Magsagawa ng Higit Pa: Subukan itong 10 Simpleng Tip para sa Mas Mahusay na Listahan ng Gagawin

Gaano kabisa ang iyong listahan ng gagawin? Nakakatulong ba ito sa iyong planuhin ang iyong araw? Hinihikayat ka ba nito na unahin ang mga tamang gawain? O ito ba ay isang walang katapusang listahan ng mga bagay na sa tingin mo ay nagkasala dahil hindi mo pa nagawa at ngayon ay hindi mo na gagawin ang alinman sa mga ito? Ang isang magandang listahan ng gagawin ay dapat magsilbi sa iyo. Hindi ka dapat nasa awa nito. 

Ang pinakamahusay na mga listahan ng dapat gawin ay naghahatid sa iyo sa tamang direksyon sa bawat araw at tinutulungan kang tumuon sa mga gawain na pinakamahalaga. Gamit ang mga tamang diskarte, makakatulong sa iyo ang isang listahan ng dapat gawin na makamit din ang mas malalaking layunin. Narito ang kailangan mong malaman para gumana ang iyong listahan ng gagawin para sa iyo.

(Larawan: Volodymyr Hryshchenko sa Unsplash)

1. Piliin ang Tamang App (o Papel)

Ang unang hakbang sa paggawa ng mas magandang listahan ng gagawin ay ang pagpapasya kung saan ito itatago. Mahalagang mahalin mo ang app o notebook na ginagamit mo para sa iyong listahan ng gagawin, kung hindi, baka hindi ka manatili dito.

Pansinin kung paano ko sinabi ang "notebook?" Bagama't maraming benepisyo ang paglalagay ng iyong listahan ng dapat gawin sa isang app (at ililista ko ang mga ito sa ilang sandali), walang mali sa papel! Kung gumagana ang papel para sa iyo, mahusay. Gayundin, ang isang simpleng spreadsheet o dokumento sa pagpoproseso ng salita ay mainam din. Gamitin ang tool na tama para sa iyo.

Ang mga digital na listahan ng dapat gawin ay may ilang mga pakinabang kaysa sa papel, gayunpaman, at ito ay mabuti upang hindi bababa sa malaman kung ano ang mga ito, kahit na ikaw ay gumamit ng papel. Ang ilang mga pakinabang ay:

• Ang mga ito ay madaling i-edit, na nangangahulugang maaari mong i-update ang impormasyon nang mabilis,

• Mayroon silang mga built-in na paalala,

• Napakahirap na mawala ang mga ito dahil ang listahan mismo ay karaniwang naka-save sa cloud,

• Maaari mong pag-uri-uriin ang iyong mga gawain ayon sa priyoridad, takdang petsa, o ayon sa alpabeto, at

• Maaari kang magtalaga ng mga gawain sa ibang tao at maabisuhan kapag natapos na nila ang mga ito.

Kung ikaw ay sa merkado para sa isang to-do list app, alin ang pinakamahusay? Ang pagkakaroon ng pagsubok sa dose-dosenang mga ito, malamang na inirerekomenda ko Todoist, Asana, at Mga bagay nang mas madalas kaysa sa iba. Ngunit mayroong maraming iba pang mga pagpipilian. Ang OmniFocus ay mabuti para sa mga taong nagdaragdag ng maraming detalye sa kanilang mga gawain. Nakikipag-usap si Trello sa mga taong may biswal. Gumagana nang maayos ang Microsoft To Do sa Office at Windows 10. Mahusay ang Google Tasks para sa pagsasama nito sa Google Workspace. Maaaring makuha ng Habitica ang iyong atensyon kung gusto mo ang gamification. At iba pa.

2. Gumawa ng Higit sa Isang Listahan

Hindi ka dapat magkaroon ng isang listahan ng dapat gawin. Dapat ay mayroon kang ilang listahan na sumasaklaw sa mga pangunahing kategorya ng iyong buhay, gaya ng Mga Gawain sa Trabaho, Mga Personal na Gawin, at Mga Gawain sa Bahay. Ang pagkakaroon ng higit sa isang listahan ay nakakatulong sa iyong tumutok. Kapag nasa trabaho ka, hindi mo gustong magambala sa iyong personal na listahan. Kapag nasa bahay ka, ayaw mong mabigatan sa pag-iisip tungkol sa iyong mga responsibilidad sa trabaho.

