I migliori provider di archiviazione cloud aziendale e condivisione di file

Il cloud storage è molto più di un semplice luogo in cui scaricare i dati della tua azienda. Certo, è un'altra lettera di unità in cui gli utenti possono condividere file, ma con un servizio cloud gestito dietro di loro, queste piattaforme offrono molte altre funzionalità che l'archiviazione locale non può. Stiamo parlando di cose come la capacità elastica, la modifica in linea con il controllo delle versioni multiutente e una sicurezza più robusta. La maggior parte di essi offre anche l'integrazione delle app con il resto del portafoglio di servizi cloud, in particolare con altri fornitori di servizi di archiviazione e backup aziendali.

Se i tuoi dipendenti stanno ancora lavorando da casa a causa della pandemia, e soprattutto se potrebbe diventare permanente, una risorsa di archiviazione cloud è un componente fondamentale quando si costruisce uno spazio di collaborazione online di lavoro ibrido. Aiuta anche se stai passando a un ambiente desktop-as-a-service (DaaS) completo. Ne avrai bisogno non solo per archiviare e organizzare i tuoi dati, ma anche per gestire la collaborazione di base, in particolare la protezione dei dati e le autorizzazioni granulari. Integrazione significa che anche se il lavoro principale viene svolto in un'altra app, come Salesforce o Slack, tutti questi vantaggi si applicano comunque.

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Sfortunatamente, quella stessa ampiezza di capacità può anche presentare difficoltà. L'enorme numero di funzionalità che i fornitori offrono per competere e differenziarsi può rendere difficile concentrarsi su ciò di cui hai bisogno. Tuttavia, ci sono alcune considerazioni chiave di cui tutti hanno bisogno. Ad esempio, qualsiasi soluzione di archiviazione cloud aziendale deve essere accessibile, tracciabile e sicura. Ciò significa accedere ovunque tramite il cloud, un registro di chi ha effettuato l'accesso a cosa e quando e un servizio che protegge i dati con controllo degli accessi, backup e crittografia.

A livello IT, gli amministratori devono sapere quale cloud ospita i loro dati e dove si trovano quei data center. Questo può essere scoraggiante non solo perché alcuni fornitori sono riluttanti a condividere queste informazioni, ma anche perché molte soluzioni si affidano a rivenditori a valore aggiunto (VAR) per produrre le proprie risorse di archiviazione cloud. Ciò crea una palude di back-end in cui può essere difficile determinare dove vengono archiviati i bit. Discuteremo tutti questi problemi in modo più dettagliato di seguito.

Che cosa fa la condivisione di file di livello aziendale?

Il lato positivo di questo elenco in continua crescita di funzionalità è che le organizzazioni intelligenti possono trovare modi nuovi e creativi per utilizzare la propria infrastruttura di storage. L'archiviazione nel cloud significa che puoi modificare un servizio in modo che agisca come un sistema di gestione dei documenti leggero o persino come un gestore del flusso di lavoro che controlla il modo in cui i tuoi dati fluiscono attraverso una catena di utenti. Oppure puoi concentrarti sulle funzionalità di collaborazione e condivisione di file in modo che i dipendenti possano modificare gli stessi file in uno spazio di squadra proteggendo il loro lavoro con il controllo delle versioni.

Questo tipo di personalizzazione è più importante che mai. Secondo un recente sondaggio di GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Almeno 50 per cento della forza lavoro statunitense ora è impostato per il lavoro a distanza. I dipendenti che si allontanano da un modello di lavoro in un ufficio centrale possono alterare drasticamente il modo in cui viene svolto il lavoro. L'archiviazione e il recupero dei dati della tua azienda devono adattarsi e nessun altro metodo di archiviazione può gestire tali modifiche con la stessa facilità di un servizio cloud.

Il problema è che una personalizzazione efficace richiede pianificazione, soprattutto quando tale personalizzazione riguarda flussi di lavoro importanti. Solo perché un fornitore di storage ha un lungo elenco di funzionalità non significa che le sfrutterai automaticamente tutte. Sapere quali funzionalità funzioneranno meglio e in quale combinazione è una pianificazione che solo tu, il tuo personale IT e i tuoi manager aziendali in prima linea possono fare.

