Огляд Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premium — це найбагатший постачальник послуг хостингу електронної пошти, який ми перевіряли, що цілком зрозуміло, оскільки він існує так довго. Послуга спрощує налаштування домену та електронної пошти для будь-якого розміру бізнесу та має багато інструментів міграції та імпорту, якщо ви прийшли з іншої платформи.

Включаються локальні та веб-версії повного пакету Microsoft Office, а також доступ до більш просунутих інструментів Microsoft, таких як SharePoint та Intune, для керування пристроями. Ви також можете придбати широкий спектр додаткових послуг, таких як Microsoft 365 Business Voice, і ці пропозиції доступні від Microsoft або її великої партнерської екосистеми. Він може коштувати дорожче, але лише з огляду на його список функцій він є очевидним переможцем у виборі редакції.

Ціни Microsoft 365 Business Premium

Вартість послуги починається від 20 доларів США за користувача на місяць. Це може швидко додатися для великих організацій, але, як уже згадувалося, його енциклопедичний список функцій робить гроші вартими. Business Premium також має щедрі базові функції за такою ціною, які включають 50 ГБ хостингу електронної пошти та 1 ТБ хмарного сховища Microsoft OneDrive на додаток до хостингу домену. Це чудовий загальний список, хоча наш інший вибір редакції, Google Workspace Business Standard, лідирує з колосальними 2 ТБ пам’яті для поштової скриньки.

Ви можете довіряти нашим оглядам

З 1982 року PCMag випробував і оцінив тисячі продуктів, щоб допомогти вам прийняти кращі рішення про покупку. (Читайте нашу редакційну місію.)

Більш привабливим для більшості компаній, особливо в новій і розподіленій гібридній моделі роботи, є те, що ви отримуєте підписку на Office 365 як частину пакета для кожного користувача, який включає Microsoft Teams і хостинг SharePoint Online. Чого ви не отримаєте, так це безстрокової ліцензійної версії Office, яку Microsoft нещодавно назвала Офіс LTSC.

Однак ви отримаєте пакетну підписку Intune, яка обробляє керування пристроями, тож ви зможете застосовувати апаратні політики для домашніх сценаріїв BYOD, чого зараз не пропонує жоден інший конкурент на хостингу електронної пошти.

Ви також отримаєте дві форми додаткової безпеки. По-перше, це Microsoft Azure Information Protection (AIP). Це програма для класифікації вмісту, яка дозволяє позначати документи різними класифікаціями та призначати різні рівні захисту та доступу до них на основі цих тегів. Другим заходом безпеки є Microsoft Defender для 365. Це оптимізована для 365 версія платформи Microsoft Defender Security, яка забезпечує антивірусний і шкідливий захист даних і кінцевих точок. Microsoft не зробила жодних спроб, і ви можете спробувати послугу безкоштовно протягом одного місяця, відвідавши веб-сайт компанії. За ці гроші рівень Business Premium, ймовірно, буде найпопулярнішою покупкою для більшості компаній.

Однак, якщо все це занадто багато або непотрібно для вас, є варіанти з меншою вартістю. Видання Microsoft 365 Business Basic коштує всього 5 доларів США на користувача на місяць і включає Microsoft Teams, але передає користувачів до веб- та мобільних версій Office. apps без настільних версій. Наступним найдешевшим є Microsoft 365 Apps, який коштуватиме 8.25 доларів США на користувача на місяць, але включає лише Office Premium apps (на комп’ютері та в Інтернеті) і сховище OneDrive. Співпраця з Microsoft Teams і SharePoint не входить до цього рівня.

Нарешті, рівень Microsoft 365 Business Standard повинен працювати для багатьох невеликих магазинів. Це починається від 12.50 доларів США на користувача на місяць і включає все в преміум-версії, крім Azure Information Protection, Defender та Intune. Хоча ціни вказані як за користувача на місяць, усі рівні вимагають щорічних зобов’язань.

