De bästa leverantörerna av molnlagring och fildelning för företag

Molnlagring är mycket mer än bara en plats att dumpa ditt företags data. Visst, det är ytterligare en enhetsbeteckning där användare kan dela filer, men med en hanterad molntjänst bakom sig erbjuder dessa plattformar flera andra funktioner som lokal lagring inte kan. Vi pratar om saker som elastisk kapacitet, inline-redigering med fleranvändarversioner och bättre säkerhet. De flesta av dem erbjuder också appintegration med resten av din molntjänstportfölj, särskilt med andra leverantörer av lagring och företagssäkerhetskopiering.

Om dina anställda fortfarande jobbar hemifrån på grund av pandemin, och särskilt om det kan bli permanent, är en molnlagringsresurs en grundkomponent när du bygger ett hybridarbete online-samarbetsutrymme. Det hjälper också om du flyttar till en full-on desktop-as-a-service (DaaS) miljö. Du behöver en av dem inte bara för att lagra och organisera dina data, utan också för att hantera grundläggande samarbete, särskilt dataskydd och detaljerade behörigheter. Integration innebär att även om det primära arbetet görs i en annan app, som Salesforce eller Slack, gäller alla dessa fördelar fortfarande.

Du kan lita på våra recensioner

Sedan 1982 har PCMag testat och betygsatt tusentals produkter för att hjälpa dig fatta bättre köpbeslut. (Läs vårt redaktionella uppdrag.)

Tyvärr kan samma bredd av kapacitet också innebära svårigheter. Det stora antalet funktioner som leverantörer erbjuder för att konkurrera och differentiera sig kan göra det svårt att ta reda på vad du behöver. Det finns dock några viktiga överväganden som alla behöver. Till exempel måste alla molnlagringslösningar för företag vara tillgängliga, spårbara och säkra. Det innebär åtkomst var som helst via molnet, en logg över vem som har åtkomst till vad och när, och en tjänst som skyddar data med åtkomstkontroll, säkerhetskopior och kryptering.

På IT-nivå måste administratörer veta vilket moln som innehåller deras data och var dessa datacenter finns. Detta kan vara skrämmande inte bara för att vissa leverantörer är ovilliga att dela denna information, utan också för att många lösningar förlitar sig på värdeadderande återförsäljare (VAR) för att produktisera sina molnlagringsresurser. Det skapar ett back-end-morass där det kan vara svårt att avgöra var bitarna lagras. Vi kommer att diskutera alla dessa frågor mer i detalj nedan.

Vad gör fildelning i företagsklass?

Den positiva sidan med denna ständigt växande lista med funktioner är att smarta organisationer kan hitta nya och kreativa sätt att använda sin lagringsinfrastruktur. Molnlagring innebär att du kan anpassa en tjänst så att den fungerar som ett lätt dokumenthanteringssystem eller till och med en arbetsflödeshanterare som kontrollerar hur din data strömmar genom en kedja av användare. Eller så kan du fokusera på samarbets- och fildelningsfunktioner så att anställda kan redigera samma filer i ett team samtidigt som de skyddar sitt arbete med versionshantering.

Denna typ av anpassningsbarhet är viktigare nu än någonsin. Enligt en färsk undersökning av GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Åtminstone 50 procent av den amerikanska arbetsstyrkan är nu inställd för distansarbete. Anställda som flyttar bort från en arbetsmodell på ett centralt kontor kan drastiskt förändra hur arbetet utförs. Lagring och hämtning av ditt företags data behöver anpassas och ingen annan lagringsmetod kan hantera dessa förändringar lika enkelt som en molntjänst.

Problemet är att effektiv anpassning kräver planering, särskilt när den anpassningen handlar om viktiga arbetsflöden. Bara för att en lagringsleverantör har en lång lista med funktioner betyder det inte att du automatiskt kommer att dra nytta av dem alla. Att veta vilka funktioner som fungerar bäst och i vilken kombination är planering som bara du, din IT-personal och dina företagschefer i frontlinjen kan göra.

