Зробіть більше: спробуйте ці 10 простих порад щодо кращих списків справ

Наскільки ефективний ваш список справ? Чи допомагає це вам спланувати свій день? Чи спонукає це вас визначити пріоритети правильних завдань? Або це нескінченний список речей, які ви відчуваєте винними за те, що ще не зробили, і тепер ви не збираєтеся робити жодного з них? Хороший список справ має служити вам. Ви не повинні бути у його милості. 

Найкращі списки справ щодня спрямовують вас у правильному напрямку та допомагають зосередитися на найважливіших завданнях. За допомогою правильних стратегій список справ також може допомогти вам досягти більших цілей. Ось що вам потрібно знати, щоб ваш список справ працював на вас.

(Фото: Володимир Грищенко на Unsplash)

1. Виберіть правильний додаток (або папір)

Першим кроком до створення кращого списку справ є рішення, де його зберігати. Важливо, щоб вам сподобалася програма чи блокнот, які ви використовуєте для свого списку справ, інакше ви можете не дотримуватися цього.

Зверніть увагу, як я сказав «блокнот?» Незважаючи на те, що розміщення списку справ у програмі має багато переваг (і я перелічу їх за мить), у папері немає нічого поганого! Якщо папір вам підходить, чудово. Аналогічно, проста електронна таблиця або документ для обробки тексту теж підійде. Використовуйте інструмент, який підходить саме вам.

Однак цифрові списки справ мають ряд переваг перед паперовими, і добре принаймні знати, що це таке, навіть якщо ви в кінцевому підсумку використовуєте папір. Деякі переваги:

• Їх легко редагувати, а це означає, що ви можете швидко оновлювати інформацію,

• У них є вбудовані нагадування,

• Їх дуже важко втратити, оскільки сам список зазвичай зберігається в хмарі,

• Ви можете сортувати свої завдання за пріоритетом, терміном виконання або в алфавітному порядку та

• Ви можете призначати завдання іншим людям і отримувати сповіщення, коли вони їх виконають.

Якщо ви він має на ринку програми для списку справ, яка з них найкраща? Випробувавши десятки з них, я схильний рекомендувати Todoist, Asana, і Речі частіше за інших. Але є багато інших варіантів. OmniFocus добре підходить для людей, які додають багато деталей до своїх завдань. Trello розмовляє з людьми, які орієнтуються на зір. Microsoft To Do добре працює з Office і Windows 10. Google Tasks чудово підходить для інтеграції з Google Workspace. Habitica може привернути вашу увагу, якщо вам подобається гейміфікація. І так далі.

2. Складіть більше одного списку

Ви не повинні мати лише один список справ. У вас має бути кілька списків, які охоплюють основні категорії вашого життя, наприклад, робочі завдання, особисті справи та домашні справи. Наявність кількох списків допоможе вам зосередитися. Коли ви на роботі, ви не хочете відволікатися на свій особистий список. Коли ви вдома, ви не хочете бути обтяженими думками про свої службові обов’язки.

Не стримуйте. Складайте списки для всього, що ви думаєте! Корисні залишаться. Ви можете відмовитися від будь-якого, що в кінцевому підсумку не стане вам корисним. 

Деякі інші ідеї:

• Покупки,

• Коли-небудь (де ви записуєте неважливі завдання, які ви можете зробити коли-небудь),

• вихідні (щодо всього, що ви хочете зробити на вихідних, але не хочете відволікатися протягом тижня), і

• Домашні завдання для дітей.

Пам’ятайте, що ви можете будь-коли додати нові списки або перейменувати їх.

3. Запишіть свої завдання як Soon як ви думаєте про них

Коли в голові з’явиться нове завдання, запишіть його якомога швидше. Додавання завдань, коли ви думаєте про них, заважає вам зупинятися на них. Після того, як це буде записано, вам більше не потрібно його згадувати, щоб ви могли очистити цю думку зі свого мозку.

Якщо у вашій програмі для завдань є комбінація клавіш для додавання нового завдання, дізнайтеся її. Якщо у вашій програмі є ярлик для мобільного телефону, налаштуйте його.

Для тих, хто користується папером, тримайте біля себе трохи скрап-папіру, коли ви працюєте, щоб швидко записувати відволікаючі думки, а потім копіювати їх у свої офіційні списки справ, коли це зручно.

Додавання термінів виконання до завдань у вашому Asana список справ допомагає визначити пріоритети.

4. Призначте терміни виконання

Кожного разу, коли завдання має термін виконання, додайте його. Бачення часу виконання завдань допомагає розставляти пріоритети.

Не для кожного завдання потрібен чіткий і швидкий термін виконання, але іноді все одно допомагає додати його з двох причин.

По-перше, більшість справ apps дайте вам змогу побачити, що потрібно зробити сьогодні, завтра та пізніше протягом тижня, незалежно від того, до якого списку вони входять. Таким чином, ви зможете побачити все, що потрібно зробити сьогодні, і зрозуміти, як пройде день. Ви також можете витратити хвилинку, щоб перепланувати деякі завдання, якщо ви відчуваєте себе пригніченими, просто дивлячись на все, що потрібно зробити протягом наступного тижня.

По-друге, призначаючи терміни виконання вашим завданням, ви ефективно плануєте свій тиждень, що є чудовою стратегією управління часом.

5. Щодня переглядайте свої списки справ

Почніть кожен день з огляду на свій список завдань і оцінки, чи це розумно. Потім перегляньте його.

Якщо у вас заплановано занадто багато завдань на день, і ви знаєте, що не впораєтеся з усіма, ви налаштовуєте себе на невдачу.