Порівняно з нашим іншим переможцем вибору редакції, Google Workspace Business Standard, Microsoft 365 Business Premium, безумовно, є дорожчим, тим більше, що Google надає таке величезне сховище для поштової скриньки всього за 12 доларів США на користувача на місяць для стандартного рівня. Однак у комплекті Google apps вони не настільки повні, як Microsoft, особливо для керування даними, користувачами та пристроями. Це може коштувати дорожче, але Microsoft 365 все ще є потужнішою платформою.

Налаштування Business Premium

Як і в будь-якій службі хостингу електронної пошти, налаштування часто є найважчим. Тим не менш, Microsoft виконала хорошу роботу, розрізавши традиційно громіздкі частини, оскільки використовує керований процес налаштування. Він проведе вас через усі основні кроки, такі як завантаження Office для кожного клієнта, додавання вашого доменного імені (включаючи можливість міграції з іншого хосту), налаштування Teams, а потім увімкнення запобігання втраті даних (DLP), що захищає від будь-хто, хто розкриває ваші конфіденційні дані. На останньому етапі ви можете налаштувати захист для користувачів мобільних додатків, увімкнувши шифрування даних та застосувавши такі дії, як повторна аутентифікація через певну кількість хвилин.

Оскільки копія Office, яку ви встановлюєте, уже попередньо пов’язана з вашим обліковим записом, у налаштуваннях немає нічого, крім запуску програми встановлення та, в рідкісних випадках, надання даних для входу. Мені дуже сподобалося, що ви можете зробити це для п’яти пристроїв на одного користувача. У сучасному світі нерідко є настільний комп’ютер, ноутбук і кілька мобільних пристроїв, тому мати ліцензію, яка охоплює все це, не тільки зручно, але й економить гроші.

Керувати користувачами також легко. Після того, як ви додасте користувача, ви отримаєте додаткову плату за кожного користувача на місяць, але крім введення базової інформації та встановлення початкового пароля, більше нічого не потрібно робити.

Якщо вам потрібен більш детальний контроль над своїм середовищем, як і більшість великих компаній, є зручний центр адміністрування. Тут ви зможете точно налаштувати такі параметри, як керування загрозами, правила потоку пошти, політики пристроїв і подібні ІТ-обслуговування. Ще одна приємна особливість полягає в тому, що Microsoft 365 Business Premium вже налаштовано стандартні найкращі методи, коли справа доходить до безпеки та керування користувачами. Це означає, що більшість малих і середніх підприємств (SMB) можуть просто налаштуватися та почати, знаючи, що послуга задовольнить їхні основні ІТ-потреби з коробки.

Якщо вам потрібно більше або щось інше, ви завжди можете змінити щось у центрі адміністрування. Хоча ця частина сервісу, безумовно, призначена для ІТ-спеціалістів, центр адміністрування дуже добре організований. Я міг швидко знайти те, що шукав, і отримати доступ до відповідних інструментів керування.

У той час як PCMag пропонує глибоке занурення в інструменти пакету Office 365, огляд хостингу електронної пошти не буде повним без огляду електронної пошти та інструментів для спільної роботи. Це важливіше, ніж будь-коли, зараз, коли ми всі рухаємося до нової гібридної норми.

Співпраця в Microsoft 365 Business Premium, по суті, стосується Microsoft Office у поєднанні з Teams, OneDrive та SharePoint. Якщо ви користувалися цими apps окремо, вам сподобається, як вони тут працюють разом. Що стосується клієнта електронної пошти, то серцем користувацького досвіду є, звичайно, Microsoft Outlook.

Більшість користувачів мають певний досвід роботи з Outlook на робочому столі, але з 365 Business дійсно захоплюючі речі відбуваються у веб-клієнті. Нещодавнє доповнення, Microsoft Editor, є відповіддю Microsoft на Grammarly. Він працює на всіх apps у пакеті Office, але лише на веб-сторінці. Є ще одна зручна функція, яка дозволяє швидко додавати файли, пов’язані з ланцюжком бесіди, без необхідності шукати ланцюжок. Наразі це працює лише з документами OneDrive, але це приємно мати, якщо ви випадково використовуєте веб-клієнт.

