Cei mai buni furnizori de stocare în cloud și partajare de fișiere

Stocarea în cloud este mult mai mult decât un simplu loc în care să aruncați datele companiei dvs. Sigur, este o altă scrisoare de unitate în care utilizatorii pot partaja fișiere, dar cu un serviciu cloud gestionat în spate, aceste platforme oferă câteva alte capabilități pe care stocarea locală nu le poate face. Vorbim despre lucruri precum capacitatea elastică, editarea inline cu versiuni multi-utilizator și securitate mai puternică. Cele mai multe dintre ele oferă, de asemenea, integrarea aplicațiilor cu restul portofoliului de servicii cloud, în special cu alți furnizori de stocare și backup pentru afaceri.

Dacă angajații tăi încă lucrează de acasă din cauza pandemiei și mai ales dacă aceasta ar putea deveni permanentă, o resursă de stocare în cloud este o componentă de bază atunci când construiești un spațiu hibrid de colaborare online de lucru. De asemenea, vă ajută dacă vă mutați într-un mediu desktop-as-a-service (DaaS). Veți avea nevoie de unul dintre ele nu doar pentru a vă stoca și organiza datele, ci și pentru a gestiona colaborarea de bază, în special protecția datelor și permisiunile granulare. Integrarea înseamnă că, chiar dacă munca principală este efectuată într-o altă aplicație, cum ar fi Salesforce sau Slack, toate aceste beneficii se aplică în continuare.

Puteți avea încredere în recenziile noastre

Din 1982, PCMag a testat și evaluat mii de produse pentru a vă ajuta să luați decizii de cumpărare mai bune. (Citiți misiunea noastră editorială.)

Din păcate, aceeași amploare de capabilități poate prezenta și dificultăți. Numărul mare de funcții pe care furnizorii le oferă pentru a concura și a se diferenția poate face dificil să vă concentrați pe ceea ce aveți nevoie. Cu toate acestea, există câteva considerații cheie de care toată lumea are nevoie. De exemplu, orice soluție de stocare în cloud pentru afaceri trebuie să fie accesibilă, urmăribilă și sigură. Aceasta înseamnă acces oriunde prin cloud, un jurnal despre cine a accesat ce și când și un serviciu care protejează datele cu controlul accesului, backup-uri și criptare.

La nivel IT, administratorii trebuie să știe ce cloud găzduiește datele lor și unde se află acele centre de date. Acest lucru poate fi descurajator nu numai pentru că unii vânzători sunt reticenți în a împărtăși aceste informații, ci și pentru că multe soluții se bazează pe revânzători cu valoare adăugată (VAR) pentru a-și produce resursele de stocare în cloud. Acest lucru creează o moașteră back-end în care poate fi dificil să se determine unde sunt stocați biții. Vom discuta toate aceste probleme mai detaliat mai jos.

Ce face partajarea fișierelor la nivel de afaceri?

Partea pozitivă a acestei liste de funcții în continuă creștere este că organizațiile inteligente pot găsi modalități noi și creative de a-și folosi infrastructura de stocare. Stocarea în cloud înseamnă că puteți modifica un serviciu, astfel încât să acționeze ca un sistem ușor de gestionare a documentelor sau chiar ca un manager de flux de lucru care controlează modul în care datele dvs. circulă printr-un lanț de utilizatori. Sau vă puteți concentra asupra funcțiilor de colaborare și partajare a fișierelor, astfel încât angajații să poată edita aceleași fișiere într-un spațiu de echipă, protejându-și în același timp munca cu versiunea.

Acest tip de personalizare este mai important acum decât oricând. Potrivit unui sondaj recent realizat de GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Cel puțin 50 la sută din forța de muncă din SUA este acum configurat pentru lucrul de la distanță. Angajații care se îndepărtează de un model de lucru de birou central pot modifica drastic modul în care se desfășoară munca. Stocarea și preluarea datelor companiei dvs. trebuie să se adapteze și nicio altă metodă de stocare nu poate gestiona aceste modificări la fel de ușor ca un serviciu cloud.