Huwag magpigil. Gumawa ng mga listahan para sa lahat ng iniisip mo! Ang mga kapaki-pakinabang ay mananatili sa paligid. Maaari mong i-scrap ang anumang bagay na hindi magiging kapaki-pakinabang sa iyo. 

Ang ilang iba pang mga ideya ay:

• Shopping,

• Balang araw (kung saan isusulat mo ang mga hindi mahalagang gawain na maaari mong gawin balang araw),

• Weekend (para sa anumang bagay na gusto mong gawin sa katapusan ng linggo ngunit ayaw mong maabala sa loob ng linggo), at

• Mga Gawain para sa mga Bata.

Tandaan, maaari kang magdagdag ng mga bagong listahan o palitan ang pangalan ng mga ito anumang oras.

3. Isulat ang Iyong mga Gawain bilang Soon habang Iniisip Mo Sila

Kapag may bagong gawain na pumasok sa iyong isipan, isulat ito nang mabilis hangga't maaari. Ang pagdaragdag ng mga gawain kapag naiisip mo ang mga ito ay pumipigil sa iyong pag-isipan ang mga ito. Kapag naisulat na ito, hindi mo na kailangang alalahanin pa, para ma-purge mo na ang pag-iisip sa iyong utak.

Kung ang iyong to-do app ay may keyboard shortcut para sa pagdaragdag ng bagong gawain, alamin ito. Kung may shortcut sa mobile phone ang iyong app, i-set up ito.

Para sa mga gumagamit ng papel, magtabi ng kaunting scrap paper malapit sa iyo habang nagtatrabaho ka upang mabilis na isulat ang mga nakakagambalang mga kaisipan at pagkatapos ay kopyahin ang mga ito sa iyong mga opisyal na listahan ng gagawin kapag ito ay maginhawa.

Pagdaragdag ng mga takdang petsa sa mga gawain sa iyong Asana Ang listahan ng gagawin ay tumutulong sa iyo na bigyang-priyoridad.

4. Magtalaga ng mga Takdang Petsa

Anumang oras na may takdang petsa ang isang gawain, idagdag ito. Ang pagtingin kung kailan nakatakda ang mga gawain ay nakakatulong sa iyong bigyang-priyoridad.

Hindi lahat ng gawain ay nangangailangan ng mahirap at mabilis na takdang petsa, ngunit kung minsan nakakatulong pa rin na magdagdag ng isa sa dalawang dahilan.

Una, karamihan sa mga dapat gawin apps hayaan mong makita kung ano ang dapat bayaran ngayon, bukas, at sa susunod na linggo, anuman ang kanilang listahan. Sa ganitong paraan, makikita mo ang lahat ng dapat bayaran ngayon at maiintindihan mo kung ano ang takbo ng araw. Maaari ka ring maglaan ng ilang sandali upang mag-reschedule ng ilang mga gawain kung nakakaramdam ka ng pagod sa pagtingin sa lahat ng dapat bayaran sa susunod na linggo.

Pangalawa, sa pamamagitan ng pagtatalaga ng mga takdang petsa sa iyong mga gawain, epektibo mong pinaplano ang iyong linggo, na isang mahusay na diskarte sa pamamahala ng oras.

5. Baguhin ang Iyong Mga Listahan ng Gagawin Araw-araw

Magsimula araw-araw sa pamamagitan ng pagtingin sa iyong listahan ng gawain at pagtatasa kung ito ay makatwiran. Pagkatapos, baguhin ito.

Kung mayroon kang napakaraming gawain na naka-iskedyul para sa araw na iyon at alam mong hindi mo magagawa ang lahat ng ito, itinatakda mo ang iyong sarili para sa pagkabigo.