Якщо у нас є проблеми з Microsoft 365, ось воно: веб-клієнт повинен працювати в будь-якому браузері, але Microsoft справді зосередилася лише на Windows і macOS. Якщо ви спробуєте використовувати веб-програму Microsoft 365 Office через браузер Linux, майже напевно виникнуть проблеми з сумісністю. Так, apps загалом можна використовувати, але ви отримуєте набагато більш плавний досвід роботи з двома комерційними операційними системами. Сподіваємось, це зміниться тепер, коли Microsoft працює над кращою інтеграцією Linux з Windows.

Навіть якщо врахувати лише комерційні операційні системи, macOS все ще помітно відстає від Windows, коли справа доходить до роботи Outlook. Організація та розширені функції, безумовно, відстають, чого більше не повинно бути. Microsoft також більше зосередилася на розширенні своєї веб-версії Office, ніж на еквівалентах для настільних комп’ютерів.

Наприклад, окрім згаданої вище функції редагування, Редмонд вніс дуже зручну зміну в календар. Якщо вам довелося запланувати відеоконференцію під час пандемії, вам, напевно, довелося зробити це для більшої кількості людей, ніж зазвичай, що означає просіяти довгий список розкладів, поки не знайдете відкритий слот, який підходить для всіх. — зазвичай через два-три місяці після того, як ви хотіли провести зустріч. Тепер Outlook може виконувати цю роботу за вас, використовуючи штучний інтелект (AI), щоб рекомендувати час, який найкраще працюватиме, залежно від доступності кожного. Якщо хтось не може встигнути, є структурований спосіб запропонувати інший час. Це чудово, але це працює лише у веб-клієнті Outlook, а не в настільній версії.

Інтеграція з Microsoft Teams є обов’язковою, але, тим не менш, важливою. Існує опція за допомогою однієї кнопки, щоб додати нараду Teams до будь-якої події наради. Варто зазначити, що запрошеним не потрібно мати клієнта Teams для відвідування, хоча це забезпечує найкращий досвід.

SharePoint — це ще один компонент Microsoft 365, який, ймовірно, недостатньо використовується більшістю клієнтів, оскільки його запуск і запуск може бути непростим. Але якщо вам потрібно централізоване розташування для організації, планування та співпраці над документами з увімкненим керуванням змінами, це спосіб зробити це. У ньому також є керування завданнями та робочим процесом, тому може бути трохи складно вирішити, з чого почати, і вам може знадобитися допомога ІТ, але як тільки ви отримаєте план використання SharePoint, інші функції будуть органічно розвиватися.

Адміністрація та безпека

Microsoft добре працює як із безпекою, так і з конфіденційністю. Двофакторна аутентифікація є поширеною, і під нею є різноманітні функції захисту даних. У центрі адміністрування ви можете налаштувати політики DLP, які переглядають дані та автоматично класифікують те, що вони розпізнають, створюючи правило, наприклад, яке класифікує файл як приватний, коли політика DLP знаходить у ньому номер соціального страхування. Ви також можете вказати такі операції, як автоматичне шифрування документа або обмеження доступу та прав користувача.

На стороні електронної пошти є шифрування повідомлень Microsoft 365 та онлайн-архівування Exchange. Перший додає шифрування та права доступу до ваших електронних листів, тому лише призначений одержувач може переглядати їх. Він включено в Microsoft 365, але він також працюватиме в Gmail та інших системах електронної пошти.

Архівування Exchange Online дозволяє адміністраторам встановлювати політику архівування та збереження електронної пошти. Ви можете призначити електронні листи певного віку, які автоматично видалятимуться або безпечно зберігатимуться в хмарі, і ви можете зробити це на основі політики щодо вмісту. Наприклад, організація охорони здоров’я може автоматично видаляти більшість старих електронних листів, безпечно архівуючи лише ті, які необхідні для проходження майбутнього аудиту HIPAA. Хоча жодна служба не є куленепробивною, коли справа доходить до безпеки, Microsoft веде велику боротьбу.