6. Обмежтеся 3–5 завданнями щодня

Який ваш щоденний ліміт завдань? Це залежить від того, які завдання ви записуєте і наскільки важко їх виконати. 

Для більшості людей я рекомендую почати з обмеження трьох-п’яти завдань на день. Це може звучати не так багато, але якщо ви зосередитесь на тому, щоб записати три найважливіші речі, які вам потрібно зробити сьогодні, ви можете виявити, що це вже дуже багато, щоб зробити.

Чому б не написати більше? Якщо ви записали занадто багато завдань і не впоралися з усіма, вам доведеться відкласти їх на інший день. Це означає перестановку пріоритетів і зміну списку, що є непотрібною роботою, яка викликає стрес і може відчувати себе невдачею.

Маючи невелику кількість завдань, ви, швидше за все, їх завершите. Чим більше ви виконаєте всі свої завдання, тим краще ви будете відчувати свої списки справ у цілому. Це позитивне відчуття може підштовхнути вас до подальшого розвитку.

Ваші три-п’ять завдань мають бути важливими для вас повинен робити. І не більше двох з них мають бути рутинними завданнями, як-от щоденний прийом ліків. Зосередьтеся на своєму намір на день. Ось що ви повинні записати.

З часом відстежуйте, скільки завдань ви відмічаєте щодня (найкращі справи apps відстежуйте це для вас), і ви отримаєте уявлення про потрібну кількість завдань для вас, якщо це не три-п’ять.

Todoist відстежує, скільки завдань ви виконуєте щодня й тижня, і створює діаграму, що показує ваш прогрес.

7. Поставте завдання у свій список справ, а не цілі

Має значення те, що ви пишете у своєму списку справ. Додайте завдання до своїх списків, а не цілі та цілі. Для цього потрібно знати різницю між ними.

Цілі – це великі досягнення або бажані результати. Зазвичай їх важко визначити кількісно. Прикладом є «стати вільно володіти гінді». Внесення цього до списку справ буде не дуже ефективним.

Цілі є маркерами на шляху до досягнення мети. Набагато легше переплутати їх із завданнями, оскільки цілі більш конкретні та піддаються кількісному виміру. Приклад мети: «вміти розмовляти хінді про мої улюблені фільми протягом трьох хвилин».

То що таке завдання? Завдання – це дії, які ви робите для досягнення мети. Розбийте ціль, і у вас є свої завдання. Дуже часто це поодинокі події (хоча вони можуть повторюватися). Завданням може бути «вивчити три нових дієслова хінді» або «вивчати гінді протягом 30 хвилин».

Завдання, а не цілі чи завдання, входять до щоденного списку справ.

8. Тримайте цілі та завдання окремо

У ідеальному світі багато завдань, які ви виконуєте щодня, будуть спрямовані на досягнення більшої мети. Ви повинні знати, які ваші цілі, але вам не потрібно записувати їх у свій щоденний список справ.

Замість цього запишіть свої цілі та завдання в іншому місці. Може все ще буде in ваш додаток зі списком справ або блокнот, але не в списку, який ви переглядаєте щодня. Інші місця, де ви можете записати цілі, — це ваш щоденник або додаток для нотаток.

Час від часу звертайтеся до своїх цілей. Перевірте їх і перегляньте їх. Просто не дозволяйте їм відволікати вас від конкретних справ, які вам потрібно зробити сьогодні.

9. Часто переглядайте свій список справ

Переглянутий список – це список використаних. Ефективний список справ допоможе вам по всьому ваш день, а це означає, що вам потрібно часто переглядати його. Дивіться на нього щоранку, щоб подумки підготуватися до майбутнього дня. Подивіться на це після обіду, щоб знати, на чому ще потрібно зосередитися протягом дня. Перегляньте його в кінці дня, щоб перепланувати завдання, які ви пропустили.

Візьміть за звичку заздалегідь переглядати все, що ви запланували на наступний тиждень, щоб краще планувати свій час і вносити зміни.

Протягом дня, якщо ви починаєте відчувати себе розгубленими в тому, що робите, або вам потрібно відпочити від цього, подивіться на свій список справ, щоб знайти щось невелике та легке (менш складне завдання, яке не вимагає високої концентрації), що ви тим часом можна впоратися.

Чим більше ви будете дивитися на свій список, тим більше ви будете йому довіряти. Чим більше ви йому довіряєте, тим менше вам доведеться пам’ятати, які завдання ви повинні виконувати. Чим менше вам потрібно пам’ятати, тим більше ви звільняєте свій розум, щоб зосередитися на поставленому завданні.

10. Зробіть ваш список справ доступним для сканування

Якщо ви часто переглядаєте свій список справ, ви швидко зрозумієте, наскільки корисно відразу побачити, що вам потрібно.

Для написання завдань використовуйте жорстку мову або скорочення. Багато apps мати пріоритетні оцінки, зірочки, теги та інші деталі, які можна додати до важливих завдань, щоб вони виділилися. Позначте свої завдання кольором, якщо це допомагає. Застосовуйте значки, які надають вам більше інформації про завдання, наприклад, чи вимагає воно телефонного дзвінка чи пов’язане з охороною здоров’я. Незалежно від того, як швидко ви переглядаєте свій список справ, ви зможете отримати багато інформації про те, що потрібно зробити.

Установіть ці поля

Чудовий список справ лежить в основі особистої продуктивності. Дуже приємно знайти програму та процес для керування завданнями, які працюють саме на вас. Відмічання пунктів у вашому списку дає відчуття виконаного завдання та є ключовим елементом організації. Надійна система справ робить життя легшим і менш напруженим.