Concentra i tuoi sforzi di pianificazione solo sui flussi di lavoro chiave all'inizio e inizia in piccolo. Presta attenzione alle capacità principali, in particolare all'accessibilità affidabile, ai backup efficaci, all'archiviazione sicura e alla gestione di utenti e gruppi. Una volta che sai come vuoi che tutto funzioni mentre i tuoi dipendenti sono così ampiamente distribuiti, puoi espandere il flusso di lavoro automatizzato, la collaborazione e le integrazioni di app di terze parti. A volte le integrazioni di app di base dovrebbero essere considerate in precedenza, ad esempio, se la tua azienda si è standardizzata su una particolare piattaforma di produttività. (ad esempio, i negozi di Google sceglieranno Google Drive mentre gli outfit di Microsoft 365 probabilmente selezioneranno OneDrive).

Facile "collegabilità" nell'altro Apps

Se non hai un obiettivo di integrazione ovvio come Google Workspace, la buona notizia è che il cloud ha reso più facile la comunicazione tra fornitori diversi attraverso standard aperti. Al giorno d'oggi puoi combinare e abbinare le soluzioni di archiviazione cloud con un lungo elenco di attuali sistemi di produttività e gestione dei documenti. Se devi arrivare al punto di eseguire una codifica personalizzata, la maggior parte dei fornitori offre API REST in modo da poter scambiare dati e richiamare funzioni tra diversi servizi di app. Se tutto ciò di cui hai bisogno è una migliore automazione, servizi come IFTTT o Zapier possono consentire a chiunque di creare l'automazione coss-app con una curva di apprendimento piuttosto bassa.

Anche le società cloud vedono il valore dell'interoperabilità, sebbene cerchino principalmente di affrontarlo in categorie e verticali di clienti di alto valore. Fornitori come Microsoft e Salesforce, ad esempio, hanno enormi ecosistemi di partner con ampi cataloghi di offerte di servizi mirate. Un partner prende i prodotti principali dell'azienda, come Microsoft 365, e crea integrazioni e funzionalità del flusso di lavoro utilizzando quel prodotto e uno o più servizi cloud di terze parti. Tali soluzioni sono progettate per attrarre specifici tipi di attività o verticali.

Quindi, ad esempio, il venditore X potrebbe creare una soluzione end-to-end di gestione dei contratti di locazione per le società di gestione immobiliare delle grandi città. Tale soluzione potrebbe utilizzare un database di elenchi di proprietà collegati a Salesforce CRM. Quel collegamento abbinerebbe le proprietà ai potenziali affittuari. Da lì, potrebbe abbinare automaticamente un tipo di affittuario e un tipo di proprietà al modello di locazione corretto archiviato in un altro database o in un contratto o sistema di gestione dei documenti. Questi contratti di locazione vengono compilati utilizzando documenti PDF modificabili che vengono inseriti in un flusso di lavoro di approvazione nel framework Salesforce o in un altro ambiente di produttività, come Google Workspace o Microsoft 365.

Naturalmente, più servizi di terze parti utilizzano una soluzione del genere, maggiore è il prezzo mensile per utente. Ma il fatto che tu possa mettere insieme una soluzione così personalizzata utilizzando solo un'architettura di servizi cloud plug-in è interessante poiché ti consente di scambiare i fornitori di servizi in entrata e in uscita abbastanza facilmente.

Quindi, se stai cercando di utilizzare un servizio di archiviazione cloud in un modo molto particolare, sicuramente esegui la pianificazione necessaria per capire esattamente quali tipi di modifiche e flussi di lavoro personalizzati avrai bisogno. Ma una volta fatto, non dare per scontato che dovrai costruire tutto da solo. Invece, per prima cosa, controlla l'integrazione e i mercati di app a valore aggiunto disponibili dai tuoi principali fornitori di app, nonché quelli offerti dal servizio di archiviazione. Qualcuno potrebbe aver già creato la soluzione end-to-end perfetta per te, ed è più economico e più facile che arrotolare la tua.

Archiviazione e condivisione

Uno dei motivi alla base della tendenza alle nuove funzionalità a valore aggiunto è che la capacità di archiviazione è in gran parte un problema controverso nel cloud. Molti acquirenti iniziano concentrandosi principalmente sulla capacità di archiviazione di un fornitore e su quanto otterranno per quanti dollari. Questo è certamente ancora qualcosa da considerare, ma nel complesso, lo spazio di archiviazione è ora più conveniente che mai con i prezzi che tendono lentamente al ribasso. In termini di capacità, la maggior parte dei provider di archiviazione cloud offre una generosa quantità di spazio di archiviazione e in vari livelli. Più terabyte (TB) sono all'ordine del giorno e non rappresentano più un grande elemento di differenziazione tra i servizi, soprattutto ora che l'aggiunta di capacità di archiviazione è facile ed economica.