Problema este că personalizarea eficientă necesită planificare, mai ales atunci când această personalizare se referă la fluxuri de lucru importante. Doar pentru că un furnizor de stocare are o listă lungă de funcții nu înseamnă că le vei profita automat de toate. A ști ce caracteristici vor funcționa cel mai bine și în ce combinație este o planificare pe care doar tu, personalul IT și managerii de afaceri din prima linie o poți face.

Concentrați-vă eforturile de planificare la început numai asupra fluxurilor de lucru cheie și începeți cu puțin. Acordați atenție abilităților de bază, în special accesibilității fiabile, backup-urilor eficiente, stocării securizate și gestionării utilizatorilor și grupurilor. Odată ce știi cum vrei să funcționeze toate acestea în timp ce lucrătorii tăi sunt atât de larg distribuiti, atunci te poți extinde în flux de lucru automatizat, colaborare și integrări de aplicații terțe. Uneori, integrările de bază ale aplicațiilor ar trebui luate în considerare mai devreme, de exemplu, dacă afacerea dvs. s-a standardizat pe o anumită platformă de productivitate. (adică, magazinele Google vor alege Google Drive, în timp ce ținutele Microsoft 365 vor selecta probabil OneDrive).

„Conectabilitate” ușoară la celălalt Apps

Dacă nu aveți o țintă evidentă de integrare precum Google Workspace, vestea bună este că cloud-ul a făcut mai ușor pentru diferiți furnizori să discute între ei prin standarde deschise. În zilele noastre, puteți combina și potrivi soluțiile de stocare în cloud cu o listă lungă de sisteme actuale de productivitate și de gestionare a documentelor. Dacă trebuie să mergeți atât de departe încât să faceți o codificare personalizată, atunci majoritatea vânzătorilor oferă API-uri REST, astfel încât să puteți face schimb de date și să apelați funcții între diferite servicii de aplicație. Dacă tot ceea ce aveți nevoie este o automatizare mai bună, atunci servicii precum IFTTT sau Zapier pot permite oricui să construiască automatizare coss-app cu o curbă de învățare destul de scăzută.

Companiile din cloud văd și valoarea interoperabilității, deși încearcă în primul rând să o abordeze în categorii și verticale de clienți de mare valoare. Furnizori precum Microsoft și Salesforce, de exemplu, au ecosisteme de parteneri uriașe cu cataloage mari de oferte de servicii specifice. Un partener preia produsele de bază ale companiei, cum ar fi Microsoft 365, și construiește integrări și funcții de flux de lucru folosind acel produs și unul sau mai multe servicii cloud terțe. Aceste soluții sunt construite pentru a atrage anumite tipuri de afaceri sau verticale.

Deci, de exemplu, Vânzătorul X ar putea construi o soluție de management de închiriere de la capăt la capăt pentru companiile de administrare a proprietăților din orașele mari. Această soluție ar putea folosi o bază de date cu listări de proprietăți conectate la un CRM Salesforce. Acest link ar potrivi proprietăți cu potențialii chiriași. De acolo, ar putea potrivi automat un tip de chiriaș și un tip de proprietate cu șablonul de închiriere corect stocat într-o altă bază de date sau într-un sistem de gestionare a contractelor sau a documentelor. Acele contracte de închiriere sunt completate folosind documente PDF editabile care sunt introduse într-un flux de lucru de aprobare, fie înapoi în cadrul Salesforce, fie într-un alt mediu de productivitate, cum ar fi Google Workspace sau Microsoft 365.

Desigur, cu cât o astfel de soluție folosește mai multe servicii terță parte, cu atât este mai mare prețul pe utilizator pe lună. Dar faptul că puteți combina o astfel de soluție personalizată folosind doar o arhitectură de servicii cloud plug-in este atractiv, deoarece vă permite să schimbați furnizorii de servicii destul de ușor.