6. Limitahan ang Iyong Sarili sa 3–5 Gawain Araw-araw

Ano ang iyong pang-araw-araw na limitasyon sa gawain? Depende ito sa kung anong mga uri ng mga gawain ang iyong isusulat at kung gaano kahirap itong tapusin. 

Para sa karamihan ng mga tao, inirerekumenda kong magsimula sa pamamagitan ng paglilimita sa iyong sarili sa tatlo hanggang limang gawain bawat araw. Maaaring hindi ito kapansin-pansin, ngunit kung tumuon ka sa pagsulat ng tatlong pinakamahalagang bagay na kailangan mong gawin ngayon, maaari mong makita na marami na itong dapat lampasan.

Bakit hindi magsulat ng higit pa? Kung nagsusulat ka ng napakaraming mga gawain at hindi mo maabot ang lahat, dapat mong ipagpaliban ang mga ito sa ibang araw. Nangangahulugan iyon na muling bigyang-priyoridad at baguhin ang iyong listahan, na hindi kinakailangang trabaho na nagdudulot ng stress at maaaring makaramdam ng pagkatalo sa sarili.

Sa pagkakaroon ng maliit na bilang ng mga gawain, mas malamang na tapusin mo ang mga ito. Kapag mas natapos mo ang lahat ng iyong mga gawain, mas magiging maganda ang pakiramdam mo tungkol sa iyong mga listahan ng gagawin sa pangkalahatan. Ang positibong pakiramdam na iyon ay makapagpapalakas sa iyo sa pasulong.

Ang iyong tatlo hanggang limang gawain ay dapat na mahalagang bagay na ikaw dapat gawin. At hindi hihigit sa dalawa sa mga ito ang dapat na karaniwang gawain, tulad ng pag-inom ng pang-araw-araw na gamot. Tumutok sa iyong intensyon para sa araw. Iyan ang dapat mong isulat.

Sa paglipas ng panahon, subaybayan kung gaano karaming mga gawain ang iyong sinusuri sa bawat araw (ang pinakamagandang gawin apps subaybayan ito para sa iyo) at malalaman mo ang tamang bilang ng mga gawain para sa iyo, kung sakaling hindi tatlo hanggang lima.

Todoist sinusubaybayan kung gaano karaming mga gawain ang nakumpleto mo bawat araw at linggo, at gumagawa ng tsart na nagpapakita ng iyong pag-unlad.

7. Ilagay ang Mga Gawain sa Iyong Listahan ng Gagawin, Hindi Mga Layunin

Mahalaga ang isusulat mo sa iyong listahan ng gagawin. Ilagay ang mga gawain sa iyong mga listahan, sa halip na mga layunin at layunin. Upang gawin iyon, kailangan mong malaman ang pagkakaiba sa pagitan nila.

Ang mga layunin ay malaking-larawang mga tagumpay o ninanais na mga resulta. Karaniwan silang mahirap kalkulahin. Ang isang halimbawa ay "maging matatas sa Hindi." Ang paglalagay niyan sa iyong listahan ng gagawin ay hindi magiging napakaepektibo.

Ang mga layunin ay mga marker sa paraan upang maabot ang isang layunin. Mas madaling malito ang mga ito sa mga gawain dahil ang mga layunin ay mas tiyak at masusukat. Ang isang halimbawa ng layunin ay "makapag-usap sa Hindi tungkol sa aking mga paboritong pelikula sa loob ng tatlong minuto."

Kaya ano ang mga gawain? Ang mga gawain ay ang mga aksyon na gagawin mo upang maabot ang isang layunin. Hatiin ang isang layunin at nasa iyo ang iyong mga gawain. Kadalasan ang mga ito ay mga solong kaganapan (bagaman maaari nilang ulitin). Ang isang gawain ay maaaring "matuto ng tatlong bagong pandiwa ng Hindi" o "mag-aral ng Hindi sa loob ng 30 minuto."

Ang mga gawain—hindi mga layunin o layunin—ang kabilang sa pang-araw-araw na listahan ng dapat gawin.

