Fă mai mult: Încearcă aceste 10 sfaturi simple pentru liste mai bune de activități

Cât de eficientă este lista ta de lucruri de făcut? Vă ajută să vă planificați ziua? Te determină să prioritizezi sarcinile potrivite? Sau este o listă fără sfârșit de lucruri pe care te simți vinovat pentru că nu le-ai făcut încă și acum nu vei face niciunul dintre ele? O listă bună de lucruri de făcut ar trebui să vă servească. Nu ar trebui să fii la mila lui. 

Cele mai bune liste de lucruri de făcut vă pun în direcția corectă în fiecare zi și vă ajută să vă concentrați asupra sarcinilor care sunt cele mai importante. Cu strategiile potrivite, o listă de lucruri de făcut vă poate ajuta și să atingeți obiective mai mari. Iată ce trebuie să știți pentru ca lista de sarcini să funcționeze pentru dvs.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko pe Unsplash)

1. Alegeți aplicația potrivită (sau hârtie)

Primul pas pentru a crea o listă mai bună este să decizi unde să o păstrezi. Este important să îți placă aplicația sau blocnotesul pe care îl folosești pentru lista de lucruri de făcut, altfel s-ar putea să nu rămâi cu el.

Observați cum am spus „caiet?” Deși există multe beneficii în a vă pune lista de lucruri de făcut într-o aplicație (și le voi enumera într-un moment), nu este nimic în neregulă cu hârtie! Dacă hârtia funcționează pentru tine, grozav. De asemenea, o simplă foaie de calcul sau un document de procesare de text este bine. Utilizați instrumentul potrivit pentru dvs.

Listele digitale de lucruri de făcut au însă mai multe avantaje față de hârtie și este bine să știi măcar care sunt acestea, chiar dacă ajungi să folosești hârtie. Câteva avantaje sunt:

• Sunt ușor de editat, ceea ce înseamnă că puteți actualiza rapid informațiile,

• Au memento-uri încorporate,

• Este foarte greu să le pierzi, deoarece lista în sine este de obicei salvată în cloud,

• Vă puteți sorta sarcinile după prioritate, data scadenței sau alfabetic și

• Puteți atribui sarcini altor persoane și puteți primi notificări când acestea le termină.

daca tu sunt pe piața unei aplicații pentru liste de activități, care este cea mai bună? După ce am testat zeci de ele, tind să recomand Todoist, Asana, și Lucruri mai des decât altele. Dar există multe alte opțiuni. OmniFocus este bun pentru persoanele care adaugă multe detalii sarcinilor lor. Trello le vorbește oamenilor motivați vizual. Microsoft To Do funcționează bine cu Office și Windows 10. Google Tasks este excelent pentru integrarea sa cu Google Workspace. Habitica vă poate atrage atenția dacă vă place gamification. Și așa mai departe.

2. Faceți mai multe liste

Nu ar trebui să ai o singură listă de lucruri de făcut. Ar trebui să aveți câteva liste care să acopere categoriile majore ale vieții dvs., cum ar fi Sarcinile de muncă, Activitățile personale și Treburile casnice. A avea mai mult de o listă te ajută să te concentrezi. Când ești la serviciu, nu vrei să fii distras de lista ta personală. Când ești acasă, nu vrei să fii împovărat gândindu-te la responsabilitățile tale de muncă.

Nu te abține. Faceți liste pentru tot ce vă gândiți! Cele utile vor rămâne. Puteți elimina orice lucru care ajunge să nu vă fie de folos. 

Alte idei sunt:

• cumparaturi,

• Într-o zi (unde notezi sarcini neimportante pe care le-ai putea face cândva),

• Weekend (pentru orice vrei să faci în weekend, dar nu vrei să fii distras în timpul săptămânii) și

• Treburi pentru copii.

Rețineți că puteți adăuga liste noi sau le puteți redenumi oricând.

3. Notează-ți sarcinile ca Soon așa cum te gândești la ei

Când îți apare o sarcină nouă în minte, notează-o cât mai repede posibil. Adăugarea de sarcini atunci când vă gândiți la ele vă împiedică să vă concentrați asupra lor. Odată ce este scris, nu trebuie să-l mai amintești, așa că poți curăța gândul din creier.

