Pytania i odpowiedzi: Czterech liderów biznesu na 4-dniowych planach pilotażowych w tygodniu pracy

W miarę wzrostu zainteresowania czterodniowym tygodniem pracy na początku tego miesiąca w Wielkiej Brytanii rozpoczął się największy tego typu program pilotażowy. Około 3,300 pracowników 70 małych firm – od firm technologicznych po firmy świadczące usługi finansowe, a nawet sklepy z rybami z frytkami – bierze udział w sześciomiesięcznym okresie próbnym koordynowanym przez tę organizację non-profit 4-dniowy tydzień na świecie i think tank Autonomia.

Pomysł jest taki, że pracownicy każdej firmy otrzymują pełne wynagrodzenie, pracując o 20% mniej godzin i utrzymując ten sam poziom produktywności – co nazywa się polityką „100-80-100”.

Idea czterodniowego tygodnia pracy już dawno wyprzedziła rzeczywistość krótszego tygodnia, choć w ostatnich latach przeprowadzono wiele prób, m.in. w japońskim oddziale Microsoftu, a także w takich firmach jak Unilever, Kickstarter i Basecamp. Zwolennicy powołują się na poprawę dobrostanu i kreatywności pracowników, mniejszą liczbę zwolnień lekarskich i zmniejszoną rotację personelu. Krytycy twierdzą, że wdrożenie może być kosztowne i złożone, a także twierdzą, że skrócenie tygodnia pracy wywiera presję na pracowników, aby radzili sobie z obciążeniem pracą.

Według firmy analitycznej Gartner obecnie zaledwie około 6% firm zdecydowało się na czterodniowy tydzień pracy. Według firmy Indeed mniej niż 1% ogłoszeń o pracę wspomina o czterodniowym tygodniu pracy.  

„Computerworld” rozmawiał z liderami trzech organizacji o ich celach związanych z czterodniowym tygodniem pracy na początku sześciomiesięcznego okresu próbnego, a także o tym, jak poradzą sobie ze zmianą i potencjalnymi wyzwaniami, przed którymi staną.

Poniżej znajdują się lekko zredagowane transkrypcje rozmów telefonicznych i e-mailowych.

Shaun Rutland, dyrektor generalny i współzałożyciel Hutch Games

Dlaczego Hutch testuje czterodniowy tydzień? Jakie korzyści przewidujesz dla firmy i pracowników? „Czterodniowy tydzień pracy był dla nas naturalnym wyborem. Zawsze byliśmy postępowi w naszym podejściu; na przykład od 10 lat mamy hybrydową przestrzeń do pracy. Na początku byliśmy bardzo nieśmiali i ukrywaliśmy to przed inwestorami. Czuję się teraz dość zawstydzony, że trzymaliśmy to w takiej tajemnicy, szczególnie biorąc pod uwagę, jak potoczyła się sytuacja po pandemii.

Gry Hutch

„Jesteśmy przekonani, że nasze badanie wykaże, że produktywność i kreatywność wzrosną, w miarę jak zespół będzie bardziej wypoczęty i będzie w stanie lepiej skoncentrować swoją energię na pracy. Wiemy, że jeśli nasi pracownicy będą mogli żyć pełniej i lepiej, przełoży się to na lepsze gry. W tym przypadku konieczna jest także istotna zmiana sposobu myślenia, w którym jesteśmy bardziej skupieni na wynikach, a nie na obsesji na punkcie inwestycji w czasie.

„Istnieje wiele innych korzyści, które będziemy śledzić w okresie próbnym; większa trwałość wraz z lepszym podziałem obowiązków opiekuńczych dla mężczyzn i kobiet to tylko niektóre z nich, o których warto wspomnieć. Wyniki będą dla nas bardzo ważne w kształtowaniu Hutch w przyszłości. Nie będziemy się nad tym skupiać w sposób wąski, im lepiej rozumiemy wpływ, tym więcej możemy ogólnie poprawić”.

Jak będzie zorganizowany Twój czterodniowy tydzień? W jaki sposób zapewnisz, że będziesz w stanie spełnić oczekiwania klientów, wprowadzając krótszy tydzień pracy? „Nasz globalny zespół będzie pracował od poniedziałku do czwartku, a dniem wolnym będzie piątek. Cały nasz zespół będzie przestrzegał zasady 100-80-100, co oznacza, że ​​każdy będzie przygotowany na wykonanie 100% pracy w 80% czasu, bez utraty wynagrodzenia.