Fokusera dina planeringsinsatser på endast viktiga arbetsflöden först och börja i det små. Var uppmärksam på kärnförmågor, särskilt tillförlitlig tillgänglighet, effektiva säkerhetskopieringar, säker lagring och användar- och grupphantering. När du väl vet hur du vill att allt det ska fungera medan dina anställda är så spridda, kan du expandera till automatiserade arbetsflöden, samarbete och tredjepartsappintegrationer. Ibland bör kärnappintegrationer övervägas tidigare, till exempel om ditt företag har standardiserat på en viss produktivitetsplattform. (dvs. Google-butiker kommer att välja Google Drive medan Microsoft 365-dräkter troligen kommer att välja OneDrive).

Enkel "anslutning" till din andra Apps

Om du inte har ett uppenbart integrationsmål som Google Workspace är den goda nyheten att molnet har gjort det lättare för olika leverantörer att prata med varandra genom öppna standarder. Nuförtiden kan du blanda och matcha molnlagringslösningar med en lång lista av aktuella produktivitets- och dokumenthanteringssystem. Om du måste gå så långt som att göra lite anpassad kodning så erbjuder de flesta leverantörer REST API så att du både kan byta data och kalla fram funktioner mellan olika apptjänster. Om allt du behöver är bättre automatisering, kan tjänster som IFTTT eller Zapier låta vem som helst bygga coss-app-automatisering med en ganska låg inlärningskurva.

Molnföretag ser också värdet av interoperabilitet, även om de främst försöker ta itu med det i högvärdiga kundkategorier och vertikaler. Leverantörer som Microsoft och Salesforce har till exempel enorma partnerekosystem med stora kataloger med riktade tjänsteerbjudanden. En partner tar företagets kärnprodukter, som Microsoft 365, och bygger integrationer och arbetsflödesfunktioner med den produkten och en eller flera tredjeparts molntjänster. Dessa lösningar är byggda för att attrahera specifika typer av företag eller vertikaler.

Så till exempel kan leverantör X bygga en end-to-end hyreslösning för förvaltning av fastigheter i storstäder. Den lösningen kan använda en databas med fastighetslistor kopplade till en Salesforce CRM. Den länken skulle matcha fastigheter med potentiella hyresgäster. Därifrån kan den automatiskt matcha en hyresgästtyp och en fastighetstyp till rätt hyresmall lagrad i en annan databas eller ett avtals- eller dokumenthanteringssystem. Dessa leasingavtal fylls i med redigerbara PDF-dokument som hamnar i ett godkännandearbetsflöde antingen tillbaka i Salesforce-ramverket eller någon annan produktivitetsmiljö, som Google Workspace eller Microsoft 365.

Naturligtvis, ju fler tredjepartstjänster en sådan lösning använder, desto högre är prislappen per användare och månad. Men det faktum att du kan sätta ihop en sådan anpassad lösning med bara en plug-in molntjänstarkitektur är attraktivt eftersom det låter dig byta tjänsteleverantörer in och ut ganska enkelt.

Så om du funderar på att använda en molnlagringstjänst på ett mycket speciellt sätt, gör verkligen den nödvändiga planeringen för att förstå exakt vilka typer av anpassade justeringar och arbetsflöden du behöver. Men när det väl är gjort, anta inte att du behöver bygga allt det själv. Kolla istället först in marknadsplatserna för integration och värdeskapande appar som är tillgängliga från dina nyckelappleverantörer såväl som de som erbjuds av lagringstjänsten. Någon kanske redan har byggt den perfekta end-to-end-lösningen för dig, och det är billigare och enklare än att rulla din egen.

Lagring och delning

En anledning till trenden med nya, värdeskapande funktioner är att lagringskapacitet till stor del är en omtvistad fråga i molnet. Många köpare börjar främst fokusera på en leverantörs lagringskapacitet och hur mycket de får för hur många dollar. Det är verkligen fortfarande något att överväga, men totalt sett är lagringsutrymme nu mer överkomligt än någonsin med priser som trendar långsamt nedåt. När det gäller kapacitet erbjuder de flesta molnlagringsleverantörer en generös mängd lagringsutrymme och i olika nivåer. Flera terabyte (TB) är vanliga och inte längre en stor skillnad mellan tjänster, särskilt nu när det är enkelt och billigt att lägga till lagringskapacitet.

