Schimbați Microsoft Word cu Google Docs? 8 sfaturi simple pentru a vă ajuta să începeți

Microsoft Word poate fi cel mai cunoscut procesor de text, dar Docs bazat pe cloud de la Google eclipsează în mod constant venerabilul software Redmond printre utilizatorii de internet atenți la buget. Nu numai că este gratuit, dar Google Docs oferă opțiuni de partajare fără întreruperi și este accesibil pe orice computer sau dispozitiv mobil cu o conexiune web.

Succesul Google a determinat Microsoft să ofere versiuni bazate pe internet ale suitei sale Office, precum și o versiune simplă și gratuită a Microsoft Word pentru web. Și în timp ce Google Docs nu mai oferă spațiu de stocare nelimitat gratuit, 15 GB reprezintă o mulțime de Documente. Dacă ați schimbat Word cu Google Docs, citiți mai departe pentru câteva trucuri ascunse.

Descoperiți șabloane

Nu știi de unde să începi? Consultați șabloanele incluse. Accesați-le din pagina principală Docs trecând cu mouse-ul peste pictograma plus din dreapta jos și făcând clic pe Alegeți șablonul pictograma care apare. Sau faceți clic Fișier > Nou > Din șablon în interiorul unui document existent.

Șabloanele sunt clasificate în funcție de scop și includ mostre formatate pentru propuneri de proiecte, buletine informative, mai multe documente legale, scrisori de ofertă de muncă, CV-uri, rapoarte școlare și multe altele. Altele pot fi puse la dispoziție prin instalarea unor suplimente specifice.

Deblocați editarea offline

Singura complicație a serviciilor bazate pe cloud este accesul atunci când nu aveți o conexiune la internet, dar Google Docs acceptă editarea offline. Mergi la Fișier > Faceți disponibil offline, iar cea mai recentă versiune a documentului va fi vizibilă și editabilă atunci când nu sunteți conectat. Când o conexiune este restabilită, toate modificările vor fi sincronizate automat. Intoarce-te la Fișier > Faceți disponibil offline pentru a-l dezactiva în orice moment.

Vedeți istoricul versiunilor

Tuturor ne place să urmărim modificările dintr-un document, mai ales dacă este unul folosit de mai multe persoane. Trebuie să te poți întoarce în timp dacă cineva a șters ceva accidental sau pur și simplu te-ai răzgândit. Aici intervine istoricul versiunilor Google.

În documentul dvs., faceți clic pe Ultima modificare a fost acum X zile/ore link sus, deschide Fișier > Istoricul versiunilor > Vedeți istoricul versiunilorsau utilizați comanda rapidă Ctrl+Alt+ Shift + H pentru a vedea o listă a modificărilor înregistrate după dată și oră. Dacă s-au făcut mai multe modificări în aceeași zi sau într-o perioadă scurtă de timp, aceste versiuni sunt grupate ca sub-inregistrări sub o singură intrare.

Pentru claritate, versiunilor pot primi nume specifice. Faceți clic pe comutatorul din colțul din dreapta sus pentru a afișa versiunile documentului pe care l-ați numit.

Creați un cuprins

Cuprins cu numerele paginilor

Pentru documente lungi care ar beneficia de o organizație, accesați Inserare > Cuprins și selectați unul dintre cele două formate (cu număr de pagină sau cu link-uri albastre).

Docs va căuta text care este stilat ca un titlu și îl va organiza în partea de sus a paginii, cu linkuri care vă permit să săriți la acea secțiune. Cum te stilezi ca titlu? Evidențiați textul, faceți clic în caseta Stiluri și selectați Titlul 1, Titlul 2, Titlul 3 și așa mai departe. (Sau du-te la Format > Stiluri de paragraf.)

Dacă creați titluri după ce ați plasat caseta TOC în documentul dvs., faceți clic pe pictograma circulară Actualizare de lângă TOC pentru ca modificările să intre în vigoare. De asemenea, puteți vizualiza TOC pe panoul lateral.

Google din documente

Google Docs facilitează efectuarea cercetărilor dintr-o singură fereastră. Dacă trebuie să găsiți un fișier Google Drive sau informații de pe web, faceți clic pe Explorează butonul (cel care arată ca o cutie cu un romb înăuntru) din colțul din dreapta jos al documentului.

Aceasta va deschide un nou panou cu o bară de căutare, unde căutați pe web sau în documentele existente. Acesta din urmă este etichetat Cloud Search pe conturile de afaceri Workplace și Drive pe conturile personale. Pe Workplace, plasați cursorul peste intrare și faceți clic pe pictograma plus pentru a adăuga un link la document sau pentru a insera o imagine. Pentru a adăuga o citare dintr-o căutare pe web în documentul dvs., plasați cursorul peste el și faceți clic pe pictograma ghilimele.

Distribuiți un link

Pentru a partaja un document, faceți clic pe butonul albastru Distribuie butonul din dreapta sus și introduceți adresele de e-mail ale oricăror destinatari. Pentru a trimite un link direct către document, faceți clic Copiază legătură pentru a prelua linkul care poate fi partajat, dar numai cei adăugați la lista de partajare îl vor putea deschide.

Schimbați permisiunile făcând clic Distribuiți > Schimbați pentru oricine are linkul, care permite oricui cu adresa URL să vadă documentul, chiar dacă nu i-ați introdus în mod specific adresa de e-mail. Apoi specificați dacă acele persoane sunt spectatori, comentatori sau editori. Pentru a-l bloca mai târziu, schimbați-l în restrâns.

După ce toate deciziile sunt luate, faceți clic Copiază legătură de pe această pagină pentru a obține linkul care poate fi partajat.

Adăugați fonturi noi

Google Docs acceptă peste 30 de fonturi în bara de instrumente derulantă a fonturilor, dar există mai multe ascunse la vedere. Faceți clic în meniul fonturilor și selectați Mai multe fonturi în vârf. Aceasta va deschide un meniu cu alte fonturi care trebuie adăugate în Documente înainte de a putea fi utilizate.

Apasă pe Afișați: toate fonturile meniu și selectați Afişa pentru a previzualiza fonturile. Faceți clic pe un font pentru a-l adăuga la lista de fonturi active de sub Fonturile mele. Clic OK pentru a salva noile fonturi în lista dvs. activă.

Inserați caractere speciale

Există câteva moduri de a introduce caractere speciale în Google Docs. Deschis Inserare > Caractere speciale pentru o bază de date plină de obiecte pe care le puteți insera, inclusiv simboluri, emoji, semne de punctuație, caractere și semne de accent care nu sunt ușor de realizat cu o tastatură standard. Știi de ce ai nevoie, dar nu știi cum se numește? Desenați-l și Google Docs vă va oferi rezultatele.

O modalitate mai ușoară de a face acest lucru poate fi prin meniul Substituții, unde puteți introduce un lucru, iar Google Docs va afișa altceva. Mergi la Instrumente > Preferințe > Substituții și puteți adăuga caractere în coloana Înlocuire, care vor fi înlocuite cu caracterul din coloana „Cu”, ca atunci când scrieți (c) pentru a crea un simbol ©.

Singurul dezavantaj este că ecranul Substituții nu vă permite să selectați direct un caracter special, dar cel puțin puteți adăuga unul la document și îl puteți copia. De exemplu, dacă doriți să creați cu ușurință un Ĉ, puteți crea o înlocuire în care scrierea „c^” se transformă în caracterul de care aveți nevoie.