Deci, dacă doriți să utilizați un serviciu de stocare în cloud într-un mod foarte special, cu siguranță faceți planificarea necesară pentru a înțelege exact ce tipuri de modificări personalizate și fluxuri de lucru veți avea nevoie. Dar odată ce ați terminat, nu presupuneți că va trebui să construiți totul singur. În schimb, mai întâi, verificați piețele de aplicații de integrare și valoare adăugată disponibile de la furnizorii dvs. cheie de aplicații, precum și cele oferite de serviciul de stocare. Este posibil ca cineva să fi creat deja soluția perfectă de la capăt la capăt pentru tine, iar aceasta este mai ieftină și mai ușor decât să o faci pe propria ta.

Stocare și partajare

Unul dintre motivele din spatele tendinței în ceea ce privește funcțiile noi, cu valoare adăugată este că capacitatea de stocare este în mare parte o problemă discutabilă în cloud. Mulți cumpărători încep să se concentreze în principal pe capacitatea de stocare a unui furnizor și pe cât de mult vor primi pentru câți dolari. Acesta este cu siguranță un lucru de luat în considerare, dar în general, spațiul de stocare este acum mai accesibil ca niciodată, cu prețurile în scădere lent. În ceea ce privește capacitatea, majoritatea furnizorilor de stocare în cloud oferă o cantitate generoasă de stocare și pe diferite niveluri. Teraocteții multipli (TB) sunt obișnuiți și nu mai reprezintă un mare diferență între servicii, mai ales acum că adăugarea capacității de stocare este ușoară și ieftină.

Dacă brusc aveți nevoie de 100 GB de spațiu suplimentar pentru un proiect rapid, majoritatea furnizorilor de stocare în cloud fac ca adăugarea acestei capacități să fie o simplă chestiune de a face clic pe unele butoane de opțiuni. Acest lucru nu numai că vă va oferi noul spațiu, ci și vă va crește automat taxa de abonament în consecință. Și mai bine, odată ce proiectul este finalizat și nu mai aveți nevoie de cei 100 GB, puteți reduce din nou atât capacitatea, cât și prețul la fel de ușor. Acest tip de capacitate elastică este ușor pentru un furnizor de stocare în cloud și aproape imposibil pentru o resursă locală.

Desigur, toată această libertate poate complica din nou lucrurile, mai ales într-o companie mai mare. Dacă capacitatea de stocare și ratele de abonament cresc deoarece diverși manageri de departament își schimbă constant cerințele, asta poate face ravagii cu un buget pe termen lung. Asigurați-vă că ați configurat controale cu privire la cine poate ajusta capacitatea (departamentul dvs. IT ar trebui să fie esențial aici), cum ar trebui raportate noile capacități, care sunt cerințele minime de securitate și permisiuni, ce politici de backup trebuie să se aplice și cât de des se poate face acest lucru. se întâmplă într-un interval de timp dat (trimestrial, anual etc.).

Urmărește acele detalii

Toate acestea prezintă o imagine foarte roz când vine vorba de proiectarea propriului serviciu de stocare personalizat și foarte distribuit. Și, deși acest lucru este adevărat, mai sunt câțiva diavoli care pândesc în detalii. Un lucru important este să afli unde se află exact datele tale. Unii furnizori au propriile lor centre de date, în timp ce alții își externalizează stocarea către un alt cloud terță parte, adesea Amazon Web Services (AWS) sau un player similar Infrastructure-as-a-Service (IaaS).

Acesta este un punct important de luat în considerare: semnați un acord de nivel de serviciu (SLA) cu un furnizor de cloud care este direct responsabil pentru infrastructură sau furnizorul este dator față de o altă parte? Dacă este o terță parte, asigurați-vă că investigați firma respectivă și examinați istoricul acesteia. Apoi, uitați-vă la nivelurile de servicii pe care le oferă. Deși toți jucătorii importanți au un anumit nivel de garanție a timpului de funcționare, merită remarcat faptul că locația este un factor important.