Om du plötsligt behöver 100 GB extra utrymme för ett snabbt projekt, gör de flesta molnlagringsleverantörer att lägga till den kapaciteten till en enkel fråga genom att klicka på några alternativknappar. Det kommer inte bara att ge dig det nya utrymmet utan också automatiskt höja din prenumerationsavgift i enlighet med detta. Ännu bättre, när projektet väl är klart och du inte behöver de 100 GB längre, kan du lika enkelt sänka både kapacitet och pris igen. Denna typ av elastisk kapacitet är lätt för en molnlagringsleverantör och nästan omöjlig för en lokal resurs.

Naturligtvis kan all denna frihet åter göra saker komplicerade, särskilt i ett större företag. Om lagringskapacitet och abonnemangspriser hoppar runt eftersom olika avdelningschefer hela tiden ändrar sina krav, kan det förstöra en långsiktig budget. Se till att sätta upp kontroller kring vem som får justera kapaciteten (din IT-avdelning bör vara nyckeln här), hur ny kapacitet ska rapporteras, vilka minimikrav för säkerhet och behörighet är, vilka säkerhetskopieringspolicyer som måste tillämpas och hur ofta detta kan ske under en given tidsperiod (kvartalsvis, årligen, etc.).

Titta på dessa detaljer

Allt detta målar upp en mycket rosa bild när det gäller att designa din alldeles egna skräddarsydda och högdistribuerade lagringstjänst. Och även om det är sant, finns det fortfarande flera djävlar som lurar i detaljerna. En stor sak är att ta reda på exakt var din data finns. Vissa leverantörer har sina egna datacenter medan andra lägger ut sin lagring på ett annat tredjepartsmoln, ofta Amazon Web Services (AWS) eller en liknande Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-spelare.

Det är en viktig punkt att tänka på: Skriver du ett servicenivåavtal (SLA) med en molnleverantör som är direkt ansvarig för infrastrukturen eller står leverantören i skuld till en annan part? Om det är en tredje part, se till att undersöka företaget och undersöka dess meritlista. Titta sedan på servicenivåerna den erbjuder. Även om alla stora aktörer har en viss nivå av drifttidsgaranti, är det värt att notera att platsen är en viktig faktor.

Hur många datacenter har den tredje parten? Hur många är lokala och hur många finns potentiellt på en helt annan plats? Om du är ett amerikanskt företag är det inte meningsfullt att köpa en lagringsresurs som har servrar som bara finns i Europa. Slutligen, är dina data fördelade mellan dem för bättre tillförlitlighet? Du bör inte bara kunna bestämma dessa svar enkelt från en målleverantör utan också ange var du vill att din data ska lagras så att du kan optimera din lagring för åtkomsthastighet och redundans.

Hur dina anställda kommer åt sina filer är inte bara avgörande, det kan också variera mycket mellan leverantörer. Dela datafunktionalitet bör involvera en synkroniseringsklient eller någon annan typ av skrivbordsbaserad programvara som finns på varje PC eller klient och säkerställer att data i molnet synkroniseras med lokala repliker. Men vissa leverantörer kan ha andra åtkomstpunkter. Till exempel kommer alla molnlagringsföretag att erbjuda en webbklient, men vissa kan också göra detta till den primära klienten. Kanske fungerar det för dig och kanske inte, men det är något du måste testa innan du bestämmer dig.

Mobila enheter är också ett problem. Många av de nyligen distribuerade anställda försöker använda personliga enheter i arbetet och många av dessa enheter är mobila. Har din lagringsleverantör mobila klienter? Om så är fallet måste du ta reda på vilka plattformar som stöds och sedan testa hur dessa klienter fungerar. Synkronisering måste till exempel fungera annorlunda för mobila enheter jämfört med stationära datorer eftersom enhetens CPU och lagringsresurser är så olika. Säkerhet och användaråtkomst kommer också att fungera annorlunda, särskilt om användaruppgifterna innehåller enhetstyper.

En annan sak att komma ihåg är att du inte alltid kommer åt din data direkt via lagringsleverantören. Till exempel kan Microsoft OneDrive för företag synkronisera med Microsoft Teams, dess teammeddelandeplattform, såväl som teamwebbplatserna som är en del av dess populära SharePoint Online-samarbetsplattform. Så dina användare kan göra sitt arbete med filer i dessa apps och sedan se dem automatiskt sparade till en tillhörande molnlagringstjänst, i det här fallet OneDrive.

