Frågor och svar: Fyra företagsledare på sina pilotplaner för fyra dagars arbetsvecka

När intresset för en fyradagars arbetsvecka ökar, startade det största pilotprojektet i sitt slag i Storbritannien tidigare denna månad. Omkring 3,300 70 anställda vid XNUMX småföretag – allt från teknikföretag till finansiella tjänsteföretag och till och med en fish-and-chip-butik – deltar i det sex månader långa försöket som koordineras av den ideella organisationen 4 dagars vecka globalt och tankesmedja Autonomi.

Tanken är att anställda på varje företag får full lön samtidigt som de arbetar 20 % färre timmar och bibehåller samma produktivitetsnivå – kallad "100-80-100"-policyn.

Idén med en fyra dagars arbetsvecka har länge överträffat verkligheten med en kortare vecka, även om det har förekommit många försök under de senaste åren, till exempel på Microsofts Japan-division såväl som hos företag som Unilever, Kickstarter och Basecamp. Förespråkarna nämner förbättrat arbetstagarnas välbefinnande och kreativitet, färre sjukdagar och minskad personalomsättning. Belackare säger att implementering kan vara kostsamt och komplicerat, och hävdar att en förtätning av arbetsveckan sätter press på de anställda att hantera sin arbetsbörda.

För närvarande har endast cirka 6% av företagen börjat på en fyradagarsvecka, enligt analytikerföretaget Gartner. Och enligt Indeed nämner mindre än 1 % av jobbannonserna en fyradagarsvecka.  

"Computerworld" pratade med ledare på tre organisationer om deras mål för en fyra dagars arbetsvecka när de påbörjar sitt sex månader långa prov, samt hur de kommer att hantera förändringen och de potentiella utmaningar de kan möta.

Följande är lätt redigerade utskrifter av telefon- och e-postintervjuer.

Shaun Rutland, VD och medgrundare av Hutch Games

Varför testar Hutch en fyradagarsvecka? Vilka fördelar förväntar du dig för verksamheten och för de anställda? ”Den fyra dagar långa arbetsveckan var ett naturligt val för oss. Vi har alltid varit progressiva i vårt förhållningssätt; till exempel har vi haft en hybrid arbetsplats i 10 år. Vi var faktiskt väldigt blyga för detta i början och höll det dolt för investerare. Jag känner mig ganska generad nu när vi höll det så hemligt, särskilt med hur saker och ting har blivit efter pandemin.

Hutch-spel

"Vi är övertygade om att vår test kommer att visa att produktivitet och kreativitet kommer att öka, eftersom teamet är mer utvilat och bättre kan fokusera denna energi i sitt arbete. Om vår personal kan leva fylligare, bättre liv, vet vi att detta kommer att leda till bättre spel. Det behövs också en viktig tänkesättsförändring här, där vi är mycket mer produktfokuserade snarare än besatta över tidsinvesteringar.

"Det finns ett antal andra fördelar som vi kommer att spåra under testperioden; ökad hållbarhet tillsammans med bättre fördelning av omsorgsuppgifter för män och kvinnor är bara ett par att nämna. Resultaten kommer att vara riktigt viktiga för oss i hur vi formar Hutch framöver. Vi går inte in på det här med ett snävt fokus, ju mer vi förstår om effekterna, desto mer kan vi förbättra totalt.”

Hur kommer din fyradagarsvecka att vara uppbyggd? Hur säkerställer du att du kan möta kundernas/kundens förväntningar när du antar en kortare arbetsvecka? "Vårt globala team kommer att arbeta måndag till torsdag, med fredag ​​vald som ledig dag. Hela vårt team kommer att följa 100-80-100-policyn, vilket innebär att alla kommer att vara inställda på att leverera 100 % av arbetet, på 80 % av tiden, utan någon förlust av lön.

”Vi publicerar våra egna spel och sätter våra tidslinjer, så vi har inga kunder i traditionell mening. Men även om vi gjorde det, känner vi att fyradagarsveckan kan fungera i alla B2B-relationsdrivna företag med rätt tillvägagångssätt. 

"Våra spelare är naturligtvis väldigt viktiga för oss, så vi kommer att ha system på plats för att stödja dem på lediga dagar. Detta inkluderar stöd från tredje part, framåtplanering och allmän omstrukturering av våra kommunikationer för att upprätthålla en hög servicenivå."

Vad har du för bekymmer shifttill en fyradagarsvecka? Vilka potentiella hinder anar du? "Vårt främsta bekymmer är vårt teams lycka. Mottagandet av nyheterna var positivt, men det fanns oro. Vissa människor var oroliga att detta radikalt skulle kunna förändra vår kultur och göra Hutch till en mindre vänlig arbetsplats som drivs av ett prestationstänkande. Kontoret är en väldigt viktig plats för människor att få vänner och bygga relationer, vilket de kanske inte kan göra utanför kontoret. Det fanns också oro för att de skulle kämpa för att matcha samma resultat under en femdagarsvecka och skulle behöva använda ledighet för att komma ikapp.

