עשה יותר: נסה את 10 הטיפים הפשוטים האלה לרשימות מטלות טובות יותר

כמה יעילה רשימת המטלות שלך? האם זה עוזר לך לתכנן את היום שלך? האם זה דוחף אותך לתעדף את המשימות הנכונות? או שמא זו רשימה בלתי נגמרת של דברים שאתה מרגיש אשם על שלא עשית עדיין ועכשיו אתה לא מתכוון לעשות אף אחד מהם? רשימת מטלות טובה אמורה לשרת אותך. אתה לא צריך להיות נתון לחסדיו. 

רשימות המשימות הטובות ביותר מובילות אותך לכיוון הנכון בכל יום ועוזרות לך להתמקד במשימות החשובות ביותר. עם האסטרטגיות הנכונות, רשימת מטלות יכולה לעזור לך להשיג גם יעדים גדולים יותר. הנה מה שאתה צריך לדעת כדי לגרום לרשימת המטלות שלך לעבוד בשבילך.

(צילום: Volodymyr Hryshchenko ב-Unsplash)

1. בחר את האפליקציה הנכונה (או נייר)

הצעד הראשון בהכנת רשימת מטלות טובה יותר הוא ההחלטה היכן לשמור אותה. חשוב שתאהבו את האפליקציה או המחברת שבה אתם משתמשים ברשימת המטלות שלכם, אחרת אולי לא תתמידו בה.

שימו לב איך אמרתי "מחברת?" אמנם יש יתרונות רבים להכנסת רשימת המטלות שלך לאפליקציה (ועוד רגע אפרט אותם), אין שום דבר רע בנייר! אם הנייר עובד בשבילך, נהדר. כמו כן, גם גיליון אלקטרוני פשוט או מסמך עיבוד תמלילים הוא בסדר. השתמש בכלי המתאים לך.

לרשימות מטלות דיגיטליות יש כמה יתרונות על פני נייר, וטוב לפחות לדעת מהן, גם אם בסופו של דבר אתה משתמש בנייר. כמה יתרונות הם:

• קל לערוך אותם, מה שאומר שאתה יכול לעדכן מידע במהירות,

• יש להם תזכורות מובנות,

• קשה מאוד לאבד אותם כי הרשימה עצמה נשמרת בדרך כלל בענן,

• אתה יכול למיין את המשימות שלך לפי עדיפות, תאריך יעד או לפי אלפביתי, וכן

• אתה יכול להקצות משימות לאנשים אחרים ולקבל הודעה כשהם משלימים אותן.

אם יש לו בשוק של אפליקציית רשימת מטלות, איזו מהן הכי טובה? לאחר שבדקתי עשרות מהם, אני נוטה להמליץ Todoist, Asana, ודברים לעתים קרובות יותר מאחרים. אבל יש הרבה אפשרויות אחרות. OmniFocus טוב לאנשים שמוסיפים הרבה פרטים למשימות שלהם. טרלו מדבר לאנשים בעלי כוונה ויזואלית. Microsoft To Do עובד היטב עם Office ו-Windows 10. Google Tasks נהדר עבור שילוב Google Workspace שלו. Habitica עשויה למשוך את תשומת לבך אם אתה אוהב משחקיות. וכולי.

2. הכינו יותר מרשימה אחת

לא צריכה להיות לך רק רשימת מטלות אחת. כדאי שיהיו לך כמה רשימות המכסות את הקטגוריות העיקריות של חייך, כגון משימות עבודה, משימות אישיות ומטלות בית. יותר מרשימה אחת עוזרת לך להתמקד. כשאתה בעבודה, אתה לא רוצה להיות מוסחת מהרשימה האישית שלך. כשאתה בבית, אתה לא רוצה שיכבידו אותך במחשבה על אחריותך בעבודה.

אל תתאפק. ערכו רשימות לכל מה שאתם חושבים עליו! השימושיים יישארו בסביבה. אתה יכול לבטל כל דבר שבסופו של דבר לא מועיל לך. 

כמה רעיונות נוספים הם:

• קניות,

• יום אחד (שם אתה רושם משימות לא חשובות שאולי תעשה מתישהו),

• סוף שבוע (לכל מה שאתה רוצה לעשות בסוף השבוע אבל לא רוצה להיות מוסחת במהלך השבוע), וכן

• מטלות לילדים.

זכור, אתה יכול להוסיף רשימות חדשות או לשנות את שמם בכל עת.

