להחליף את Microsoft Word עבור Google Docs? 8 טיפים פשוטים שיעזרו לך להתחיל

Microsoft Word אולי מעבד התמלילים הידוע ביותר, אבל ה-Docs מבוסס הענן של גוגל מאפיל בהתמדה על התוכנה הנכבדה של רדמונד בקרב משתמשי אינטרנט בעלי תקציב. לא רק שהוא בחינם, אלא ש-Google Docs מציע אפשרויות שיתוף חלקות ונגיש בכל מחשב או מכשיר נייד עם חיבור לאינטרנט.

ההצלחה של גוגל גרמה למיקרוסופט להציע גרסאות מבוססות-אינטרנט של חבילת ה-Office שלה, כמו גם גרסה מצומצמת וחינמית של Microsoft Word לאינטרנט. ובעוד ש-Google Docs כבר לא מציע אחסון בלתי מוגבל בחינם, 15GB הוא הרבה של Docs. אם החלפת את Word ב-Google Docs, המשך לקרוא לכמה טריקים נסתרים.

גלה תבניות

לא יודע מאיפה להתחיל? בדוק את התבניות הכלולות. גש אליהם מה- דף Docs הראשי על ידי ריחוף מעל סמל הפלוס בפינה השמאלית התחתונה ולחיצה על בחר תבנית סמל שמופיע. או לחץ קובץ > חדש > מתבנית בתוך מסמך קיים.

התבניות מסווגות לפי מטרה, וכוללות דוגמאות מעוצבות להצעות פרויקטים, ניוזלטרים, מספר מסמכים משפטיים, מכתבי הצעת עבודה, קורות חיים, דוחות בית ספר ועוד. אחרים יכולים להיות זמינים על ידי התקנת תוספות ספציפיות.

בטל את הנעילה של עריכה לא מקוונת

הסיבוך היחיד עם שירותים מבוססי ענן הוא גישה כשאין לך חיבור לאינטרנט, אבל Google Docs תומך בעריכה לא מקוונת. לך ל קובץ > הפוך זמין במצב לא מקוון, והגרסה העדכנית ביותר של המסמך תהיה ניתנת לצפייה ולעריכה כאשר אינך מחובר. כאשר חיבור משוחזר, כל השינויים יסונכרנו אוטומטית. חזור אל קובץ > הפוך זמין במצב לא מקוון כדי להשבית אותו בכל עת.

הצג היסטוריית גרסאות

כולנו אוהבים לעקוב אחר השינויים במסמך, במיוחד אם זה משמש על ידי מספר אנשים. אתה צריך להיות מסוגל לחזור אחורה בזמן אם מישהו מחק משהו בטעות או שפשוט שינית את דעתך. כאן נכנסת לתמונה היסטוריית הגרסאות של גוגל.

במסמך שלך, לחץ על העריכה האחרונה הייתה לפני X ימים/שעות קישור למעלה, פתוח קובץ > היסטוריית גרסאות > ראה היסטוריית גרסאות, או השתמש בקיצור הדרך Ctrl+Alt+ Shift + H כדי לראות רשימה של שינויים מתועדים לפי תאריך ושעה. אם בוצעו שינויים מרובים באותו יום או בפרק זמן קצר, גרסאות אלו מקובצות כרשומות משנה תחת ערך אחד.

למען הבהירות, ניתן לתת לגרסאות שמות ספציפיים. לחץ על המתג בפינה השמאלית העליונה כדי להציג את הגרסאות של המסמך שציינת.

צור תוכן עניינים

תוכן עניינים עם מספרי עמודים

למסמכים ארוכים שיועילו מארגון כלשהו, ​​עבור אל הוסף > תוכן עניינים ובחר אחד משני פורמטים (עם מספר עמוד או עם קישורים כחולים).

Docs יחפש טקסט המעוצב ככותרת ויארגן אותו בחלק העליון של הדף, עם קישורים המאפשרים לך לקפוץ לקטע זה. איך אתה מעצב ככותרת? הדגש את הטקסט שלך, לחץ על התיבה סגנונות ובחר כותרת 1, כותרת 2, כותרת 3 וכן הלאה. (או עבור אל עיצוב > סגנונות פסקה.)