Câte centre de date are terțul? Câte sunt locale și câte sunt potențial într-o locație complet diferită? Dacă sunteți o companie din SUA, nu are sens să achiziționați o resursă de stocare care are servere găzduite doar în Europa. În cele din urmă, datele dvs. sunt distribuite între ele pentru o mai bună fiabilitate? Ar trebui să puteți nu numai să determinați cu ușurință acele răspunsuri de la un furnizor țintă, ci și să desemnați unde doriți să fie stocate datele dvs., astfel încât să vă puteți optimiza stocarea pentru viteza de acces și redundanță.

Modul în care angajații dvs. își vor accesa fișierele nu este doar esențial, ci poate varia foarte mult între furnizori. Funcționalitatea de partajare a datelor ar trebui să implice un client de sincronizare sau un alt tip de software bazat pe desktop, care se află pe fiecare PC sau client și asigură sincronizarea datelor din cloud cu replicile locale. Dar unii vânzători pot avea alte puncte de acces. De exemplu, toate companiile de stocare în cloud vor oferi un client web, dar unele l-ar putea transforma și în clientul principal. Poate că asta funcționează pentru tine și poate nu, dar este ceva pe care trebuie să-l testezi înainte de a te angaja.

Dispozitivele mobile sunt, de asemenea, o problemă. Mulți dintre acești angajați nou distribuiți încearcă să folosească dispozitivele personale pentru muncă și multe dintre aceste dispozitive sunt mobile. Furnizorul dvs. de stocare are clienți de telefonie mobilă? Dacă da, trebuie să aflați ce platforme sunt acceptate și apoi să testați cum funcționează acești clienți. Sincronizarea, de exemplu, trebuie să funcționeze diferit pentru mobil față de desktop, deoarece CPU-ul dispozitivului și resursele de stocare sunt atât de diferite. Securitatea și accesul utilizatorului vor funcționa diferit, mai ales dacă acreditările utilizatorului includ tipuri de dispozitive.

Un alt lucru de reținut este că nu veți accesa întotdeauna datele direct prin furnizorul de stocare. De exemplu, Microsoft OneDrive for Business se poate sincroniza cu Microsoft Teams, platforma sa de mesagerie pentru echipe, precum și site-urile de echipă care fac parte din populara sa platformă de colaborare SharePoint Online. Deci, utilizatorii dvs. ar putea să-și facă munca pe fișierele din acestea apps și apoi le vedeți salvate automat într-un serviciu de stocare cloud asociat, în acest caz, OneDrive.

Prin comparație, Box (for Business) oferă un client web complet funcțional, cu suport drag-and-drop. Datele partajate pot fi stocate în foldere originate de indivizi sau în foldere de echipă create și controlate de liderii echipei sau de administratori, dar totul se întâmplă într-o fereastră de browser. Realizarea acesteia în cadrul unei alte aplicații va necesita mai multă muncă, cu excepția cazului în care Box pre-construiește integrarea pentru tine.

Pentru majoritatea fluxului de lucru real, veți avea nevoie de o anumită versiune a folderelor de echipă, deci cum funcționează asta nu doar în interfața furnizorului de stocare, ci și a oricărei terțe părți asociate apps trebuie luate în considerare cu atenție înainte de cumpărare. Lucrul cu utilizatorii de aici pentru a determina ce le place cel mai mult și cum își desfășoară activitatea astăzi poate contribui în mare măsură la ușurarea deciziei de cumpărare.

Modul în care funcționează folderele utilizator și grup este ceea ce va trebui să determinați, nu doar dacă soluția acceptă această caracteristică. Ce funcții sunt acceptate, cum sunt controlate și care terță parte apps acestea pot afecta sunt toate punctele importante. Mai multe soluții depășesc exigențele și includ o integrare strânsă cu platformele terțe populare, cum ar fi Microsoft 365 menționat mai sus. De exemplu, chiar și rivalul Microsoft, Google, a construit un conector Google Drive Enterprise pentru a încorpora funcționalități de colaborare fără probleme pentru Utilizatori Microsoft 365.

