Scambiare Microsoft Word con Google Docs? 8 semplici suggerimenti per aiutarti a iniziare

Microsoft Word potrebbe essere l'elaboratore di testi più noto, ma Documenti basato su cloud di Google sta costantemente eclissando il venerabile software di Redmond tra gli utenti di Internet attenti al budget. Non solo è gratuito, ma Google Docs offre opzioni di condivisione senza interruzioni ed è accessibile su qualsiasi computer o dispositivo mobile con una connessione web.

Il successo di Google ha spinto Microsoft a offrire versioni basate su Internet della sua suite Office, oltre a una versione ridotta e gratuita di Microsoft Word per il Web. E mentre Google Docs non offre più spazio di archiviazione illimitato gratuitamente, 15 GB sono molti documenti. Se hai scambiato Word con Google Docs, continua a leggere per alcuni trucchi nascosti.

Scopri i modelli

Non sai da dove cominciare? Dai un'occhiata ai modelli inclusi. Accedi a loro da pagina principale di Documenti passando il mouse sopra l'icona più in basso a destra e facendo clic su Scegli modello icona che appare. Oppure clicca File > Nuovo > Da modello all'interno di un documento esistente.

I modelli sono classificati in base allo scopo e includono campioni formattati per proposte di progetto, newsletter, diversi documenti legali, lettere di offerte di lavoro, curriculum, pagelle scolastiche e altro ancora. Altri possono essere resi disponibili installando componenti aggiuntivi specifici.

Sblocca la modifica offline

L'unica complicazione con i servizi basati su cloud è l'accesso quando non si dispone di una connessione Internet, ma Google Docs supporta la modifica offline. Vai a File > Rendi disponibile offlinee la versione più recente del documento sarà visualizzabile e modificabile quando non sei connesso. Quando viene ripristinata una connessione, tutte le modifiche verranno sincronizzate automaticamente. Tornare a File > Rendi disponibile offline per disabilitarlo in qualsiasi momento.

Visualizza la cronologia delle versioni

A tutti noi piace tenere traccia delle modifiche in un documento, soprattutto se è utilizzato da più persone. Devi essere in grado di tornare indietro nel tempo se qualcuno ha cancellato qualcosa per sbaglio o se hai semplicemente cambiato idea. È qui che entra in gioco la cronologia delle versioni di Google.

Nel tuo documento, fai clic su L'ultima modifica risale a X giorni/ore fa collega in alto, apri File > Cronologia versioni > Visualizza cronologia versionio usa la scorciatoia CTRL+ALT+ Shift + H per visualizzare un elenco delle modifiche registrate per data e ora. Se sono state apportate più modifiche nello stesso giorno o in un breve lasso di tempo, queste versioni sono raggruppate come sottovoci sotto un'unica voce.

Per chiarezza, alle versioni possono essere assegnati nomi specifici. Fai clic sull'interruttore nell'angolo in alto a destra per mostrare le versioni del documento a cui hai assegnato il nome.

Crea un sommario

Indice dei contenuti con i numeri di pagina

Per documenti lunghi che trarrebbero vantaggio da qualche organizzazione, vai a Inserisci > Sommario e seleziona uno dei due formati (con numero di pagina o con link blu).

Documenti cercherà il testo con uno stile di intestazione e lo organizzerà nella parte superiore della pagina, con collegamenti che ti consentono di passare a quella sezione. Come definiresti un titolo? Evidenzia il testo, fai clic nella casella Stili e seleziona Intestazione 1, Intestazione 2, Intestazione 3 e così via. (o vai a Formato > Stili paragrafo.)

Se crei intestazioni dopo aver rilasciato la casella TOC nel tuo documento, fai clic sull'icona circolare Aggiorna accanto al tuo TOC per rendere effettive le modifiche. Puoi anche visualizzare il TOC sul pannello laterale.

Google da documenti

Google Docs semplifica le ricerche da un'unica finestra. Se hai bisogno di trovare un file o informazioni di Google Drive dal Web, fai clic su Esplora pulsante (quello che sembra una scatola con un diamante all'interno) nell'angolo in basso a destra del documento.

Si aprirà un nuovo pannello con una barra di ricerca, in cui esegui la ricerca sul Web o nei documenti esistenti. Quest'ultimo è denominato Cloud Search sugli account aziendali di Workplace e Drive sugli account personali. Su Workplace, passa il mouse sopra la voce e fai clic sull'icona più per aggiungere un collegamento al documento o inserire un'immagine. Per aggiungere una citazione da una ricerca sul Web al documento, passaci sopra con il mouse e fai clic sull'icona delle virgolette.

Condividi un collegamento

Per condividere un documento, fai clic sul blu Condividi pulsante in alto a destra e inserisci gli indirizzi email di eventuali destinatari. Per inviare un collegamento diretto al documento, fare clic su Copia link per prendere il link condivisibile, ma solo quelli aggiunti all'elenco Condividi potranno aprirlo.

Modifica le autorizzazioni facendo clic Condividi > Passa a chiunque abbia il link, che consente a chiunque abbia l'URL di vedere il documento, anche se non hai inserito specificamente il suo indirizzo email. Quindi specifica se queste persone sono spettatori, commentatori o editor. Per bloccarlo in un secondo momento, cambialo in Limitato.

Una volta prese tutte le decisioni, fare clic su Copia link da questa pagina per prendere il link condivisibile.

Aggiungi nuovi caratteri

Google Documenti supporta oltre 30 caratteri nella barra degli strumenti a discesa dei caratteri, ma ce ne sono altri nascosti in bella vista. Fare clic nel menu dei caratteri e selezionare Più caratteri in cima. Si aprirà un menu di altri caratteri che devono essere aggiunti a Documenti prima che possano essere utilizzati.

Clicca su Mostra: tutti i caratteri menu e selezionare Dsiplay per visualizzare in anteprima i caratteri. Fare clic su un carattere per aggiungerlo all'elenco dei caratteri attivi sotto I miei caratteri. Clic OK per salvare i nuovi caratteri nell'elenco attivo.

Inserisci caratteri speciali

Esistono alcuni modi per inserire caratteri speciali in Google Documenti. Aprire Inserisci > Caratteri speciali per un database pieno di oggetti da inserire, inclusi simboli, emoji, segni di punteggiatura, caratteri e accenti non facilmente realizzabili con una tastiera standard. Sai di cosa hai bisogno ma non sai come si chiama? Disegnalo e Google Docs ti darà i risultati.

Un modo più semplice per farlo potrebbe essere tramite il menu Sostituzioni, dove puoi digitare una cosa e Google Documenti visualizzerà qualcos'altro. Vai a Strumenti > Preferenze > Sostituzioni e puoi aggiungere caratteri nella colonna Sostituisci che saranno sostituiti dal carattere nella colonna "Con", come quando scrivi (c) per creare un simbolo ©.

L'unico inconveniente è che la schermata Sostituzioni non ti consente di selezionare direttamente un carattere speciale, ma almeno puoi aggiungerne uno al documento e copiarlo. Ad esempio, se vuoi creare facilmente una Ĉ, puoi creare una sostituzione in cui scrivendo “c^” si trasforma nel carattere che ti serve.