Dacă aplicația dvs. de rezolvat are o comandă rapidă de la tastatură pentru adăugarea unei sarcini noi, aflați-o. Dacă aplicația dvs. are o comandă rapidă pentru telefonul mobil, configurați-o.

Pentru cei care folosesc hârtie, păstrați un pic de hârtie reziduală în apropierea dvs. în timp ce lucrați pentru a nota rapid gândurile care vă distrag atenția și apoi copiați-le în listele dvs. oficiale de activități când este convenabil.

Adăugarea de date limită la sarcinile din dvs Asana lista de sarcini vă ajută să stabiliți priorități.

4. Atribuiți date scadente

De fiecare dată când o sarcină are o dată limită, adăugați-o. A vedea când sunt datorate sarcinile vă ajută să stabiliți prioritățile.

Nu orice sarcină are nevoie de o dată de scadență grea și rapidă, dar uneori ajută să adăugați una oricum din două motive.

În primul rând, cele mai multe de făcut apps vă permite să vedeți ce urmează azi, mâine și mai târziu în cursul săptămânii, indiferent de lista în care se află. În acest fel, puteți vedea tot ceea ce trebuie azi și puteți obține o idee despre cum va decurge ziua. De asemenea, s-ar putea să vă acordați un moment pentru a reprograma unele sarcini dacă vă simțiți copleșit doar uitându-vă la tot ce trebuie săptămâna viitoare.

În al doilea rând, prin atribuirea unor date limită sarcinilor dvs., vă planificați efectiv săptămâna, ceea ce este o strategie excelentă de gestionare a timpului.

5. Revizuiește-ți listele de sarcini zilnic

Începeți fiecare zi prin a arunca un ochi peste lista de sarcini și a evalua dacă este rezonabilă. Apoi, revizuiește-l.

Dacă ai prea multe sarcini programate pentru ziua respectivă și știi că nu le vei ajunge pe toate, te pregătești pentru eșec.

6. Limitați-vă la 3–5 sarcini zilnic

Care este limita ta zilnică de sarcini? Depinde de ce fel de sarcini le notezi și de cât de greu sunt de îndeplinit. 

Pentru majoritatea oamenilor, recomand să începi limitându-te la trei până la cinci sarcini pe zi. S-ar putea să nu sune foarte mult, dar dacă vă concentrați pe notarea celor mai importante trei lucruri pe care trebuie să le faceți astăzi, s-ar putea să descoperiți că este deja mult de rezolvat.

De ce să nu scrieți mai multe? Dacă notezi prea multe sarcini și nu ajungi la toate, atunci trebuie să le amâni pentru o altă zi. Asta înseamnă re-prioritizarea și schimbarea listei, ceea ce este o muncă inutilă care provoacă stres și se poate simți auto-învins.

Având un număr mic de sarcini, este mai probabil să le finalizați. Cu cât vei termina mai mult toate sarcinile, cu atât te vei simți mai bine în ceea ce privește listele de sarcini în general. Acest sentiment pozitiv te poate alimenta să mergi mai departe.

Trei până la cinci sarcini ar trebui să fie lucruri importante pentru tine trebuie sa do. Și nu mai mult de două dintre ele ar trebui să fie sarcini de rutină, cum ar fi administrarea zilnică a medicamentelor. Concentrează-te asupra ta intenţia de pentru ziua. Asta ar trebui să scrieți.

De-a lungul timpului, urmăriți câte sarcini bifați în fiecare zi (cel mai bun de făcut apps urmăriți-l pentru dvs.) și veți obține o idee despre numărul potrivit de sarcini pentru dvs., în cazul în care nu sunt trei până la cinci.

Todoist urmărește câte sarcini finalizați în fiecare zi și săptămână și creează o diagramă care arată progresul dvs.

7. Pune sarcini pe lista ta de sarcini, nu obiective

Ceea ce scrii pe lista ta de lucruri contează. Pune sarcini pe liste, mai degrabă decât obiective și scopuri. Pentru a face asta, trebuie să știi diferența dintre ele.

Obiectivele sunt realizări de ansamblu sau rezultatele dorite. De obicei sunt greu de cuantificat. Un exemplu este „deveniți fluent în hindi”. Nu ar fi foarte eficient să-ți pui asta pe lista de lucruri de făcut.

