Google voegt projectbeheerfuncties toe aan Documenten en ze zijn best gaaf

Als u ooit aan een project heeft moeten werken, weet u hoe belangrijk het beheer van de bijbehorende taken kan zijn. Maar sommige mensen hebben geen volwaardige projectmanagementtool nodig. Zeker, Kanban-borden zijn geweldig, en sommigen zweren bij Gantt-diagrammen, maar in bepaalde gevallen zijn die tools gewoon te veel.

Als dat op u lijkt, heeft Google een nieuwe functie in Documenten die u zeker zal bevallen. Deze nieuwe functie werd geïntroduceerd kort nadat Google de functie People Chips aan het licht bracht (waarmee u eenvoudig andere gebruikers kunt bellen vanuit een Google-document). Soon na die release begon Google het een boost te geven, zodat het niet alleen de mogelijkheid bood om gebruikers te taggen, maar ook om bestanden te koppelen, datums toe te voegen en nog veel meer.

Onlangs heeft Google deze functie naar een nog hoger niveau getild door de mogelijkheid toe te voegen om de projectstatus bij te houden. Met deze toevoeging kunt u projecten toevoegen, de status ervan selecteren, bestanden koppelen en notities toevoegen. Maar er is meer. U kunt zowel een Product Roadmap als een Review Tracker toevoegen, zodat u in de gaten kunt houden waar een project staat en de status van beoordelingen voor verschillende taken kunt volgen.

Combineer deze twee functies en je hebt een behoorlijk solide (zij het eenvoudige) projectmanagementtool die eenvoudig kan worden ingebed in een Google-document.

Ik laat u zien hoe u deze nieuwe functie gebruikt, die zowel in de gratis als in de betaalde versie van Google Workspaces werkt. 

Een productroadmap toevoegen aan een Google-document

Het eerste dat u gaat doen, is een productroadmap toevoegen aan een Google-document. Met deze functie kunt u de status van uw verschillende projecten volgen.

Als u een Product Roadmap wilt toevoegen (u kunt er zoveel toevoegen als u wilt), opent u een Google Docs-document. Plaats de cursor op de plek waar u de routekaart wilt toevoegen en typ een @-teken. Er verschijnt een vervolgkeuzelijst waarin u een van de opties kunt selecteren (Figuur 1).

Selecteer Productroadmap en het object wordt aan uw document toegevoegd (Figuur 2).

Vervolgens kunt u de naam van uw projecten typen en gerelateerde bestanden en notities toevoegen. U kunt ook de status van elk project wijzigen naarmate het zich ontwikkelt, door voor elk project op de statusvervolgkeuzelijst te klikken (Figuur 3).

Standaard zijn er drie vooraf gedefinieerde statussen. Als u meer wilt toevoegen, klikt u op een status in een van uw projecten en vervolgens op Opties toevoegen/bewerken. In het resulterende pop-upvenster (Figuur 4), klik op Nieuwe optie om een ​​nieuwe status toe te voegen of u kunt een van de vooraf gedefinieerde statussen bewerken.

U kunt ook een Review Tracker aan uw document toevoegen, waardoor u eenvoudig beoordelingen voor projecttaken kunt bijhouden. Deze optie bevat alleen velden voor Beoordelaar, Status en Notities (Figuur 5).

U kunt nieuwe statussen aan het Review Tracker-object toevoegen op dezelfde manier als voor de Project Roadmap.

En als u geen rijen meer heeft, klikt u met de rechtermuisknop op de onderste rij en selecteert u Rij hieronder invoegen (Figuur 6).

Deze nieuwe functies zullen uw wereld niet veranderen, maar ze maken het u zeker mogelijk om in de gaten te houden hoe een project verloopt zonder gebruik te maken van een volledige projectmanagementtool, en dat allemaal vanuit het gemak van Google Docs.