„Wydajemy własne gry i ustalamy harmonogramy, więc nie mamy klientów w tradycyjnym tego słowa znaczeniu. Jednak nawet gdyby tak było, uważamy, że czterodniowy tydzień może się sprawdzić w każdej firmie opartej na relacjach B2B, jeśli przy właściwym podejściu będzie to możliwe. 

„Nasi gracze są dla nas oczywiście bardzo ważni, dlatego będziemy mieć systemy, które będą ich wspierać w dniu wolnym. Obejmuje to wsparcie społeczności zewnętrznej, planowanie przyszłości i ogólną restrukturyzację naszej komunikacji w celu utrzymania wysokiego poziomu usług.

Jakie masz obawy shiftdo czterodniowego tygodnia? Jakie potencjalne przeszkody przewidujesz? „Naszą główną troską jest szczęście naszego zespołu. Wiadomość została przyjęta pozytywnie, pojawiły się jednak obawy. Niektórzy obawiali się, że może to radykalnie zmienić naszą kulturę i sprawić, że Hutch stanie się mniej przyjaznym miejscem pracy, w którym panuje nastawienie na osiągnięcia. Biuro to naprawdę ważne miejsce, w którym ludzie mogą nawiązywać przyjaźnie i budować relacje, czego być może nie mogliby zrobić poza biurem. Pojawiły się również obawy, że będą mieli trudności z osiągnięciem tej samej wydajności w pięciodniowym tygodniu i będą musieli wykorzystać czas wolny, aby nadrobić zaległości.

„Bardzo ważne jest dla nas rozważenie tych opinii i znalezienie sposobów ich rozwiązania. Znalezienie rozwiązań i zapewnienie zespołowi zasobów potrzebnych do łatwej migracji wymagało ogromnej ilości pracy. Żartowaliśmy wewnętrznie, że potrzebowalibyśmy sześciodniowego tygodnia pracy, aby zaplanować czterodniowy tydzień, ale musimy mieć pewność, że robimy to dobrze.

„Będziemy się dużo uczyć po drodze i błędy na pewno się zdarzają. Szczerze mówiąc, właśnie na to liczymy: popełnimy teraz własne błędy i znajdziemy rozwiązania, które sprawdzą się w przypadku Hutch. Chcemy, aby inne firmy uczyły się od nas i wykorzystywały tę wiedzę, aby w większym stopniu skupiać się na wynikach”.

Jakie są Twoje kryteria sukcesu? Co przekonałoby Cię do kontynuowania czterodniowego tygodnia w dłuższej perspektywie, a co mogłoby Cię zniechęcić? „Sukces ma dla nas wiele różnych dowodów. Będziemy co miesiąc mierzyć dane, obejmujące poziom szczęścia, sprzedaż, ogólną produkcję, a nawet rachunki za prąd zespołu. Ważne jest dla nas również usprawnienie rekrutacji i zatrzymywania personelu, ponieważ branża gier to przestrzeń niezwykle konkurencyjna. Dane zebrane wewnętrznie i przy wsparciu 4 Day Week Global będą obszerne.

„Docelowo będziemy śledzić szereg kluczowych wskaźników biznesowych. Czy jesteśmy bardziej dochodowi, czy tworzymy lepsze gry i czy nasi klienci są zadowoleni po przejściu? To wszystko są niezbędne wskaźniki, które pomogą nam zrozumieć, czy czterodniowy tydzień jest dla nas.

„Jeśli zobaczymy, że nasza kultura cierpi, a nasza produkcja spada, będzie to powód do niepokoju. Nie pozwolimy, aby nasi pracownicy byli niezadowoleni, nawet jeśli oznacza to na przykład, że jesteśmy bardziej produktywni. Aby to zadziałało, jedna korzyść nie może odbywać się kosztem drugiej.

„Jeśli stwierdzimy, że tworzymy lepsze gry, zwiększamy rentowność, a jednocześnie pomagamy naszym pracownikom żyć pełnią życia, będzie to oczywiste zwycięstwo. Ostatecznie chodzi o równowagę, a wyniki innych badań wykazały obiecujące wyniki, więc jesteśmy pewni.”