Se all'improvviso hai bisogno di 100 GB di spazio in più per un progetto veloce, la maggior parte dei fornitori di servizi di archiviazione cloud rende l'aggiunta di tale capacità una semplice questione di fare clic su alcuni pulsanti di opzione. Questo non solo ti darà il nuovo spazio, ma aumenterà automaticamente anche il tuo canone di abbonamento di conseguenza. Ancora meglio, una volta che il progetto è terminato e non hai più bisogno di quei 100 GB, puoi ridurre di nuovo sia la capacità che il prezzo altrettanto facilmente. Questo tipo di capacità elastica è facile per un fornitore di archiviazione cloud e quasi impossibile per una risorsa locale.

Naturalmente, tutta questa libertà può di nuovo complicare le cose, specialmente in un'azienda più grande. Se la capacità di archiviazione e le tariffe di abbonamento aumentano perché vari responsabili di reparto cambiano costantemente i loro requisiti, ciò può causare il caos con un budget a lungo termine. Assicurati di impostare i controlli su chi può regolare la capacità (il tuo reparto IT dovrebbe essere la chiave qui), come segnalare le nuove capacità, quali sono i requisiti minimi di sicurezza e autorizzazione, quali politiche di backup devono essere applicate e con quale frequenza ciò può avviene in un determinato intervallo di tempo (trimestrale, annuale, ecc.).

Guarda Quei dettagli

Tutto ciò dipinge un quadro molto roseo quando si tratta di progettare il proprio servizio di archiviazione personalizzato e altamente distribuito. E sebbene sia vero, ci sono ancora diversi diavoli in agguato nei dettagli. Uno dei più grandi è scoprire esattamente dove si trovano i tuoi dati. Alcuni fornitori hanno i propri data center, mentre altri esternalizzano lo spazio di archiviazione a un altro cloud di terze parti, spesso Amazon Web Services (AWS) o un simile player Infrastructure-as-a-Service (IaaS).

Questo è un punto importante da considerare: stai firmando un contratto sul livello di servizio (SLA) con un provider cloud che è direttamente responsabile dell'infrastruttura o il provider è vincolato a un'altra parte? Se si tratta di una terza parte, assicurati di indagare su quell'azienda ed esaminarne i precedenti. Quindi, guarda i livelli di servizio che offre. Sebbene tutti i principali attori abbiano un certo livello di garanzia di uptime, vale la pena notare che la posizione è un fattore importante.

Di quanti data center ha la terza parte? Quanti sono locali e quanti potenzialmente si trovano in una località completamente diversa? Se sei un'azienda statunitense, non ha molto senso acquistare una risorsa di archiviazione con server ospitati solo in Europa. Infine, i tuoi dati sono distribuiti tra loro per una migliore affidabilità? Dovresti essere in grado non solo di determinare facilmente quelle risposte da un fornitore di destinazione, ma anche di designare dove desideri archiviare i tuoi dati in modo da poter ottimizzare lo spazio di archiviazione per la velocità di accesso e la ridondanza.

Il modo in cui i dipendenti accederanno ai propri file non è solo fondamentale, ma può anche variare notevolmente tra i fornitori. La funzionalità di condivisione dei dati dovrebbe coinvolgere un client di sincronizzazione o un altro tipo di software basato su desktop che risiede su ogni PC o client e garantisce che i dati nel cloud siano sincronizzati con le repliche locali. Ma alcuni fornitori possono avere altri punti di accesso. Ad esempio, tutte le società di cloud storage offriranno un client Web, ma alcune potrebbero renderlo anche il client principale. Forse funziona per te e forse no, ma è qualcosa che devi testare prima di impegnarti.

Anche i dispositivi mobili sono un problema. Molti di questi dipendenti appena distribuiti stanno cercando di utilizzare dispositivi personali per lavoro e molti di questi dispositivi sono mobili. Il tuo fornitore di storage ha client mobili? In tal caso, devi scoprire quali piattaforme sono supportate e quindi testare come funzionano quei client. La sincronizzazione, ad esempio, deve funzionare in modo diverso per dispositivi mobili rispetto a desktop poiché la CPU del dispositivo e le risorse di archiviazione sono molto diverse. Anche la sicurezza e l'accesso degli utenti funzioneranno in modo diverso, soprattutto se le credenziali dell'utente incorporano i tipi di dispositivo.