אם אתה יוצר כותרות לאחר שחרור תיבת TOC למסמך שלך, לחץ על סמל העדכון העגול שליד ה-TOC שלך כדי שהשינויים ייכנסו לתוקף. אתה יכול גם להציג את ה-TOC בלוח הצד.

Google מ-Docs

Google Docs מקל על ביצוע מחקר מחלון אחד. אם אתה צריך למצוא קובץ Google Drive או מידע מהאינטרנט, לחץ על חקור כפתור (זה שנראה כמו קופסה עם יהלום בפנים) בפינה השמאלית התחתונה של המסמך.

פעולה זו תפתח חלונית חדשה עם שורת חיפוש, שבה תחפש באינטרנט או במסמכים הקיימים שלך. האחרון מכונה Cloud Search בחשבונות עסקיים של Workplace ו-Drive בחשבונות אישיים. ב-Workplace, העבר את העכבר מעל הערך ולחץ על סמל הפלוס כדי להוסיף קישור למסמך או להוסיף תמונה. כדי להוסיף ציטוט מחיפוש באינטרנט למסמך שלך, רחף מעליו ולחץ על סמל המירכאות.

שתף קישור

כדי לשתף מסמך, לחץ על הכחול שיתוף כפתור בצד ימין למעלה והזן את כתובות האימייל של כל הנמענים. כדי לשלוח קישור ישיר למסמך, לחץ העתק קישור כדי לתפוס את הקישור הניתן לשיתוף, אך רק אלה שנוספו לרשימת השיתוף יוכלו לפתוח אותו.

שנה הרשאות על ידי לחיצה שתף > שנה לכל מי שיש לו את הקישור, המאפשר לכל אחד עם כתובת האתר לראות את המסמך, גם אם לא הזנת ספציפית את כתובת האימייל שלו. לאחר מכן ציין אם האנשים האלה הם צופים, מגיבים או עורכים. כדי לנעול אותו מאוחר יותר, שנה אותו ל מוגבל.

לאחר קבלת כל ההחלטות, לחץ העתק קישור מדף זה כדי לתפוס את הקישור הניתן לשיתוף.

הוסף גופנים חדשים

Google Docs תומך בלמעלה מ-30 גופנים בסרגל הכלים הנפתח של הגופנים, אבל יש יותר מסתתרים לעין. לחץ על תפריט הגופן ובחר עוד פונטים בחלק העליון. פעולה זו תפתח תפריט של גופנים אחרים שיש להוסיף ל-Docs לפני שניתן יהיה להשתמש בהם.

לחץ על הצג: כל הגופנים תפריט ובחר לְהַצִיג לתצוגה מקדימה של הגופנים. לחץ על גופן כדי להוסיף אותו לרשימת הגופנים הפעילים תחת הפונטים שלי. לחץ OK כדי לשמור את הגופנים החדשים ברשימה הפעילה שלך.

הכנס תווים מיוחדים

ישנן מספר דרכים להזין תווים מיוחדים ב-Google Docs. לִפְתוֹחַ הוסף > תווים מיוחדים למסד נתונים מלא באובייקטים שאתה יכול להוסיף, כולל סמלים, אימוג'י, סימני פיסוק, תווים וסימני הדגשה שלא ניתן ליצור בקלות עם מקלדת רגילה. יודע מה אתה צריך אבל לא יודע איך קוראים לזה? צייר אותו ו-Google Docs ייתן לך את התוצאות.

דרך קלה יותר לעשות זאת עשויה להיות דרך תפריט ההחלפות, שבו אתה יכול להקליד דבר אחד, ו-Google Docs יציג משהו אחר. לך ל כלים > העדפות > החלפות ואתה יכול להוסיף תווים לעמודה 'החלף' שיוחלף על ידי התו בעמודה "עם", כמו כשאתה כותב (ג) כדי ליצור סמל ©.

החיסרון היחיד הוא שמסך ההחלפות לא מאפשר לך לבחור תו מיוחד ישירות, אבל לפחות אתה יכול להוסיף אחד למסמך ולהעתיק אותו. לדוגמה, אם אתה רוצה ליצור בקלות Ĉ, אתה יכול ליצור תחליף שבו כתיבת "c^" הופכת לתו שאתה צריך.