"Det är oerhört viktigt för oss att överväga denna feedback och hitta sätt att lösa det. Det har lagts ner ett enormt arbete för att hitta lösningar och se till att teamet har de resurser de behöver för att enkelt byta om. Vi har skämtat internt om att vi skulle behöva en sexdagars arbetsvecka för att planera för en fyradagarsvecka, men vi måste se till att vi gör det här rätt.

"Vi kommer att lära oss mycket på vägen, och misstag kommer att hända. Ärligt talat, det är vad vi hoppas på, att göra våra egna felsteg nu och hitta lösningar som fungerar för Hutch. Vi vill att andra företag ska lära av oss och använda den kunskapen för att bli mer produktfokuserade.”

Vilka är dina kriterier för framgång? Vad skulle övertyga dig om att fortsätta en fyra dagar lång vecka, och vad kan avskräcka dig? ”Framgång har många olika bevis för oss. Vi kommer att mäta data på månadsbasis, som täcker glädjenivåer, försäljning, total produktion och till och med lagets elräkningar. Det är också viktigt för oss att se förbättrad personalrekrytering och -behållning, eftersom spelbranschen är ett hårt konkurrensutsatt område. Data som samlas in internt och med stöd av 4 Day Week Global kommer att vara omfattande.

"I slutändan kommer vi att spåra en rad viktiga affärsindikatorer. Är vi mer lönsamma, gör vi bättre spel och är våra kunder nöjda efter övergången? Dessa är alla viktiga mätvärden som hjälper oss att förstå om fyradagarsveckan är något för oss.

"Om vi ​​ser vår kultur lida och vår produktion minska, kommer detta att vara en anledning till oro. Vi kommer inte att tillåta att vår personal är missnöjd även om det till exempel innebär att vi är mer produktiva. En förmån kan inte komma på bekostnad av en annan för att detta ska fungera.

”Skulle vi finna oss själva att göra bättre spel, öka lönsamheten samtidigt som vi hjälper vår personal att leva sina liv fullt ut, då kommer detta att vara en självklar vinst. Allt handlar om balans i slutändan, och resultat från andra försök har visat lovande resultat, så vi är övertygade."

Frances Guy, VD för Skottlands internationella utvecklingsallians

Varför är International Development Alliance pröva en fyradagarsvecka för personalen? Vilka fördelar förväntar du dig för organisationen och för de anställda? – Liksom många organisationer i den "tredje sektorn" har vi hög personalomsättning. Detta har gällt särskilt det senaste året. Vi letar därför aktivt efter sätt att förbättra att behålla personalen. Det finns inte så mycket utrymme att höja lönerna men det finns sätt att förbättra anställningsvillkoren genom att prioritera personalens välfärd. Vi arbetar alla flexibelt, men detta är i sig inte en garanti för effektivitet eller nödvändigtvis ett sätt att förhindra långa arbetstider.

Frances Guy

"Vi var intresserade av SNP:s [Scottish National Party] engagemang vid deras partikonferens i september 2021 att testa en fyradagarsvecka i Skottland och var motiverade att ansöka om att gå med i 4 Day Week Global pilot eftersom den erbjuder stöd, mentorskap och strukturerad forskning och lärande under försöket.  

”På ett så strukturerat sätt hoppas vi kunna analysera om det är en fungerande lösning som ger verkliga fördelar i form av produktivitet och personalens välbefinnande. Kort sagt, vi hoppas på gladare, friskare personal, liknande om inte bättre tjänster som tillhandahålls våra medlemmar och nya sätt att arbeta samt bättre personalbehållning.”

Hur kommer en fyradagarsvecka att vara uppbyggd? Hur säkerställer du att du kan möta kundernas/kundens förväntningar när du antar en kortare arbetsvecka? ”Vi ser fredagen som en arbetsfri dag för de flesta anställda, med möjligheten att en eller två anställda istället tar måndagar för att ge kontinuitet i tjänsten. En del av våra medlemmar arbetar redan förkortade tider på en fredag, så vi förutser inga problem så länge kommunikationen är bra och någon är i närheten för att svara på förfrågningar. Vi har också satt upp tydliga arbetsmål som måste levereras och mot vilka personalens resultat ska mätas.”