Un'altra cosa da ricordare è che non sempre accederai ai tuoi dati direttamente tramite il fornitore di storage. Ad esempio, Microsoft OneDrive for Business può sincronizzarsi con Microsoft Teams, la sua piattaforma di messaggistica del team, nonché i siti del team che fanno parte della sua popolare piattaforma di collaborazione SharePoint Online. Quindi i tuoi utenti potrebbero fare il loro lavoro sui file in quelli apps e quindi visualizzarli automaticamente salvati in un servizio di archiviazione cloud associato, in questo caso, OneDrive.

In confronto, Box (for Business) offre un client Web completamente funzionale con supporto drag-and-drop. I dati condivisi possono essere archiviati in cartelle create da individui o in cartelle di team create e controllate da responsabili del team o amministratori, ma tutto avviene in una finestra del browser. Realizzarlo all'interno di un'altra app richiederà più lavoro a meno che Box non pre-crea l'integrazione per te.

Per la maggior parte dei flussi di lavoro reali, avrai bisogno di una versione delle cartelle del team, quindi come funziona non solo nell'interfaccia del fornitore di archiviazione ma anche in qualsiasi terza parte associata apps deve essere considerato attentamente prima dell'acquisto. Lavorare con gli utenti qui per determinare cosa gli piace di più e come stanno lavorando oggi può fare molto per rendere più facile la tua decisione di acquisto.

Il modo in cui funzionano le cartelle di utenti e gruppi è ciò che dovrai determinare, non solo se la soluzione supporta tale funzionalità. Quali funzionalità sono supportate, come vengono controllate e quali terze parti apps possono influenzare sono tutti punti importanti. Diverse soluzioni vanno al di là del call of duty e incorporano una stretta integrazione con piattaforme di terze parti popolari, come il già citato Microsoft 365. Ad esempio, anche il rivale di Microsoft, Google, ha creato un connettore Google Drive Enterprise per incorporare funzionalità di collaborazione fluida per Utenti di Microsoft 365.

Cerca una sicurezza profonda e a più livelli

Forse il diavolo di archiviazione più importante con cui dovrai lottare è la sicurezza. Mantenere i dati al sicuro oggi è una sfida più grande che mai. Le funzionalità che un tempo erano considerate avanzate ora sono semplicemente funzionalità di base. La gestione delle identità di livello aziendale, ad esempio, è qualcosa che ogni fornitore di storage dovrebbe offrire. Ciò significa non solo confrontare le credenziali di un singolo utente con i file e le cartelle a cui è consentito accedere, ma anche aggiungere funzionalità di autenticazione a più fattori e Single Sign-On (SSO).

Come accennato in precedenza, l'archiviazione sicura significa proteggere i dati da qualcosa di più di occhi indiscreti. Livelli di archiviazione ridondanti significano che dovresti essere in grado di mappare quali data center ospitano non solo la copia principale dei tuoi dati, ma anche il primo livello di backup. Quindi, se hai 500 GB di dati con Vendor X, dovresti essere in grado di ospitare i file a cui i tuoi dipendenti accedono di più nei data center vicino a dove stanno lavorando. Quindi il fornitore X dovrebbe anche consentirti di sincronizzare quei file con una copia situata in un altro data center, uno ancora gestito da quel fornitore, quindi se la tua istanza principale si interrompe, un'altra copia dei dati può essere immediatamente disponibile.

Il fornitore X dovrebbe anche eseguire backup regolari di entrambi i siti e del negozio che dati in una posizione diversa. Infine, dovresti essere in grado di ottenere l'integrazione con un provider di backup su cloud di terze parti in modo da poter eseguire automaticamente un altro backup da solo e archiviarlo su server di un fornitore completamente diverso o persino sul tuo server locale o collegato alla rete dispositivo di archiviazione (NAS).

Può sembrare eccessivo, ma il bello di un servizio cloud gestito è che questo tipo di architettura a più livelli è relativamente facile da costruire dal punto di vista del cliente e abbastanza automatico una volta stabilito. Finché lo esegui di tanto in tanto, puoi essere certo che, qualunque cosa accada, i tuoi dati rimarranno al sicuro e accessibili.

La crittografia è un'altra caratteristica fondamentale della sicurezza. Tutti i nostri fornitori testati lo hanno supportato a vari livelli, ma se dovessi incontrarne uno che non continua a cercare. La crittografia è un must e ti serve sia mentre i dati si spostano tra i tuoi utenti e il cloud, sia quando arrivano a quei server cloud e smettono di muoversi. Quindi sia "in transito" che "a riposo". Testare queste funzionalità significa comprendere gli schemi di crittografia utilizzati e il loro impatto sulle prestazioni di recupero dei dati.

