Revizuire Smartsheet | PCMag

Când citiți o recenzie a unei noi camere sau laptop, scriitorul nu trebuie să explice ce este o cameră sau un laptop is. Adesea nu este cazul cu software-ul și cu siguranță nu este cazul cu Smartsheet. Smartsheet este o aplicație online cu elementele unei aplicații de foi de calcul pe care oamenii o folosesc pentru a gestiona și urmări munca în colaborare. În funcție de modul în care o utilizați, ar putea fi o platformă de management de proiect, cu diagrame Gantt și instrumente de gestionare a resurselor, sau ar putea fi o aplicație de urmărire a sarcinilor. De asemenea, îl puteți folosi pentru a colecta și importa informații dintr-un formular web, pentru a automatiza părți ale unui flux de lucru - la naiba, îl puteți folosi chiar și ca aplicație CRM. Smartsheet este versatil și extrem de personalizabil, dar durează ceva timp pentru a-ți da seama cum poți poate să folosește-l, cu atât mai puțin cum tu să foloseste-l. Dacă ați căutat un instrument de colaborare pe care să îl puteți adapta nevoilor dvs., poate fi Smartsheet. Ne place și nouă Asana din aceleași motive, deși Smartsheet poate face câteva lucruri Asana nu se poate.

Puteți avea încredere în recenziile noastre

Din 1982, PCMag a testat și evaluat mii de produse pentru a vă ajuta să luați decizii de cumpărare mai bune. (Citiți misiunea noastră editorială.)

Dacă sunteți în căutarea unei aplicații de management de proiect mai tradiționale, avem trei opțiuni ale editorilor. Zoho Projects este alegerea noastră pentru o opțiune cu costuri reduse. Teamwork (Cunoscut anterior ca Teamwork Projects) este alegerea noastră de nivel mediu. LiquidPlanner, care este destul de scump, este cel mai bun pentru echipele uriașe care lucrează la sute de proiecte simultan.

Cât costă Smartsheet?

Smartsheet oferă patru niveluri de servicii: Pro Plan, Individual, Business și Enterprise. Puteți obține o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile, dar nu există un nivel de serviciu gratuit.

Pentru a obține o încercare gratuită, aveți nevoie de o adresă de e-mail de afaceri, adică una care nu este un cont de e-mail gratuit evident. Totuși, nu aveți nevoie de un card de credit. Proba gratuită are limitări. Poți avea doar 50 de coli o dată și nu poți publica Formulare Smartsheet, deși le puteți crea pentru a vă înțelege cum funcționează. Formularele Smartsheet sunt formulare web care vă permit să colectați informații care sunt apoi importate în contul dvs. Smartsheet. 

Planul Pro costă 168 USD de persoană pe an, cu minim trei persoane și maxim 25. 

Planul individual costă 19 USD de persoană pe lună sau 168 USD de persoană pe an. 

Afacerea costă 32 USD de persoană pe lună sau 300 USD de persoană pe an. Luând în considerare toate lucrurile, contul Business este opțiunea mai bună pentru toate organizațiile, cu excepția celor mai mici. 

Planurile Enterprise vin cu prețuri personalizate, așa că trebuie să contactați compania pentru o ofertă. Planurile de întreprindere sunt concepute pentru organizațiile mari care au nevoie de controale extinse ale administratorului și de securitate.

Diferențele dintre conturile Pro Plan, Individual și Business se rezumă la limitări ale funcțiilor și care instrumente de administrare sunt incluse. Planul Pro nu are limite în ceea ce privește numărul de foi, rapoarte, tablouri de bord sau integrări pe care le puteți avea și obțineți 250 de automatizări pe lună. De asemenea, sunt incluse formulare și funcții de partajare. Conturile individuale sunt limitate la un utilizator licențiat și pot avea 10 colaboratori per articol fără costuri suplimentare, 10 foi în total, cinci rapoarte și un tablou de bord. De asemenea, vine cu 50 GB spațiu de stocare. Conturile Standard Business primesc colaboratori, rapoarte și tablouri de bord nelimitate și pot avea 100 de foi pentru fiecare utilizator licențiat. Conturile de afaceri beneficiază, de asemenea, de 100 GB de spațiu de stocare per utilizator licențiat; controale pentru gestionarea utilizatorilor, grupurilor și resurselor; și acces la jurnalele de activitate.