Căutați securitate profundă și stratificată

Poate cel mai important diavol de depozitare cu care va trebui să te lupți este securitatea. Păstrarea datelor în siguranță este o provocare mai mare astăzi decât a fost vreodată. Caracteristicile care erau considerate odată avansate sunt acum pur și simplu capacități de bază. Managementul identității la nivel de întreprindere, de exemplu, este ceva ce ar trebui să ofere orice furnizor de stocare. Aceasta înseamnă nu numai potrivirea acreditărilor unui utilizator individual cu fișierele și folderele pe care le este permis să le acceseze, ci și adăugarea de funcții de autentificare cu mai mulți factori și de conectare unică (SSO).

După cum am menționat mai sus, stocarea securizată înseamnă protejarea datelor de mai mult decât de privirile indiscrete. Straturile de stocare redundante înseamnă că ar trebui să puteți mapa ce centre de date găzduiesc nu doar copia principală a datelor, ci și primul nivel de rezervă. Deci, dacă aveți 500 GB de date cu Vendor X, atunci ar trebui să puteți găzdui fișierele pe care le accesează cel mai mult angajații dvs. în centrele de date din apropierea locului în care lucrează. Apoi, Vânzătorul X ar trebui să vă permită, de asemenea, să sincronizați acele fișiere cu o copie situată într-un alt centru de date, una încă operată de acel furnizor, astfel încât, în cazul în care instanța dvs. principală se defectează, o altă copie de date poate fi disponibilă imediat.

Furnizorul X ar trebui, de asemenea, să efectueze copii de siguranță regulate atât ale site-urilor, cât și ale magazinului acea date într-o locație diferită. În cele din urmă, ar trebui să puteți obține integrarea cu un furnizor terț de backup în cloud, astfel încât să puteți efectua automat încă o copie de rezervă pe cont propriu și să îl stocați pe servere de la un furnizor complet diferit sau chiar pe propriul dvs. server local sau conectat la rețea. dispozitiv de stocare (NAS).

Poate părea exagerat, dar frumusețea unui serviciu cloud gestionat este că acest tip de arhitectură pe niveluri este relativ ușor de construit din punctul de vedere al clientului și destul de automată odată ce este stabilită. Atâta timp cât îl testați din când în când, puteți fi siguri că indiferent de ce se întâmplă, datele dumneavoastră vor rămâne în siguranță și accesibile.

Criptarea este o altă caracteristică de securitate de bază. Toți furnizorii noștri testați au susținut acest lucru în diferite grade, dar dacă întâmpinați unul care nu continuă să căutați. Criptarea este o necesitate și aveți nevoie de ea atât în ​​timp ce datele se deplasează între utilizatorii dvs. și cloud, cât și atunci când ajung la acele servere cloud și nu se mai mișcă. Deci atât „în tranzit”, cât și „în repaus”. Testarea acestor capabilități înseamnă înțelegerea schemelor de criptare utilizate, precum și a impactului acestora asupra performanței de recuperare a datelor.

Din fericire, furnizorii de stocare în cloud lucrează din greu pentru a consolida securitatea atât pentru a vă menține în siguranță, cât și pentru a concura unii cu alții. Atât de mult încât majoritatea profesioniștilor IT au încredere în securitatea cloud la fel de mult sau mai mult decât în ​​ceea ce este disponibil la nivel local (64% conform unui sondaj din 2015 realizat de Cloud Security Alliance). Logica este destul de simplă. Majoritatea profesioniștilor IT pur și simplu nu au bugetul necesar pentru a cerceta, implementa și gestiona capabilitățile avansate de securitate pe care furnizorii de servicii cloud le pot oferi, deoarece este cheia afacerii lor principale.

Caracteristici importante de conformitate cu reglementările

Pe lângă pur și simplu păstrarea în siguranță a datelor clienților, un alt factor care a susținut în mod semnificativ securitatea în cloud este necesitatea de a respecta standarde importante de reglementare, cum ar fi Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) și ISO 27001. Livedrive for Business este oarecum singular aici, deoarece este concentrat pe clienții europeni, așa că este construit în jurul Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR), motiv pentru care serverele sale sunt situate în UE și Marea Britanie.