Все це відбувається в центрі адміністрування, але це представлення пропонує більше, ніж просто безпеку. Ви перейдете сюди, щоб керувати пристроями та додавати, видаляти чи змінювати ідентифікатори користувачів. На передній панелі також є гарна інформаційна панель, на якій система повідомить вас про будь-які проблеми або нагальні потреби, пов’язані з вашим обліковим записом. Простої служби, проблеми з безпекою, проблеми користувачів, DLP-запити — все це з’явиться тут разом із інструментами, які вам знадобляться для вирішення проблем. Нарешті, ІТ-адміністратори, які часто пересуваються, також можуть отримати доступ до центру адміністрування через мобільний додаток Microsoft 365, доступний як на iOS, так і на Android. Програма забезпечує миттєвий доступ до будь-якого сповіщення, хоча вам знадобиться доступ до повної програми веб-адміністратора для вирішення більш складних проблем.

Якщо дотримання нормативних вимог є частиною вашої роботи, знайте, що Microsoft має центри обробки даних, розподілені в США та Північній Європі. Усі вони пройшли аудит SOC та досягли статусу відповідності стандартам SOC 1 Type2, SOC 2 та SOC 3. І якщо у вас є угода про ділового партнера HIPPA (BAA), ця послуга покриватиме HIPAA і для вас.

Існує набагато довший список правил, які підтримує Microsoft 365, але важливіші новини зосереджуються навколо диспетчера відповідності. Це інструмент оцінки ризиків, орієнтований на робочий процес, який допоможе вам керувати всіма дрібними деталями будь-якого нормативного акту, який вам потрібно підтримувати. Після того, як ви його налаштуєте, це включатиме такі речі, як контроль і збереження даних, політики безпеки та журнали аудиту.

Менеджер відповідності постійно сканує ці параметри і надає вам загальний показник відповідності на інформаційній панелі. Будь-які проблеми відображаються як сповіщення, і ви можете детально ознайомитися з ними, щоб отримати детальне пояснення та рекомендації менеджера з відповідності щодо їх вирішення. Налаштувати це буде щось на кшталт ведмедя, але як тільки ви запустите його, це може значно зменшити навантаження на відповідність вимогам ІТ.

Інтеграція сторонніх додатків

Microsoft раніше вигравала цю категорію, але Google Workspace та інші гравці на хостинг електронної пошти швидко наздоганяють. Тим не менш, на даний момент ми надаємо Microsoft перевагу завдяки партнерській системі, яка не тільки величезна, але й дуже зріла.

Звичайно, у списку ви знайдете звичайні назви, такі як Workspace, Slack, Trello та Zapier, але є ціла бібліотека інших apps і інтеграції, які ви можете підключити для конкретних видів завдань, робочих навантажень або потреб вертикального бізнесу. Ця бібліотека настільки велика, що значною мірою тому, що Microsoft традиційно посилює свої інструменти розробки і робить їх доступними практично безкоштовно для всіх, хто створює програмне забезпечення, сумісне з Windows. Це створило щасливу базу розробників, з якою навіть сьогодні може зрівнятися небагато інших компаній.

Золотий стандарт

Загалом, Microsoft 365 Business Premium — найкращий вибір у категорії хостингу електронної пошти. Навіть зважаючи на значний прогрес, досягнутий Google, пропозиція Microsoft все ще має значно кращі функції, а його досвід роботи з Інтернету на робочому столі є неперевершеним. Його інструменти дозволяють робити все: від керування електронною поштою до співпраці між командами за допомогою обміну повідомленнями, обміну документами та голосових або відеоконференцій.

Навіть суворо з точки зору хостингу електронної пошти, Microsoft 365 залишається провідним конкурентом. Налаштування, імпорт користувачів і керування ними, а також детальний рівень безпеки даних, запобігання втратам і керування відповідністю — усе це поєднується, чого ви просто не знайдете в інших місцях. Так, він дорожчий, ніж його конкуренти, але ви дійсно отримуєте те, за що платите: надзвичайно продумане та безпечне наскрізне рішення для підвищення продуктивності бізнесу, яке легко вибрати для нашої нагороди «Вибір редакції».