Frances Guy, dyrektor generalna szkockiego Międzynarodowego Sojuszu na rzecz Rozwoju

Dlaczego Międzynarodowy Sojusz Rozwoju próbowanie czterodniowy tydzień dla personelu? Jakie korzyści przewidujesz dla organizacji i pracowników? „Podobnie jak wiele organizacji „trzeciego sektora”, mamy dużą rotację personelu. Było to szczególnie widoczne w zeszłym roku. Dlatego aktywnie poszukujemy sposobów na poprawę retencji personelu. Możliwości podwyższenia wynagrodzeń są niewielkie, ale istnieją sposoby na poprawę warunków zatrudnienia poprzez uczynienie dobrostanu personelu priorytetem. Wszyscy pracujemy elastycznie, ale to samo w sobie nie gwarantuje wydajności ani niekoniecznie jest sposobem na uniknięcie długich godzin pracy.

Frances facet

„Byliśmy zainteresowani zobowiązaniem SNP [Szkockiej Partii Narodowej] na konferencji partyjnej we wrześniu 2021 r. do wypróbowania czterodniowego tygodnia w Szkocji i byliśmy zmotywowani do ubiegania się o dołączenie do globalnego pilotażu 4-dniowego tygodnia, ponieważ oferuje on wsparcie, mentoring i zorganizowane badania i uczenie się w trakcie okresu próbnego.  

„Mamy nadzieję, że w tak ustrukturyzowany sposób będziemy mogli przeanalizować, czy jest to wykonalne rozwiązanie, które przynosi realne korzyści pod względem produktywności i dobrego samopoczucia pracowników. Krótko mówiąc, mamy nadzieję na szczęśliwszy, zdrowszy personel, podobne, jeśli nie lepsze usługi świadczone naszym członkom, nowe sposoby pracy, a także lepszą retencję personelu”.

Jak będzie zorganizowany czterodniowy tydzień? W jaki sposób zapewnisz, że będziesz w stanie spełnić oczekiwania klientów, wprowadzając krótszy tydzień pracy? „Uważamy, że piątek jest dniem wolnym od pracy dla większości pracowników, z możliwością, że jeden lub dwóch pracowników zamiast tego zajmie poniedziałki, aby zapewnić ciągłość usług. Niektórzy z naszych członków już w piątek pracują w zmniejszonych godzinach, więc nie spodziewamy się problemów, o ile komunikacja jest dobra i ktoś jest w pobliżu, aby odpowiedzieć na zapytania. Ustaliliśmy także jasne cele pracy, które należy osiągnąć i według których będą mierzone wyniki personelu”.

Jakie masz obawy shiftdo czterodniowego tygodnia? Jakie potencjalne przeszkody przewidujesz? „Personel pracuje w godzinach przekraczających umowne godziny, zatem dążenie do pracy o 20% wydajniejszej w celu uwolnienia bloków czasu wiąże się z prawdziwym wyzwaniem. Musimy dobrze zacząć, bo inaczej obawiam się, że dłuższe godziny pracy powrócą dość szybko. Musimy także wykazać się elastycznością, aby pracownicy byli dostępni do pracy w razie potrzeby w okresach większej aktywności, ale mieli dyscyplinę, aby zapewnić sobie rekompensatę w innych okresach. Konieczne będzie ciągłe mierzenie i ocenianie, co może nie odpowiadać każdemu gustowi”.

Jakie są Twoje kryteria sukcesu? Co przekonałoby Cię do kontynuowania czterodniowego tygodnia po zakończeniu okresu próbnego i co mogłoby Cię od tego powstrzymać na dłuższą metę? „Sukces polega na tym, że wszyscy pracownicy zarządzają swoim czasem [i] poświęcają część dodatkowego czasu wolnego, który następnie wykorzystują produktywnie, podczas gdy organizacja świadczy członkom, a członkowie doceniają ulepszone usługi. 

„Jeśli niektórzy pracownicy będą pracować dłużej, aby zrekompensować to innym, będzie to sygnał, że nie działa to dobrze. Jeśli większość pracowników czuje się zestresowana, próbując zmieścić pracę w krótszym czasie, to również będzie oznaką niepowodzenia. Duży wzrost liczby porzuconych zadań i negatywne opinie ze strony członków również sprawiłyby, że projekt pilotażowy nie byłby kontynuowany”.