Som jämförelse erbjuder Box (for Business) en fullt fungerande webbklient med dra-och-släpp-stöd. Delad data kan lagras i mappar som skapats av individer eller i teammappar som skapats och kontrolleras av teamledare eller administratörer, men allt sker i ett webbläsarfönster. Att få det att hända i en annan app kommer att ta mer arbete om inte Box förbygger integrationen åt dig.

För nästan alla verkliga arbetsflöden behöver du någon version av teammappar, så hur fungerar det inte bara i lagringsleverantörens gränssnitt utan även i alla tillhörande tredje part apps måste övervägas noggrant innan köp. Att arbeta med användare här för att avgöra vad de gillar bäst och hur de får jobbet gjort idag kan göra ditt köpbeslut enklare.

Hur användar- och gruppmappar fungerar är vad du behöver avgöra, inte bara om lösningen stöder den funktionen. Vilka funktioner stöds, hur de kontrolleras och vilken tredje part apps de kan påverka är alla viktiga punkter. Flera lösningar går utöver vad som krävs och inkluderar tät integration med populära tredjepartsplattformar, såsom den tidigare nämnda Microsoft 365. Till och med Microsofts rival, Google, har till exempel byggt en Google Drive Enterprise-anslutning för att integrera smidig samarbetsfunktion för Microsoft 365-användare.

Leta efter Deep and Layered Security

Den kanske viktigaste lagringsdjävulen du behöver brottas med är säkerheten. Att hålla data säker är en större utmaning i dag än den någonsin har varit. Funktioner som en gång ansågs vara avancerade är nu helt enkelt basfunktioner. Identitetshantering i företagsklass, till exempel, är något som varje lagringsleverantör borde erbjuda. Det innebär att inte bara matcha en enskild användares autentiseringsuppgifter mot vilka filer och mappar de får åtkomst till, utan också lägga till flerfaktorsautentisering och enkel inloggning (SSO).

Som nämnts ovan innebär säker lagring att skydda data från mer än nyfikna ögon. Redundanta lagringsskikt innebär att du bör kunna kartlägga vilka datacenter som inte bara innehåller den primära kopian av dina data, utan också den första säkerhetskopieringsnivån. Så om du har 500 GB data med Vendor X, bör du kunna lagra de filer som dina anställda har mest åtkomst till i datacenter nära där de arbetar. Sedan bör leverantör X också tillåta dig att synkronisera dessa filer med en kopia som finns i ett annat datacenter, ett som fortfarande drivs av den leverantören, så om din primära instans skulle gå ner, kan en annan datakopia vara tillgänglig omedelbart.

Leverantör X bör också utföra regelbundna säkerhetskopieringar av både webbplatser och butik den där data på en annan plats. Slutligen bör du kunna få integration med en tredjepartsleverantör av molnsäkerhetskopiering så att du automatiskt kan utföra ytterligare en säkerhetskopiering på egen hand och lagra den på servrar från en helt annan leverantör eller till och med din egen lokala server eller nätverksansluten lagringsenhet (NAS).

Det kan låta som överdrivet, men det fina med en hanterad molntjänst är att den här typen av skiktad arkitektur är relativt lätt att bygga ur kundens synvinkel och ganska automatisk när den väl har etablerats. Så länge du testar det då och då kan du vara säker på att oavsett vad som händer kommer din data att förbli säker och tillgänglig.

Kryptering är en annan grundläggande säkerhetsfunktion. Alla våra testade leverantörer stödde detta i varierande grad, men skulle du stöta på en som inte bara fortsätter att leta. Kryptering är ett måste och du behöver det både när data rör sig mellan dina användare och molnet, såväl som när det kommer till dessa molnservrar och slutar röra sig. Så både "i transit" och "i vila". Att testa dessa funktioner innebär att förstå de krypteringsscheman som används samt deras inverkan på prestanda för datahämtning.

