura dei dettagli di accesso. Mi è davvero piaciuto che tu possa farlo per un massimo di cinque dispositivi per utente. Nel mondo di oggi, non è raro avere un desktop, un laptop e diversi dispositivi mobili, quindi avere una licenza che li copra tutti non è solo conveniente, ma fa anche risparmiare denaro.

Anche la gestione degli utenti è semplice. Una volta aggiunto un utente, sarai pronto per un addebito mensile aggiuntivo per utente, ma oltre a inserire alcune informazioni di base e impostare una password iniziale, non c'è molto altro da fare.

Se hai bisogno di un controllo più granulare del tuo ambiente, come fa la maggior parte delle aziende più grandi, c'è un pratico centro di amministrazione. Qui è dove potrai perfezionare impostazioni come la gestione delle minacce, le regole del flusso di posta, i criteri dei dispositivi e simili attività IT. Un altro bel tocco è che Microsoft 365 Business Premium ha già configurato best practice standard quando si tratta di sicurezza e gestione degli utenti. Ciò significa che la maggior parte delle piccole e medie imprese (PMI) può semplicemente creare e iniziare, sapendo che il servizio coprirà le loro esigenze IT di base immediatamente.

Se hai bisogno di più o qualcosa di diverso, puoi sempre cambiare le cose nell'interfaccia di amministrazione. Sebbene questa parte del servizio sia decisamente destinata ai professionisti IT, l'interfaccia di amministrazione è molto ben organizzata. Ho potuto trovare rapidamente ciò che stavo cercando e accedere agli strumenti di gestione appropriati.

Sebbene PCMag fornisca un'analisi approfondita degli strumenti della suite Office di Microsoft 365, una revisione dell'hosting di posta elettronica non sarebbe completa senza esaminare gli strumenti di posta elettronica e collaborazione. Questi sono più importanti che mai ora che ci stiamo muovendo tutti verso la nuova normalità ibrida.

La collaborazione in Microsoft 365 Business Premium riguarda essenzialmente Microsoft Office combinato con Teams, OneDrive e SharePoint. Se hai usato questi apps separatamente, adorerai come lavorano insieme qui. Per quanto riguarda il client di posta elettronica, il cuore dell'esperienza utente è, ovviamente, Microsoft Outlook.

La maggior parte degli utenti ha una certa esperienza con Outlook sul desktop, ma con 365 Business le cose davvero interessanti stanno accadendo nel client Web. Un'aggiunta recente, Microsoft Editor, è la risposta di Microsoft a Grammarly. Funziona su tutti i apps nella suite Office, ma solo sul lato web. C'è un'altra pratica funzionalità che ti consente di aggiungere rapidamente file relativi a un thread di conversazione senza dover cercare il thread. Attualmente, funziona solo su documenti OneDrive, ma è bello averlo se ti capita di utilizzare il client web.

Se abbiamo un problema con Microsoft 365, eccolo qui: un client Web dovrebbe funzionare su qualsiasi browser, ma Microsoft si è davvero concentrata solo su Windows e macOS. Se provi a utilizzare un'app Web Microsoft 365 Office tramite un browser Linux, quasi sicuramente riscontrerai problemi di compatibilità. Sì, il apps sono utilizzabili nel complesso, ma ottieni un'esperienza molto più fluida sui due sistemi operativi commerciali. Si spera che questo cambierà ora che Microsoft sta lavorando per una migliore integrazione Linux con Windows.

Anche considerando solo i sistemi operativi commerciali, macOS è ancora notevolmente indietro rispetto a Windows quando si tratta di come funziona Outlook. L'organizzazione e le funzionalità avanzate sono decisamente in ritardo, il che in realtà non dovrebbe più essere il caso. Microsoft si è anche concentrata maggiormente sull'avanzamento della sua versione Web di Office rispetto agli equivalenti desktop.

Ad esempio, a parte la funzione Modifica menzionata sopra, Redmond ha apportato una modifica molto conveniente al calendario. Se hai dovuto programmare una videoconferenza durante la pandemia, probabilmente hai dovuto farlo per un numero di persone maggiore del solito, il che significa spulciare un lungo elenco di programmi fino a trovare uno slot aperto che funzioni per tutti —di solito due o tre mesi dopo aver voluto tenere la riunione. Outlook ora può svolgere quel lavoro di grugnito per te, usando l'intelligenza artificiale (AI) per consigliare orari che funzioneranno meglio in base alla disponibilità di tutti. Se qualcuno non ce la fa, c'è un modo strutturato per suggerire orari alternativi. È fantastico, ma funziona solo nel client Web di Outlook, non nella versione desktop.

L'integrazione con Microsoft Teams è scontata, ma comunque importante. È disponibile un'opzione con un solo pulsante per aggiungere una riunione di Teams a qualsiasi evento della riunione. Vale la pena notare che gli invitati non devono avere il client Teams per partecipare, anche se ciò offre la migliore esperienza.

SharePoint è un altro componente di Microsoft 365 che è probabilmente sottoutilizzato dalla maggior parte dei clienti perché renderlo operativo può essere schiacciante. Ma se hai bisogno di una posizione centralizzata per organizzare, pianificare e collaborare ai documenti con la gestione delle modifiche abilitata, questo è il modo per farlo. Ha anche la gestione delle attività e del flusso di lavoro, quindi può essere un po' difficile decidere da dove iniziare e potresti aver bisogno dell'aiuto dell'IT, ma una volta che hai un piano per l'utilizzo di SharePoint, altre funzionalità cresceranno organicamente.

