Замінити Microsoft Word на Google Docs? 8 простих порад, які допоможуть вам розпочати роботу

Microsoft Word, можливо, є найвідомішим текстовим процесором, але хмарні документи Google неухильно затьмарюють шановне програмне забезпечення Redmond серед економних користувачів Інтернету. Це не тільки безкоштовно, але й Документи Google пропонують безперебійні варіанти спільного доступу та доступні на будь-якому комп’ютері чи мобільному пристрої з Інтернет-з’єднанням.

Успіх Google спонукав Microsoft запропонувати інтернет-версії свого пакету Office, а також скорочену безкоштовну версію Microsoft Word для Інтернету. І хоча Документи Google більше не пропонують необмежений обсяг пам’яті безкоштовно, 15 ГБ — це багато документів. Якщо ви поміняли Word на Google Docs, читайте далі, щоб дізнатися про кілька прихованих прийомів.

Відкрийте для себе шаблони

Не знаєте з чого почати? Ознайомтеся з шаблонами, що входять до комплекту. Доступ до них із головна сторінка Документи наведіть курсор на значок плюса в нижньому правому куті та клацнувши Виберіть шаблон значок, який з’явиться. Або клацніть Файл > Створити > З шаблону всередині наявного документа.

Шаблони класифікуються за призначенням і включають форматовані зразки проектних пропозицій, інформаційних бюлетенів, кількох юридичних документів, листів з пропозицією про роботу, резюме, шкільних звітів тощо. Інші можна зробити доступними, встановивши спеціальні доповнення.

Розблокуйте офлайн-редагування

Єдина складність із хмарними службами — це доступ, коли у вас немає підключення до Інтернету, але Документи Google підтримують редагування в автономному режимі. Йти до Файл > Зробити доступним офлайн, а останню версію документа можна буде переглядати та редагувати, коли ви не підключені. Після відновлення з’єднання всі зміни будуть автоматично синхронізовані. Поверніться до Файл > Зробити доступним офлайн вимкнути його в будь-який час.

Переглянути історію версій

Ми всі любимо відстежувати зміни в документі, особливо якщо ним користується кілька людей. Ви повинні мати можливість повернутися в минуле, якщо хтось щось видалив випадково або ви просто передумали. Ось тут і з’являється історія версій Google.

У своєму документі натисніть значок Востаннє редаговано X днів/годин тому посилання вгору, відкрити Файл > Історія версій > Переглянути історію версій, або скористайтеся ярликом Ctrl+Alt+ Shift + H щоб побачити список зареєстрованих змін за датою та часом. Якщо кілька змін було внесено в один і той же день або за короткий проміжок часу, ці версії групуються як підзаписи в одному записі.

Для наочності версіям можна дати конкретні назви. Натисніть перемикач у верхньому правому куті, щоб відобразити версії документа, який ви назвали.

Створіть зміст

Зміст з номерами сторінок

Щоб отримати великі документи, які корисні для певної організації, див Вставка > Зміст і виберіть один із двох форматів (з номером сторінки або з синіми посиланнями).

Документи шукатимуть текст, оформлений як заголовок, і впорядковують його у верхній частині сторінки з посиланнями, які дозволяють перейти до цього розділу. Як ви створюєте стиль як заголовок? Виділіть текст, клацніть у полі «Стилі» та виберіть «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» тощо. (Або перейдіть до Формат > Стилі абзацу.)

Якщо ви створюєте заголовки після того, як опустите поле TOC у свій документ, клацніть кругову піктограму Оновити поруч зі своїм змістом, щоб зміни набули чинності. Ви також можете переглянути TOC на бічній панелі.

Google із Документів

Google Docs дозволяє легко проводити дослідження з одного вікна. Якщо вам потрібно знайти файл Google Диска або інформацію в Інтернеті, натисніть кнопку Дивитись кнопка (тая, яка виглядає як коробка з ромбом всередині) у нижньому правому куті документа.

Це відкриє нову панель із рядком пошуку, де ви шукаєте в Інтернеті або наявні документи. Останній позначається як Cloud Search для корпоративних облікових записів Workplace і Drive для особистих облікових записів. На робочому місці наведіть курсор на запис і натисніть значок плюса, щоб додати посилання на документ або вставити зображення. Щоб додати цитату з веб-пошуку до документа, наведіть на неї курсор і натисніть значок лапки.

Поділіться посиланням

Щоб поділитися документом, натисніть синій значок Поділитись у верхньому правому куті та введіть електронні адреси будь-яких одержувачів. Щоб надіслати пряме посилання на документ, натисніть Скопіювати посилання щоб отримати посилання для спільного доступу, але лише ті, хто додано до списку спільного доступу, зможуть відкрити його.

Змініть дозволи, натиснувши Поділитися > Змінити для всіх, хто має посилання, що дозволяє будь-кому, хто має URL-адресу, переглядати документ, навіть якщо ви спеціально не ввели адресу електронної пошти. Потім укажіть, чи є ці люди глядачами, коментаторами чи редакторами. Щоб заблокувати його пізніше, змініть його на Обмежений.

Коли всі рішення прийняті, натисніть Скопіювати посилання з цієї сторінки, щоб отримати посилання для спільного доступу.

Додати нові шрифти

Документи Google підтримують понад 30 шрифтів на панелі інструментів, що випадає, але є більше, що приховані на виду. Клацніть у меню шрифтів і виберіть Більше шрифтів на вершині. Це відкриє меню інших шрифтів, які потрібно додати до Документів, перш ніж їх можна буде використовувати.

Натисніть Показати: усі шрифти Меню і виберіть дисплей для попереднього перегляду шрифтів. Натисніть на шрифт, щоб додати його до списку активних шрифтів Мої шрифти. Клацання OK щоб зберегти нові шрифти у вашому активному списку.

Вставте спеціальні символи

Існує кілька способів ввести спеціальні символи в Google Docs. відчинено Вставка > Спеціальні символи для бази даних, наповненої об’єктами, які ви можете вставити, включаючи символи, емодзі, розділові знаки, символи та знаки наголосу, які нелегко зробити за допомогою стандартної клавіатури. Знаєте, що вам потрібно, але не знаєте, як це називається? Намалюйте його, і Google Docs дасть вам результати.

Простішим способом зробити це може бути меню «Підстановки», де ви можете ввести одне, а в Документах Google відобразиться щось інше. Йти до Інструменти > Налаштування > Підстановки і ви можете додати символи в стовпець «Замінити», які будуть замінені символом у стовпці «З», наприклад, коли ви пишете (c), щоб створити символ ©.

Єдиним недоліком є ​​те, що екран підстановок не дозволяє безпосередньо вибрати спеціальний символ, але принаймні ви можете додати його до документа та скопіювати його. Наприклад, якщо ви хочете легко створити Ĉ, ви можете створити заміну, де написання «c^» перетворюється на потрібний символ.