3. רשום את המשימות שלך בשם Soon כפי שאתה חושב עליהם

כאשר משימה חדשה צצה לראש שלך, רשום אותה במהירות האפשרית. הוספת משימות כשאתה חושב עליהן מונעת ממך להתעכב עליהן. ברגע שזה נכתב, אתה לא צריך לזכור את זה יותר, אז אתה יכול לנקות את המחשבה מהמוח שלך.

אם לאפליקציית המטלות שלך יש קיצור מקלדת להוספת משימה חדשה, למד אותה. אם לאפליקציה שלך יש קיצור דרך לטלפון נייד, הגדר אותה.

למי שמשתמש בנייר, שמור מעט גרוטאות נייר בקרבתך בזמן שאתה עובד כדי לרשום במהירות מחשבות מסיחות את הדעת ולאחר מכן העתק אותן לרשימות המטלות הרשמיות שלך כשזה נוח.

הוספת תאריכי יעד למשימות שלך Asana רשימת מטלות עוזרת לך לתעדף.

4. הקצה תאריכי יעד

בכל פעם שלמשימה יש תאריך יעד, הוסף אותה. לראות מתי יש לבצע משימות עוזר לך לתעדף.

לא כל משימה צריכה תאריך יעד קשה ומהיר, אבל לפעמים עוזר להוסיף אחד בכל מקרה משתי סיבות.

ראשית, רוב המטלות apps יאפשר לך לראות מה צפוי היום, מחר ובהמשך השבוע, ללא קשר לאיזו רשימה הם נמצאים. בדרך זו, תוכל לראות את כל מה שצריך היום ולקבל תחושה של איך יעבור היום. אתה יכול גם לקחת רגע כדי לשנות מועד של כמה משימות אם אתה מרגיש מוצף רק להסתכל על כל מה שצריך במהלך השבוע הבא.

שנית, על ידי הקצאת תאריכי יעד למשימות שלך, אתה למעשה מתכנן את השבוע שלך, שזו אסטרטגיה מצוינת לניהול זמן.

5. שנה את רשימות המטלות שלך מדי יום

התחל כל יום על ידי פקוח עין על רשימת המשימות שלך והערכת האם זה סביר. לאחר מכן, תקן אותו.

אם מתוכננות לך יותר מדי משימות לאותו יום ואתה יודע שלא תגיע לכולן, אתה מכין את עצמך לכישלון.

6. הגבל את עצמך ל-3-5 משימות מדי יום

מהי מגבלת המשימה היומית שלך? זה תלוי אילו סוגי משימות אתה רושם ועד כמה קשה לבצע אותן. 

עבור רוב האנשים, אני ממליץ להתחיל על ידי הגבלת עצמך לשלוש עד חמש משימות ביום. זה אולי לא נשמע כמו הרבה, אבל אם אתה מתמקד בכתיבה של שלושת הדברים החשובים ביותר שאתה צריך לעשות היום, אתה עשוי לגלות שזה כבר הרבה לעבור.

למה לא לרשום יותר? אם אתה רושם יותר מדי משימות ולא מגיע לכולן, אז אתה חייב לדחות אותן ליום אחר. זה אומר לתעדף מחדש ולשנות את הרשימה שלך, שזו עבודה מיותרת שגורמת ללחץ ויכולה להרגיש מביסה עצמית.

על ידי מספר קטן של משימות, סביר יותר שתסיים אותן. ככל שתסיים יותר את כל המשימות שלך, כך תרגיש טוב יותר לגבי רשימות המטלות שלך באופן כללי. התחושה החיובית הזו יכולה לתדלק אותך קדימה.

שלוש עד חמש המשימות שלך צריכות להיות דברים חשובים שאתה צריך לַעֲשׂוֹת. ולא יותר משניים מהן צריכות להיות משימות שגרתיות, כמו נטילת תרופות יומיות. התמקדו בכם הכוונה ליום. זה מה שאתה צריך לרשום.

לאורך זמן, עקוב אחר כמה משימות אתה מסמן בכל יום (הדבר הטוב ביותר לעשות apps עקוב אחר זה בשבילך) ותקבל תחושה של מספר המשימות הנכון עבורך, למקרה שזה לא שלוש עד חמש.

Todoist עוקב אחר מספר המשימות שאתה משלים בכל יום ושבוע, ויוצר תרשים המציג את ההתקדמות שלך.

7. שימו משימות ברשימת המטלות שלכם, לא יעדים

מה שאתה כותב ברשימת המטלות שלך חשוב. שים משימות ברשימות שלך, במקום יעדים ומטרות. כדי לעשות זאת, אתה צריך לדעת את ההבדל ביניהם.