Cum se compară prețurile Smartsheet?

Cum se compară Smartsheet cu altele apps când vine vorba de prețuri, planuri și valoare? E greu de spus pentru că depinde la ce îl folosești și, ca urmare, care apps ai vrea sa compari.

Dacă utilizați Smartsheet pentru gestionarea tradițională a proiectelor, atunci prețul este comparabil cu gama medie apps în acea categorie, care variază între aproximativ 15 USD și 35 USD de persoană pe lună. Câteva exemple sunt Teamwork, EasyProjects, Celoxis și Microsoft Project.

Sau puteți compara Smartsheet cu un sistem de gestionare a activității, cum ar fi Airtable sau Asana, care costă ambele între 12 și 25 USD de persoană pe lună. Ambele au un nivel de servicii gratuit destul de generos, așa că le puteți încerca mult timp înainte de a decide să faceți upgrade la un plan plătit. Cu toate acestea, nu au atât de multe funcții încorporate precum Smartsheet. Dacă ați fost expert în automatizările clădirilor, ați putea să reproduceți unele dintre caracteristicile mai interesante găsite în Smartsheet, dar nu pe toate.

Noțiuni introductive cu Smartsheet

Dacă ești dispus să lucrezi, Smartsheet poate face multe pentru tine. Vă recomandăm să vizionați câteva dintre numeroasele videoclipuri ale companiei pentru a vă orienta. Există unul bun pe site-ul Smartsheet, deși trebuie să completați un formular de contact pentru a-l accesa, ceea ce este o piedică. Ai face mai bine să lovești Canalul YouTube Smartsheet in schimb.

Smartsheet este construit pe foi de calcul. Aproape orice puteți face într-o foaie de calcul, puteți face în Smartsheet. Fiecare proiect sau lot de lucru pe care doriți să îl organizați în aplicație începe cu o foaie. Dacă aveți experiență de lucru cu un management de proiect mai tradițional apps, configurarea inițială ar putea fi ușor diferită. De exemplu, în loc să creați seturi de sarcini într-o listă de activități, creați o sarcină pe unul dintre rândurile foii dvs. și apoi creați sarcini suplimentare sub aceasta, pe care apoi le puteți indenta pentru a crea aceeași relație.

În timp ce Smartsheet este foarte capabil, există câteva lucruri pe care nu le face din cutie. Instrumentele de urmărire a timpului, de bugetare și de gestionare a resurselor avansate nu sunt incluse, deși le puteți obține dacă plătiți pentru a adăuga un produs software compatibil numit 10,000ft, care este deținută de aceeași companie. Alte management de proiect apps au deja incluse aceste instrumente. Paymo, de exemplu, este cunoscut pentru instrumentele sale excelente de urmărire a timpului și de facturare. ProofHub nu are instrumente de contabilitate, dar are cronometre pentru a ține evidența timpului petrecut pe sarcini. Teamwork are și urmărirea timpului.

Pe măsură ce începeți, ceva de remarcat este că aplicația nu se actualizează în timp real, pe măsură ce dvs. și colegii dvs. aduceți modificări proiectelor dvs. Primiți notificări aproape în timp real, dar trebuie să reîmprospătați manual pagina pentru a vedea efectiv modificările pe care colegii dvs. le-au implementat.

O setare care merită verificată atunci când creați pentru prima dată un cont Smartsheet este cât de des vă salvează aplicația munca. Cele mai multe nori apps salvează totul tot timpul automat. În Smartsheet, totuși, trebuie să selectați un interval pentru cât de des doriți să salveze aplicația. Accesați Setări personale, asigurați-vă că selectați aceste două opțiuni: Salvare automată după 1 minut de inactivitate și Salvare automată a modificărilor când părăsesc o foaie, un raport sau un tablou de bord. Soluția actuală nu este ideală. Ne-am dori să vedem că Smartsheet se salvează automat în mod implicit la fiecare apăsare a tastei.