Fortunatamente, i fornitori di servizi di archiviazione cloud stanno lavorando duramente per rafforzare la sicurezza sia per mantenere i tuoi bit al sicuro sia per competere tra loro. Tanto che la maggior parte dei professionisti IT si fida della sicurezza del cloud tanto o più di quanto è disponibile in locale (64% secondo un sondaggio del 2015 del Cloud Security Alliance). La logica è abbastanza semplice. La maggior parte dei professionisti IT semplicemente non ha il budget per ricercare, distribuire e gestire le funzionalità di sicurezza avanzate che i fornitori di servizi cloud possono fornire perché è la chiave per la loro attività principale.

Importanti caratteristiche di conformità alle normative

Oltre a mantenere al sicuro i dati dei clienti, un altro fattore che ha rafforzato in modo significativo la sicurezza del cloud è la necessità di conformarsi a importanti standard normativi, come l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e l'ISO 27001. Livedrive for Business è piuttosto singolare qui perché è focalizzato sui clienti europei, quindi è costruito attorno al regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), motivo per cui i suoi server si trovano nell'UE e nel Regno Unito.

Nel caso ve lo stiate chiedendo, alcune delle principali funzionalità che gli acquirenti IT stavano cercando in una soluzione di archiviazione cloud di classe aziendale sono state esaminate da una società di ricerche di mercato S e riportato di seguito.

Ma le caratteristiche elencate in quel grafico si rivolgono principalmente alle esigenze operative quotidiane da parte dell'IT. I requisiti normativi sono generalmente determinati dal tuo personale legale, motivo per cui non sono rappresentati sopra. Tuttavia, non sono meno importanti e dovrai tenerne conto nella tua pianificazione. I provider di archiviazione cloud di solito hanno diverse funzionalità integrate specificamente per risolvere i problemi di conformità.

Un metodo popolare per diverse normative e anche per le politiche di sicurezza più rigorose è che ogni file e cartella ha una traccia di controllo. Questo mostrerà quando è stato memorizzato per la prima volta sul sistema, come e quando è stato modificato, chi ha avuto accesso e che tipo di operazioni sono state eseguite, come la copia, l'eliminazione o lo spostamento. Questo è fondamentale per i verticali più fortemente regolamentati o attenti alla sicurezza. La perdita di file mission-critical a causa di errori o cattiva condotta può spesso costare centinaia di migliaia o addirittura milioni di dollari in riparazioni o perdita di capitale.

La conservazione dei file è un altro requisito legale comune. È necessario controllare per quanto tempo i dati risiedono nel sistema, come sono accessibili e quando possono essere eliminati o trasformatihiveD. E il tuo provider di archiviazione dovrebbe rendere queste funzionalità facili da usare. Nei settori fortemente regolamentati, avere le giuste informazioni a portata di mano può spesso fare la differenza tra essere conformi o meno alle normative federali o specifiche del settore.

Tutto ciò significa che prima di acquistare qualsiasi servizio cloud, devi parlare con il tuo personale IT e il tuo esperto di conformità per capire esattamente dove sono i dati e apps devono essere localizzati e quali funzionalità devono supportare per approvare le normative di conformità importanti per la tua azienda.

Un passo alla volta

La scelta di un prodotto di archiviazione cloud per la tua organizzazione può sembrare un compito arduo quando consideri per la prima volta tutte le variabili coinvolte. Non solo le diverse aziende hanno requisiti di archiviazione cloud e condivisione di file diversi, ma richiedono una solida sicurezza per i backup e la condivisione dei file. Il raggiungimento di un equilibrio tra usabilità, sicurezza e personalizzazione, in definitiva, deve essere guidato dai requisiti aziendali. Ma capire esattamente quali sono questi requisiti è un compito serio che richiederà un vero lavoro; non è qualcosa che vuoi affrontare con una decisione rapida.

Sebbene alcuni dei fornitori che abbiamo esaminato semplifichino la migrazione dei tuoi dati MENO del loro servizio, non tutti sono così premurosi. Una volta che ti sei registrato e hai spostato i tuoi dati su un particolare servizio, generalmente non è banale spostarli su un altro, quindi è una buona idea fare i compiti a fondo prima di affidarti a un qualsiasi provider.

La pianificazione è la chiave. Quindi siediti con i leader aziendali, i responsabili IT e persino un rappresentante del fornitore di servizi cloud, se possibile. Ci vorrà un po' di tempo e fatica, ma dedicarsi alla mappatura delle funzionalità necessarie per le esigenze attuali e future della tua organizzazione renderà molto più facile trovare la soluzione giusta.

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