8. Panatilihing Hiwalay ang Mga Layunin at Layunin

Sa isang perpektong mundo, marami sa mga gawaing nagagawa mo araw-araw ay sa paghahangad ng isang mas malaking layunin. Dapat mong malaman kung ano ang iyong mga layunin, ngunit hindi mo kailangang isulat ang mga ito sa iyong pang-araw-araw na listahan ng gagawin.

Sa halip, isulat ang iyong mga layunin at layunin sa ibang lugar. Baka ganun pa rin in iyong to-do list app o notebook, ngunit wala sa listahang tinitingnan mo araw-araw. Ang iba pang mga lugar na maaari mong isulat ang mga layunin ay ang iyong journal o isang note-taking app.

Sumangguni sa iyong mga layunin paminsan-minsan. Suriin ang mga ito at baguhin ang mga ito. Huwag mo lang hayaang makaabala sila sa mga partikular na bagay na kailangan mong gawin ngayon.

9. Tingnan ang Iyong Listahan ng Gagawin Madalas

Ang isang listahan na tiningnan ay isang ginamit na listahan. Isang epektibong listahan ng gagawin ang gagabay sa iyo sa buong iyong araw, na nangangahulugang kailangan mong tingnan ito nang madalas. Tingnan ito tuwing umaga upang maghanda sa pag-iisip para sa darating na araw. Tingnan mo ito pagkatapos ng tanghalian para malaman mo kung ano pa ang kailangan mong pagtuunan ng pansin para sa natitirang bahagi ng araw. Baguhin ito sa pagtatapos ng araw upang muling iiskedyul ang mga gawaing napalampas mo.

Ugaliing tingnan ang lahat ng iyong pinlano para sa darating na linggo nang maaga upang mas maplano mo ang iyong oras at gumawa ng mga pagsasaayos.

Sa araw, kung nagsisimula kang makaramdam ng pagkawala sa iyong ginagawa o kailangan mo ng pahinga mula dito, tingnan ang iyong listahan ng gagawin para sa isang bagay na maliit at madali (isang hindi gaanong mahirap na gawain na hindi nangangailangan ng mataas na pokus) na iyong maaaring humarap sa pansamantala.

Kapag mas tinitingnan mo ang iyong listahan, mas mapagkakatiwalaan mo ito. Kung mas pinagkakatiwalaan mo ito, mas hindi mo kailangang tandaan kung anong mga gawain ang dapat mong gawin. Kung mas kaunti ang dapat mong tandaan, mas pinalaya mo ang iyong isip upang tumuon sa gawaing nasa kamay.

10. Gawing Scannable ang Iyong To-Do List

Kung titingnan mo nang madalas ang iyong listahan ng gagawin, mabilis mong malalaman kung gaano kapaki-pakinabang na makita kung ano ang kailangan mo sa isang sulyap.

Gumamit ng mahigpit na wika o shorthand upang isulat ang iyong mga gawain. marami apps magkaroon ng mga priyoridad na rating, bituin, tag, at iba pang mga detalye na maaari mong idagdag sa mahahalagang gawain upang maging kapansin-pansin ang mga ito. Color-code ang iyong mga gawain kung makakatulong iyon. Ilapat ang mga icon na nagbibigay sa iyo ng higit pang impormasyon tungkol sa gawain, tulad ng kung nangangailangan ito ng tawag sa telepono o nauugnay sa pangangalagang pangkalusugan. Gaano man kabilis ang pagtingin mo sa iyong listahan ng dapat gawin, dapat ay makapag-ani ka ng maraming impormasyon tungkol sa kung ano ang kailangang gawin.

Lagyan ng tsek ang mga Kahong iyon

Ang isang mahusay na listahan ng gagawin ay nasa puso ng personal na pagiging produktibo. Napakasayang makahanap ng app at proseso sa pamamahala ng gawain na gumagana para sa iyo. Ang pagsuri sa mga item sa iyong listahan ay nagbibigay sa iyo ng pakiramdam ng tagumpay at ito ay isang mahalagang elemento ng pagiging maayos. Ang isang maaasahang to-do system ay ginagawang mas madali at hindi gaanong nakaka-stress ang buhay.