Șabloane și cazuri de utilizare

Când începeți cu Smartsheet, care rulează în cloud (prin intermediul unei aplicații web) și pe iOS și Android, creați fie o foaie goală, fie alegeți un șablon. Chiar și foile goale au, totuși, o anumită cantitate de formatare, cum ar fi Proiect, Carduri, Formular, Lista de activități, Raport și așa mai departe. 

Șabloanele sunt aranjate pe categorii, care includ Clienți și Clienți, Finanțe și Contabilitate, Management general, Resurse umane, IT, Marketing, Dezvoltare de produse și Vânzări. Pentru a vă face o idee despre gamă, puteți găsi șabloane pentru cele mai generale utilizări, cum ar fi Formularul de feedback al clienților și Calendarul anual pe zi, precum și utilizări mai direcționate, cum ar fi Întreținerea proprietății închiriate, Raportul de cheltuieli, Conducta vânzărilor de către reprezentant. și Planul și bugetul evenimentului. Există, de asemenea, șabloane special pentru proiecte, inclusiv:

• Bugetul proiectului,

• Proiect Agile cu Gantt,

• Program de construcție cu Gantt,

• Planul de lansare a proiectului,

• Proiect cu Gantt și dependențe,

• Proiect cu cronologie Gantt,

• Proiect cu managementul resurselor și

• Proiect cu termen limită și Gantt.

Există seturi de șabloane pentru cazuri de utilizare foarte specifice, cum ar fi Planificarea reîntoarcerii în campus pentru studii superioare (în lumina COVID-19) și Testarea și urmărirea anticorpilor.

Navigarea în aplicația Smartsheet

Indiferent de modul în care vă scufundați în Smartsheet, pe ecran apar suprapuneri pentru a explica toate caracteristicile importante. Un sfat instrument și un link către documentație și videoclipuri de instruire sunt întotdeauna la îndemână și veți avea nevoie de ele la un moment dat. Chiar dacă sunteți un vrăjitor al Excelului, Smartsheet poate ajunge să vă încurce uneori. Nu toate formulele sunt identice între cele două apps.

Smartsheet este ordonat. Foaia de calcul ocupă mijlocul ecranului. O bară de instrumente asemănătoare Microsoft în partea de sus are butoane de formatare plus opțiuni pentru schimbarea vizualizării. Când o diagramă Gantt este inclusă în foaia dvs., puteți alege să o vizualizați în dreapta celulelor. Glisoarele vă permit să modificați lățimea ferestrelor pentru a vă personaliza mai bine vizualizarea.

Un panou lateral din stânga pliabil vă permite să vedeți toate foile pe care le-ați creat sau pe care oamenii vi le-au distribuit. Îl folosești pentru a te deplasa rapid printre foile tale.

În partea dreaptă a interfeței sunt câteva pictograme care vă permit să vedeți orice conversații care au avut loc pe această foaie, atașamente și comentarii legate de solicitările de verificare. În funcție de nivelul de acces și tipul de cont, este posibil să vedeți și solicitări de actualizare, un jurnal de activitate, un buton de publicare care face foaia vizibilă pe o adresă URL publică și un rezumat al foii.

Caracteristici și utilizare

Smartsheet face datele din foile de calcul mai dinamice pentru persoanele care nu sunt experți în Excel. Fiecare rând sau coloană poate conține un meniu derulant cu valori personalizate, o listă de contacte, o dată, o casetă de selectare, un simbol sau mai multe alte entități. 

Pentru a crea o listă de sarcini simplă, de exemplu, ați putea avea ca o coloană să conțină casete de selectare, iar următoarea coloană de peste ar putea fi numită Nume sarcini. O a treia coloană ar putea conține Lista dvs. de contacte, permițându-vă să alegeți un Deputat pentru fiecare sarcină. Smartsheet acceptă și capacitatea de a atribui mai multe persoane unei sarcini, atâta timp cât alegeți să permiteți mai multe contacte pe celulă.