Vad har du för bekymmer shifttill en fyradagarsvecka? Vilka potentiella hinder räknar du med? "Personalen arbetar mer än kontrakterade timmar så det finns verkliga utmaningar i att försöka arbeta 20 % mer effektivt för att frigöra tidsblock. Vi måste börja bra, annars fruktar jag att längre timmar kommer tillbaka ganska snabbt. Vi behöver också vara flexibla så att personalen finns tillgänglig att arbeta vid behov i tider av större aktivitet men har disciplinen att kompensera vid andra tidpunkter. Det kommer att finnas ett behov av att hela tiden mäta och bedöma, vilket kanske inte faller i allas smak.”

Vilka är dina kriterier för framgång? Vad skulle övertyga dig om att fortsätta en fyradagarsvecka när provperioden är slut, och vad kan avskräcka dig från att göra detta på lång sikt? "Framgång är all personal som hanterar sin tid [och] att ta av en bit extra ledig tid som de sedan använder produktivt, samtidigt som organisationen levererar till medlemmar och medlemmar känner igen förbättrade tjänster. 

"Om en del anställda arbetar längre för att kompensera andra kommer det att signalera att det inte fungerar bra. Om en majoritet av personalen känner sig stressad när de försöker anpassa arbetet till en kortare tidsperiod skulle det också vara ett tecken på misslyckande. En stor ökning av nedlagda uppgifter och negativ feedback från medlemmar skulle också säkerställa att piloten inte fortsattes.”

Anna Mirkiewicz, Eurowagens operations director

 Varför testar Eurowagens en fyradagarsvecka? Vilka fördelar förväntar du dig för verksamheten och för de anställda? ”Jag hörde först om fyradagarsveckan när jag lyssnade på en podcast med en av de anställda som deltog i Islands fyradagarsveckorsprov. Han sa så många kompletterande saker om hur det stärkte de anställdas prestationer och gav anställda bättre balans mellan arbete och privatliv.

Anna Mirkiewicz

"Jag är en arbetande mamma, så jag kan se hur mycket stress det är att arbeta fem dagar i veckan, hantera familjen och vardagen, och jag kunde se hur mycket detta påverkade våra anställda. Efter att ha kommit hemifrån och jobbat under pandemin kunde jag se hur mycket stress våra anställda var under igen, så det var ett bra tillfälle att ge något tillbaka till dem.

"I slutändan, även om jag och min man är ägare till företaget, skulle vi inte vara här utan våra anställda. Det är de som skapar företaget, hjälper företaget att driva och driver företaget framåt, så det är bara rättvist att ge något tillbaka.

– Fyradagarsveckan visade mig att sättet vi jobbar på inte är det mest effektiva. Vi skulle kunna bli mer effektiva med hur vi arbetar, vilket bara kommer att resultera i att ett företag blir ännu mer produktivt och att anställda får mer tid tillbaka.  

"Det är bara början, men jag hoppas verkligen att det här kommer att fungera på lång sikt."

Hur kommer en fyradagarsvecka att vara uppbyggd? Hur säkerställer du att du kan möta kundernas/kundens förväntningar när du antar en kortare arbetsvecka? "Företaget måste vara i drift fem dagar i veckan, så vi har infört ett rotasystem. Vår operativa personal – lager, kundtjänstpersonal – behöver vara inne på måndag och tisdag: de växlar när de har ledigt på onsdag, torsdag och fredag. Resten av företaget kommer initialt att varva dagar under hela veckan för att se vad som fungerar bäst och passar. Men företaget kommer att fortsätta vara i drift fem dagar i veckan.”

Vad har du för bekymmer shifttill en fyradagarsvecka? Vilka potentiella hinder räknar du med? "Vi måste planera lite bättre och göra mer beredskapsplanering, för det är verkligen svårt att förutse vad som kommer att hända en viss dag. Speciellt i ett företag av vår storlek, när du har 15 anställda och du är nere på tre eller fyra individer, kan du verkligen känna skillnaden.

"Förra veckan [när Eurowagens började rättegången] visade mig att vi måste vara lite mer förberedda när det gäller planering och vad vi vill uppnå.

"Jag tycker inte att det är en allvarlig fråga. Om du planerar noga och om du tänker framåt kan det strykas ut väldigt enkelt och väldigt snabbt. Vi måste ändra vår tendens att "tänka okej, jag kommer att lämna det här till slutet av dagen, och sedan kommer så och så att hjälpa till med det imorgon", eftersom det kanske inte är fallet som individen kan vara ledig just den dagen. Men det räcker med att planera i förväg och tänka på när vissa personer är med. Allt vi behöver göra är att anpassa oss till det nya sättet att arbeta; Jag ser inte att detta kommer att bli ett stort problem.

"Med ett stort företag kommer du inte att ha ett sådant problem, eftersom det alltid finns någon annan som potentiellt kan hjälpa. Med mindre organisationer kan jag se detta som en utmaning, men det borde inte vara en svår utmaning att övervinna.”