יעדים הם הישגים בתמונה גדולה או תוצאות רצויות. בדרך כלל קשה לכמת אותם. דוגמה לכך היא "להיות שוטף בהינדית". לשים את זה ברשימת המטלות שלך לא יהיה יעיל במיוחד.

יעדים הם סמנים בדרך להגיע ליעד. הרבה יותר קל לבלבל אותם עם משימות מכיוון שהיעדים יותר ספציפיים וניתנים לכימות. דוגמה למטרה היא "להיות מסוגל לנהל שיחה בהינדית על הסרטים האהובים עלי במשך שלוש דקות."

אז מהן משימות? משימות הן הפעולות שאתה נוקט כדי להגיע ליעד. תפרק מטרה ויש לך את המשימות שלך. לעתים קרובות הם אירועים בודדים (אם כי הם יכולים לחזור). משימה יכולה להיות "למד שלושה פעלים הינדיים חדשים" או "למד הינדי במשך 30 דקות."

משימות - לא יעדים או יעדים - הם מה ששייכים לרשימת מטלות יומית.

8. יש להפריד בין יעדים ויעדים

בעולם מושלם, הרבה מהמשימות שתבצע בכל יום יהיו במרדף אחר מטרה גדולה יותר. אתה צריך לדעת מה המטרות שלך, אבל אתה לא צריך לכתוב אותם ברשימת המטלות היומית שלך.

במקום זאת, כתוב את המטרות והיעדים שלך במקום אחר. יכול להיות שזה עדיין in אפליקציית רשימת המטלות או המחברת שלך, אבל לא ברשימה שאתה מסתכל עליה מדי יום. מקומות נוספים שבהם אתה יכול לרשום יעדים הם היומן שלך או אפליקציה לרישום הערות.

התייחס למטרות שלך מעת לעת. בדוק אותם ותשנה אותם. רק אל תיתן להם להסיח את דעתך מהדברים הספציפיים שאתה צריך לעשות היום.

9. תסתכל על רשימת המטלות שלך לעתים קרובות

רשימה שנבדקה היא רשימה משומשת. רשימת מטלות יעילה מנחה אותך בכל היום שלך, מה שאומר שאתה צריך להסתכל עליו לעתים קרובות. תסתכל על זה כל בוקר כדי להתכונן נפשית ליום שלפניך. תסתכל על זה אחרי ארוחת הצהריים כדי שתדע במה עוד אתה צריך להתמקד לשארית היום. שנה אותו בסוף היום כדי לתזמן מחדש משימות שפספסת.

הרגל לבחון את כל מה שתכננת לשבוע הקרוב מראש כדי שתוכל לתכנן טוב יותר את הזמן שלך ולבצע התאמות.

במהלך היום, אם אתה מתחיל להרגיש אבוד במה שאתה עושה או צריך הפסקה מזה, חפש ברשימת המטלות שלך משהו קטן וקל (משימה פחות תובענית שאינה דורשת מיקוד גבוה) שאתה יכול להתמודד בינתיים.

ככל שתסתכל יותר על הרשימה שלך, כך תבטח בה יותר. ככל שאתה סומך עליו יותר, אתה צריך פחות לזכור אילו משימות עליך לבצע. ככל שאתה צריך לזכור פחות, אתה משחרר את דעתך להתמקד במשימה שלפניך.

10. הפוך את רשימת המטלות שלך לניתנת לסריקה

אם תסתכל על רשימת המטלות שלך לעתים קרובות, תבין במהירות כמה זה מועיל לראות מה אתה צריך במבט חטוף.

השתמש בשפה הדוקה או בקיצור כדי לכתוב את המשימות שלך. רב apps יש דירוגי עדיפות, כוכבים, תגים ופרטים אחרים שתוכל להוסיף למשימות חשובות כדי להבליט אותם. קוד צבע את המשימות שלך אם זה עוזר. החל סמלים שנותנים לך מידע נוסף על המשימה, כגון האם היא דורשת שיחת טלפון או קשורה לטיפול רפואי. לא משנה כמה מהר אתה מסתכל על רשימת המטלות שלך, אתה אמור להיות מסוגל לקצור הרבה מידע על מה שצריך לעשות.

סמן את התיבות האלה

רשימת מטלות מצוינת היא לב ליבה של פרודוקטיביות אישית. זה כל כך כיף למצוא אפליקציה ותהליך לניהול משימות שעובדים בשבילך. סימון פריטים ברשימה שלך נותן לך תחושה של הישג ומהווה מרכיב מרכזי בהתארגנות. מערכת מטלות אמינה הופכת את החיים לקלים יותר ופחות מלחיצים.