Asta nu înseamnă că cineva ar trebui să plătească pentru Smartsheet dacă afară lucru pe care au plănuit să facă cu el este să atribuie și să urmărească starea sarcinilor. Dar este un exemplu de foaie pe care l-ai putea face. O aplicație colaborativă pentru liste de activități, cum ar fi Todoist, ar fi un instrument mai bun pentru urmărirea sarcinilor de bază în cadrul unei echipe. Trello este o altă opțiune de populație pentru urmărirea sarcinilor între colegii de echipă. Trello este o aplicație de tablă kanban, ceea ce înseamnă că sarcinile arată ca niște cărți mici aranjate ordonat pe o tablă cu coloane. Asana și Smartsheet au și vederi la bord. Diferența este în Trello, placa este modalitatea principală de a vă vizualiza datele și, dacă doriți vizualizări suplimentare, cum ar fi un calendar sau diagramă Gantt, trebuie să le adăugați. În Asana și Smartsheet, placa este doar una dintre câteva opțiuni incluse.

Vorbind despre Trello, dacă ați folosit acel instrument în trecut și doriți să faceți upgrade la Smartsheet, puteți transfera cu ușurință datele din Trello în Smartsheet cu un instrument de import încorporat.

Ce face Smartsheet unic?

Să intrăm în ceea ce face Smartsheet unic. Aplicația excelează în adăugarea tipului de instrumente pe care le doriți ca foi de calcul standard să fie furnizate într-un mod mai ușor de utilizat. 

De exemplu, instrumentul său de formatare condiționată vă permite să definiți stilul de completare a parametrilor. Este nevoie de doar câteva clicuri pentru a configura o foaie care evidențiază automat orice rând care are valori pe care doriți să le subliniați. Același lucru este valabil și pentru sistemul său de generare de rapoarte, care scuipă noi foi pe baza criteriilor specificate de dvs.

De asemenea, puteți lega celulele dintr-o foaie de celule de pe o altă foaie, permițând fluxului de date între proiecte. Puteți crea formulare web, cum ar fi un formular de primire a clienților, pentru a aduna date care sunt adăugate automat la foaia corespunzătoare. De asemenea, puteți crea automatizări, ceva de genul „când X apare, face Y.” De exemplu, atunci când informații noi apar printr-un formular de primire a clientului, alertați managerul echipei și atribuiți automat membrului junior al echipei o sarcină pentru a urmări noul client în termen de trei zile. Acum, cineva care cunoaște software-ul ar putea să creeze un sistem similar care colectează și importă date dintr-un formular web, apoi atribuie automat sarcini în mod corespunzător, dar ar necesita cunoștințe despre instrumentele de automatizare și, în unele cazuri, webhook-uri. În plus, dacă sistemul se defectează vreodată, rămâi să investighezi mai multe instrumente pentru a identifica problema. Este pur și simplu mai ușor de configurat și gestionat cu Smartsheet.

Cu unele probleme, puteți adăuga bare de progres la diagramele Gantt. Cu și mai multe reglaje, puteți vizualiza și gestiona cât de multă muncă este alocată fiecărei persoane din compania dvs. și puteți echilibra sarcina în consecință. Serviciul vă poate importa, de asemenea, vechile foi de calcul, permițându-vă să vă îmbunătățiți sistemul organizațional existent.

Un alt domeniu în care Smartsheet începe să depășească unii concurenți este instrumentele de verificare și de marcare. Cu Smartsheet, puteți încărca un fișier pentru a discuta cu colegii dvs. și toată lumea poate face comentarii despre el folosind instrumente de marcare, cum ar fi săgeți, cercuri și pătrate. Pentru materialele vizuale, aceste tipuri de instrumente de marcare fac comunicarea mult mai clară. Deși Smartsheet nu este singura aplicație de gestionare a proiectelor și colaborare care oferă instrumente de verificare și marcare, foarte puțini alții o fac. ProofHub este unul dintre cele mai bune managementuri de proiect apps veți găsi pentru dovezi. Instrumentele sale de marcare sunt similare cu cele pe care le obțineți cu Smartsheet.