În cazul în care vă întrebați, unele dintre caracteristicile de top pe care cumpărătorii IT le căutau într-o soluție de stocare în cloud de clasă business au fost chestionate de firma de cercetare de piață Statista și raportate mai jos.

Dar caracteristicile enumerate în acest grafic se adresează în primul rând nevoilor de operare de zi cu zi din partea IT. Cerințele de reglementare sunt în general determinate de personalul juridic, motiv pentru care nu sunt reprezentați mai sus. Cu toate acestea, ele nu sunt mai puțin importante și va trebui să le includeți în planificarea dvs. Furnizorii de stocare în cloud au de obicei câteva funcții încorporate special pentru a rezolva problemele de conformitate.

Unul popular pentru mai multe reglementări și chiar și pentru cele mai stricte politici de securitate este că fiecare fișier și folder are o pistă de audit. Acesta va arăta când a fost stocat pentru prima dată pe sistem, cum și când a fost modificat, cine l-a accesat și ce tipuri de operațiuni au fost efectuate, cum ar fi copierea, ștergerea sau mutarea. Acest lucru este esențial pentru verticalele mai puternic reglementate sau conștiente de securitate. Pierderea fișierelor esențiale din cauza unor greșeli sau abateri poate costa adesea sute de mii sau chiar milioane de dolari în reparații sau pierderi de capital.

Păstrarea fișierelor este o altă cerință legală comună. Trebuie să controlați cât de mult trăiesc datele în sistem, cum sunt accesibile și când pot fi șterse sau archived. Și furnizorul dvs. de stocare ar trebui să facă aceste funcții ușor de utilizat. În industriile puternic reglementate, a avea la îndemână informațiile corecte poate însemna adesea diferența între respectarea sau nerespectarea reglementărilor federale sau specifice industriei.

Toate acestea înseamnă că, înainte de a cumpăra orice serviciu cloud, trebuie să vă întâlniți cu personalul IT și cu expertul în conformitate pentru a înțelege exact unde datele și apps trebuie să fie localizate și ce caracteristici trebuie să le suporte pentru a adopta reglementările de conformitate importante pentru afacerea dvs.

Cu pasi marunti

Alegerea unui produs de stocare în cloud pentru organizația dvs. poate părea o sarcină descurajantă atunci când luați în considerare pentru prima dată toate variabilele implicate. Nu numai că diferitele companii au cerințe diferite de stocare în cloud și de partajare a fișierelor, dar necesită securitate solidă pentru copierea de rezervă și partajarea fișierelor. Găsirea unui echilibru între uzabilitate, securitate și personalizare trebuie, în cele din urmă, să fie determinată de cerințele afacerii. Dar înțelegerea exactă a acestor cerințe este o sarcină serioasă care va necesita muncă reală; nu este ceva ce vrei să abordezi cu o decizie rapidă.

În timp ce unii dintre furnizorii pe care i-am examinat facilitează migrarea datelor dvs de pe de serviciul lor, nu toți sunt atât de atenți. Odată ce v-ați înscris și v-ați mutat datele într-un anumit serviciu, în general, nu este banal să le mutați pe altul, așa că este o idee bună să vă faceți temele temeinic înainte de a vă angaja unui singur furnizor.

Planificarea este cheia. Așadar, așezați-vă cu liderii de afaceri, cu managerii IT și chiar cu un reprezentant de la furnizorul de cloud, dacă puteți. Va dura ceva timp și efort, dar să vă depuneți problemele de a mapa caracteristicile necesare pentru nevoile actuale și viitoare ale organizației dvs. va face găsirea soluției potrivite mult mai ușoară.

Aveți întrebări despre cum să abordați stocarea în cloud pentru afacerea dvs. mică? Alatura-te [e-mail protejat] grup de discuții pe LinkedIn și puteți întreba furnizori, editori PCMag și profesioniști ca dvs.