Obiectivele sunt repere pe calea spre atingerea unui scop. Este mult mai ușor să le confundați cu sarcini, deoarece obiectivele sunt mai specifice și mai cuantificabile. Un exemplu de obiectiv este „să pot purta o conversație în hindi despre filmele mele preferate timp de trei minute”.

Deci, ce sunt sarcinile? Sarcinile sunt acțiunile pe care le întreprindeți pentru a atinge un obiectiv. Defalcă un obiectiv și ai sarcinile tale. Foarte des sunt evenimente unice (deși se pot repeta). O sarcină ar putea fi „învățați trei verbe hindi noi” sau „studiați hindi timp de 30 de minute”.

Sarcinile – nu scopurile sau obiectivele – sunt cele care aparțin unei liste zilnice de sarcini.

8. Menține scopurile și obiectivele separate

Într-o lume perfectă, multe dintre sarcinile pe care le îndeplinești în fiecare zi vor fi în căutarea unui obiectiv mai mare. Ar trebui să știi care sunt obiectivele tale, dar nu trebuie să le scrii pe lista zilnică de lucruri de făcut.

În schimb, scrie-ți scopurile și obiectivele în altă parte. S-ar putea să fie încă in aplicația sau blocnotesul dvs. pentru lista de lucruri de făcut, dar nu pe lista la care vă uitați în fiecare zi. Alte locuri în care puteți nota obiectivele sunt jurnalul dvs. sau o aplicație de luare de note.

Consultați-vă obiectivele din când în când. Verificați-le și revizuiți-le. Doar nu-i lăsați să vă distragă atenția de la lucrurile specifice pe care trebuie să le faceți astăzi.

9. Uită-te des la lista ta de lucruri de făcut

O listă privită este o listă folosită. O listă eficientă de lucruri de făcut vă ghidează de-a lungul ziua ta, ceea ce înseamnă că trebuie să te uiți la ea des. Privește-l în fiecare dimineață pentru a te pregăti mental pentru ziua care urmează. Privește-l după prânz, ca să știi la ce altceva trebuie să te concentrezi pentru restul zilei. Revizuiește-l la sfârșitul zilei pentru a reprograma sarcinile pe care le-ai ratat.

Obișnuiește-te să verifici în avans tot ceea ce ai planificat pentru săptămâna următoare, astfel încât să-ți poți planifica mai bine timpul și să faci ajustări.

În timpul zilei, dacă începeți să vă simțiți pierdut în ceea ce faceți sau aveți nevoie de o pauză de la asta, uitați-vă la lista de sarcini pentru ceva mic și ușor (o sarcină mai puțin solicitantă care nu necesită o concentrare mare) poate aborda între timp.

Cu cât te uiți mai mult la lista ta, cu atât vei avea mai multă încredere în ea. Cu cât ai mai multă încredere în el, cu atât mai puțin trebuie să-ți amintești ce sarcini trebuie să faci. Cu cât trebuie să-ți amintești mai puțin, cu atât mai mult îți eliberezi mintea pentru a se concentra asupra sarcinii în cauză.

10. Faceți ca lista de sarcini să fie scanată

Dacă vă uitați des la lista de lucruri de făcut, vă veți da rapid seama cât de util este să vedeți ce aveți nevoie dintr-o privire.

Utilizați un limbaj strâns sau stenografie pentru a vă scrie sarcinile. Mulți apps au evaluări prioritare, stele, etichete și alte detalii pe care le poți adăuga la sarcinile importante pentru a le scoate în evidență. Codează-ți sarcinile cu culori dacă asta te ajută. Aplicați pictograme care vă oferă mai multe informații despre sarcină, cum ar fi dacă necesită un apel telefonic sau are legătură cu asistența medicală. Indiferent cât de repede te uiți la lista ta de activități, ar trebui să poți culege o mulțime de informații despre ceea ce trebuie făcut.

Bifați casetele respective

O listă grozavă de lucruri de făcut se află în centrul productivității personale. Este o bucurie să găsești o aplicație și un proces de gestionare a sarcinilor care funcționează pentru tine. Bifarea articolelor de pe listă vă oferă un sentiment de realizare și este un element cheie pentru organizare. Un sistem de lucru fiabil face viața mai ușoară și mai puțin stresantă.