Puteți face mult mai multe cu Smartsheet, mai ales dacă optați pentru alte instrumente pe care compania le oferă, uneori la un cost suplimentar. Integrarea cu 10,000 de picioare menționată anterior permite, de exemplu, urmărirea timpului, bugetarea și gestionarea resurselor. Un alt produs intern, numit Bridge, vă permite să extrageți informații din diferite locuri și să le înțelegeți împreună, precum și să automatizați acțiunile pe care doriți să le aibă ca rezultat (cum ar fi trimiterea unui e-mail). De exemplu, să presupunem că afacerea dvs. are un sistem de urmărire a transporturilor de la furnizori. Puteți configura e-mailuri automate pentru a alerta persoanele potrivite (ale căror informații de contact se află într-o bază de date diferită), în funcție de ceea ce se întâmplă cu transporturile. Deși nu am testat Bridge pentru această recenzie, se vinde ca un produs fără cod, ceea ce înseamnă că obții o interfață simplă care te ajută să-l folosești.

Automatizări ale fluxului de lucru

O caracteristică remarcabilă a Smartsheet este capacitatea de a crea automatizări. Caracteristica se numește Fluxuri de lucru. Dacă nu sunteți familiarizat cu „automatizările fluxului de lucru”, conceptul este mai simplu decât numele. Nu este altceva decât o formulă de tipul „Când X apare, face Y automat." Puteți adăuga și alți parametri. Deci, de exemplu, ați putea avea o automatizare care spune: „Când cineva marchează o sarcină ca fiind blocată, iar starea sarcinii este „în desfășurare” sau „pentru revizuire”, apoi alertează persoana desemnată ca manager pentru sarcina respectivă și solicită o Actualizați." 

Trucul adevărat pentru a crea automatizări este să ai o interfață în care poți vedea clar toate declarațiile „dacă” și „atunci” pe care vrei să le creezi. Smartsheet-ul este destul de bun. Pe măsură ce creați o automatizare, aceasta apare ca o diagramă flux. Automatizările se pot complica rapid, iar interfața facilitează înțelegerea lor.

Smartsheet are niveluri de permisiune pentru a controla și ce utilizatori pot crea automatizări. 

Integrare și mobil Apps

Din cutie, Smartsheet funcționează cu un număr bun de altele apps și servicii, cum ar fi Box, Dropbox, Google Drive, Salesforce, Quip, JIRA, printre altele. Din pagina Administrare cont, pare singurul chat de echipă acceptat apps sunt Skype for Business și Google Hangouts, deși dacă accesați Piața de aplicații Smartsheet, vedeți mai multe opțiuni, inclusiv Slack.

Dacă nu găsiți ceea ce aveți nevoie, puteți utiliza Zapier pentru a conecta Smartsheet la altul apps sau lucrați cu API-ul Smartsheet.

Pe partea mobilă, Smartsheet are apps pentru iOS și Android. Aplicația mobilă este bine optimizată, în sensul că nu este atât de copleșitoare și amețitoare pe cât vă puteți imagina pentru o aplicație de tip foaie de calcul. Funcționează cel mai bine pentru lucruri precum recuperarea discuțiilor sau verificarea fișierelor, mai degrabă decât construirea programelor de proiect.

Potenţial puternic

Smartsheet are potențialul de a fi un instrument puternic de management de proiect. Pentru managerii de proiect și proprietarii de afaceri care se simt confortabil să lucreze într-un mediu care seamănă cu o foaie de calcul, acesta poate fi chiar mai atrăgător decât alte programe create pentru a arăta mai ușor de utilizat. Indiferent de nivelul dvs. de confort, Smartsheet nu este intimidant, chiar dacă este nevoie de câteva videoclipuri tutorial pentru a vă învăța cum să folosiți aplicația. Este relativ ușor de utilizat și, având capacitatea de a crea automatizări și de a importa date din formulare web, puteți face atât de multe cu el. Pentru o aplicație cu multă putere potențială, care este simultan flexibilă și extrem de personalizabilă, veți avea dificultăți să găsiți ceva mai bun decât Smartsheet. Rețineți că aplicația nu include instrumente de urmărire a timpului, bugetare și facturare sau facturare. Totuși, le puteți adăuga plătind suplimentar pentru un cont de 10,000 de metri.

Dacă Smartsheet sună mai mult decât aveți nevoie, aruncați o privire la alegerile noastre ale editorilor pentru managementul proiectelor. Recomandăm Zoho Projects pentru întreprinderile mici cu buget redus, Teamwork ca opțiune de nivel mediu și LiquidPlanner pentru organizații mai mari cu nevoi mai complexe.