Anna Mirkiewicz, dyrektor operacyjna Eurowagens

 Dlaczego Eurowagens testuje czterodniowy tydzień? Jakie korzyści przewidujesz dla firmy i pracowników? „Początkowo usłyszałem o czterodniowym tygodniu pracy, słuchając podcastu z jednym z pracowników, który wziął udział w czterodniowym okresie próbnym w Islandii. Mówił wiele uzupełniających się rzeczy na temat tego, jak poprawiło to wydajność pracowników i zapewniło im lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Anny Mirkiewicz

„Jestem pracującą mamą, więc widzę, ile stresu wiąże się z pracą pięć dni w tygodniu, zarządzaniem rodziną i codziennym życiem, i widziałam, jak bardzo to wpływa na naszych pracowników. Po powrocie z pracy w domu w czasie pandemii mogłem zobaczyć, w jakim stresie znów byli nasi pracownicy, więc była to dobra okazja, aby dać im coś od siebie.

„Ostatecznie, mimo że ja i mój mąż jesteśmy właścicielami firmy, nie byłoby nas tutaj bez naszych pracowników. To oni tworzą firmę, pomagają ją prowadzić i popychają ją do przodu, więc sprawiedliwie jest dać coś w zamian.

„Czterodniowy tydzień pokazał mi, że sposób, w jaki pracujemy, nie jest najefektywniejszy. Moglibyśmy być bardziej wydajni w sposobie, w jaki pracujemy, co spowoduje tylko, że firma będzie jeszcze bardziej produktywna, a pracownicy będą mieli więcej czasu do wykorzystania.  

„To dopiero początek, ale szczerze mam nadzieję, że to zadziała na dłuższą metę”.

Jak będzie zorganizowany czterodniowy tydzień? W jaki sposób zapewnisz, że będziesz w stanie spełnić oczekiwania klientów, wprowadzając krótszy tydzień pracy? „Firma musi pracować pięć dni w tygodniu, dlatego wprowadziliśmy system zmianowy. Nasi pracownicy operacyjni — pracownicy magazynu i obsługi klienta — muszą być obecni w poniedziałek i wtorek: będą pracować na zmianę, gdy będą mieli dzień wolny w środę, czwartek i piątek. Reszta firmy początkowo będzie zmieniać dni w ciągu całego tygodnia, aby zobaczyć, co działa najlepiej i jest odpowiednie. Jednak firma będzie działać pięć dni w tygodniu.”

Jakie masz obawy shiftdo czterodniowego tygodnia? Jakie potencjalne przeszkody przewidujesz? „Musimy planować trochę lepiej i robić więcej planowania awaryjnego, ponieważ naprawdę trudno jest przewidzieć, co wydarzy się konkretnego dnia. Zwłaszcza w firmie naszej wielkości, gdy zatrudnia się 15 pracowników i brakuje trzech lub czterech osób, naprawdę można poczuć różnicę.

„W zeszłym tygodniu [kiedy Eurowagens rozpoczął proces] pokazał mi, że musimy być nieco lepiej przygotowani pod względem planowania i tego, co chcemy osiągnąć.

„Nie sądzę, żeby to był poważny problem. Jeśli planujesz ostrożnie i myślisz z wyprzedzeniem, można to rozwiązać bardzo łatwo i bardzo szybko. Musimy zmienić naszą tendencję do myślenia: „OK, zostawię to do końca dnia, a potem ten a ten pomoże jutro”, ponieważ może tak nie być, jak może być w przypadku danej osoby wyłączone w tym konkretnym dniu. Ale wystarczy po prostu zaplanować z wyprzedzeniem i pomyśleć o tym, kiedy określone osoby będą pracować. Jedyne, co musimy zrobić, to dostosować się do nowego sposobu pracy; Nie sądzę, że będzie to poważny problem.

„W dużej korporacji nie będziesz miał takiego problemu, bo zawsze jest ktoś inny, kto może potencjalnie pomóc. W przypadku mniejszych organizacji widzę to jako wyzwanie, ale nie powinno być ono trudne do pokonania”.