Amministrazione e sicurezza

Microsoft fa un buon lavoro sia in termini di sicurezza che di privacy. L'autenticazione a due fattori è pervasiva e al di sotto di essa sono presenti una varietà di funzionalità di protezione dei dati. Nell'interfaccia di amministrazione, puoi impostare criteri DLP che esaminano i dati e classificano automaticamente ciò che riconoscono, creando ad esempio una regola che classifichi un file come privato ogni volta che il criterio DLP trova un numero di previdenza sociale al suo interno. Puoi anche specificare operazioni come la crittografia automatica di un documento o la limitazione dell'accesso e dei diritti utente.

Sul lato della posta elettronica, c'è la crittografia dei messaggi di Microsoft 365 e l'archiviazione di Exchange Online. Il primo aggiunge crittografia e diritti di accesso alle tue e-mail in modo che solo il destinatario previsto sia in grado di visualizzarle. È incluso in Microsoft 365, ma funzionerà anche su Gmail e altri sistemi di posta elettronica.

Archiviazione Exchange Online consente agli amministratori di impostare criteri di archiviazione e conservazione della posta elettronica. Puoi designare e-mail di un'età specifica da eliminare automaticamente o archiviare in modo sicuro nel cloud e puoi farlo in base alle politiche sui contenuti. Ad esempio, un'organizzazione sanitaria potrebbe eliminare automaticamente la maggior parte delle e-mail meno recenti, archiviando in modo sicuro solo quelle necessarie per superare un futuro audit HIPAA. Sebbene nessun servizio sia a prova di proiettile quando si tratta di sicurezza, Microsoft si batte alla grande.

Tutto ciò accade nell'interfaccia di amministrazione, ma questa vista offre più della semplice sicurezza. Verrai qui per gestire i dispositivi e aggiungere, eliminare o modificare le identità degli utenti. C'è anche una bella dashboard in primo piano in cui il sistema ti avviserà di eventuali problemi o necessità urgenti associati al tuo account. Tempi di inattività del servizio, problemi di sicurezza, problemi degli utenti, query DLP: tutto verrà presentato qui insieme agli strumenti necessari per risolvere i problemi. Infine, gli amministratori IT che si spostano molto possono anche accedere all'interfaccia di amministrazione tramite un'app mobile Microsoft 365, disponibile sia su iOS che su Android. L'app offre visibilità istantanea su qualsiasi avviso, anche se dovrai accedere all'app di amministrazione Web completa per risolvere problemi più complessi.

Se mantenere la conformità alle normative fa parte del tuo lavoro, sappi che Microsoft dispone di data center distribuiti negli Stati Uniti e nel Nord Europa. Tutti loro sono stati sottoposti a audit SOC e hanno ottenuto lo stato di conformità SOC 1 Type2, SOC 2 e SOC 3. E se disponi di un contratto di società in affari HIPPA (BAA), il servizio coprirà anche l'HIPAA per te.

C'è un elenco molto più lungo di normative supportate da Microsoft 365, ma i centri di notizie più importanti attorno al Compliance Manager. Questo è uno strumento di valutazione del rischio orientato al flusso di lavoro che ti aiuterà a gestire tutti i dettagli essenziali di qualsiasi normativa tu debba supportare. Una volta impostato, ciò includerà cose come controlli e conservazione dei dati, politiche di sicurezza e audit trail, solo per citarne alcuni.

Compliance Manager scansiona costantemente questi parametri e ti fornisce un punteggio di conformità complessivo nella tua dashboard. Eventuali problemi vengono visualizzati come avvisi e puoi analizzarli in dettaglio per una spiegazione dettagliata e la raccomandazione del Compliance Manager per risolverli. Sarà una sorta di orso da configurare, ma una volta avviato, può alleggerire drasticamente il carico di conformità IT.

Integrazione di app di terze parti

Microsoft vinceva questa categoria a mani basse, ma Google Workspace e altri giocatori di hosting di posta elettronica stanno recuperando rapidamente. Tuttavia, per il momento, stiamo dando a Microsoft un vantaggio qui grazie a un sistema di partner che non è solo enorme ma anche molto maturo.

Certo, troverai i soliti nomi come Workspace, Slack, Trello e Zapier nell'elenco, ma c'è un'intera libreria di altri apps e integrazioni che puoi installare per tipi specifici di attività, carichi di lavoro o esigenze aziendali verticali. Quella libreria è così vasta in gran parte perché Microsoft ha tradizionalmente spinto i suoi strumenti di sviluppo al massimo e li ha resi disponibili praticamente gratuitamente a chiunque costruisse software compatibile con Windows. Ciò ha creato una felice base di sviluppatori che ancora oggi poche altre aziende possono eguagliare.

Lo standard d'oro

Nel complesso, Microsoft 365 Business Premium è la scelta da battere nella categoria di hosting di posta elettronica. Anche con i grandi progressi fatti da Google, l'offerta di Microsoft ha ancora funzionalità significativamente migliori e la sua esperienza dal Web al desktop non ha rivali. I suoi strumenti ti consentono di fare qualsiasi cosa, dalla gestione della posta elettronica alla collaborazione tra i team utilizzando la messaggistica, la condivisione di documenti e le conferenze vocali o video.

Anche rigorosamente dal punto di vista dell'hosting di posta elettronica, Microsoft 365 rimane uno dei principali contendenti. Configurazione, importazione e gestione degli utenti e un livello granulare di sicurezza dei dati, prevenzione delle perdite e gestione della conformità sono tutti una combinazione che non puoi trovare altrove. Sì, è più costoso dei suoi concorrenti, ma ottieni davvero quello per cui paghi: una soluzione di produttività aziendale end-to-end eccezionalmente completa e sicura che è una scelta facile per il nostro premio Editors' Choice.