Lyckligtvis arbetar molnlagringsleverantörer hårt för att stärka säkerheten både för att hålla dina bitar säkra och konkurrera med varandra. Så mycket att de flesta IT-proffs litar lika mycket eller mer på molnsäkerhet än vad som är tillgängligt på plats (64 procent enligt en undersökning från 2015 av Cloud Security Alliance). Logiken är ganska enkel. De flesta IT-proffs har helt enkelt inte budgeten för att undersöka, distribuera och hantera de avancerade säkerhetsfunktioner som molntjänstleverantörer kan tillhandahålla eftersom det är nyckeln till deras primära verksamhet.

Viktiga funktioner för regelefterlevnad

Förutom att helt enkelt hålla kunddata säker, är en annan faktor som har stärkt molnsäkerheten avsevärt behovet av att följa viktiga regulatoriska standarder, såsom Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) och ISO 27001. Livedrive for Business är något unikt här eftersom det är fokuserat på europeiska kunder så det är byggt kring General Data Protection Regulation (GDPR), vilket är anledningen till att dess servrar finns i EU och Storbritannien.

Om du undrar, undersöktes några av de bästa funktionerna som IT-köpare sökte i en molnlagringslösning i affärsklass av ett marknadsundersökningsföretag Statista och redovisas nedan.

Men funktionerna som listas i den grafiken riktar sig i första hand mot de dagliga driftbehoven från IT-sidan. Regulatoriska krav bestäms vanligtvis av din juridiska personal, vilket är anledningen till att de inte är representerade ovan. Men de är inte mindre viktiga och du måste ta hänsyn till dem i din planering. Molnlagringsleverantörer har vanligtvis flera funktioner inbyggda specifikt för att hantera efterlevnadsproblem.

En populär sådan för flera förordningar och till och med de mest strikta säkerhetspolicyerna är att varje fil och mapp har ett granskningsspår. Detta kommer att visa när det först lagrades i systemet, hur och när det har ändrats, vem som har tillgång till det och vilka typer av operationer som utfördes, som att kopiera, ta bort eller flytta. Detta är avgörande för de mer hårt reglerade eller säkerhetsmedvetna vertikalerna. Att förlora verksamhetskritiska filer på grund av misstag eller tjänstefel kan ofta kosta hundratusentals eller till och med miljoner dollar i skadestånd eller förlorat kapital.

Fillagring är ett annat vanligt lagkrav. Du måste kontrollera hur länge data lever på systemet, hur det är tillgängligt och när det kan raderas eller archived. Och din lagringsleverantör bör göra dessa funktioner enkla att använda. I hårt reglerade branscher kan det att ha rätt information till hands ofta betyda skillnaden mellan att vara i eller utanför efterlevnad av federala eller branschspecifika bestämmelser.

Allt detta innebär att innan du köper någon molntjänst måste du sätta dig ner med din IT-personal och din efterlevnadsexpert för att förstå exakt var data och apps måste finnas och vilka funktioner de behöver stödja för att klara efterlevnadsreglerna som är viktiga för ditt företag.

Ett steg i taget

Att välja en molnlagringsprodukt för din organisation kan verka som en skrämmande uppgift när du först överväger alla inblandade variabler. Inte nog med att olika företag har olika krav på molnlagring och fildelning, de kräver gedigen säkerhet för säkerhetskopiering och fildelning. Att hitta en balans mellan användbarhet, säkerhet och anpassning måste i slutändan styras av affärskrav. Men att förstå exakt vilka kraven är är en seriös uppgift som kommer att kräva verkligt arbete; det är inget du vill ta upp med ett snabbt beslut.

Medan några av de leverantörer vi har granskat gör det lättare att migrera din data sänkt av deras tjänst är inte alla så omtänksamma. När du väl har registrerat dig och flyttat din data till en viss tjänst är det i allmänhet inte trivialt att flytta det till en annan, så det är en bra idé att göra dina läxor noggrant innan du ansluter dig till någon leverantör.

Planering är nyckeln. Så sätt dig ner med företagsledare, IT-chefer och till och med en representant från molnleverantören om du kan. Det kommer att ta lite tid och ansträngning, men besväret med att kartlägga de funktioner som krävs för din organisations nuvarande och framtida behov kommer att göra det mycket lättare att hitta rätt lösning.

Har du några frågor om hur du vänder dig till molnlagring för ditt småföretag? Gå med i [e-postskyddad] diskussionsgrupp på LinkedIn och du kan fråga leverantörer, PCMag-redaktörer och proffs som dig själv.