Найкращі постачальники бізнес-хмарних систем зберігання та спільного використання файлів

Хмарне сховище – це набагато більше, ніж просто місце для зберігання даних вашої компанії. Звичайно, це ще одна буква диска, на якій користувачі можуть ділитися файлами, але з керованою хмарною службою, яка стоїть за ними, ці платформи пропонують кілька інших можливостей, які не можуть мати локальне сховище. Ми говоримо про такі речі, як еластична ємність, вбудоване редагування з багатокористувацькими версіями та краща безпека. Більшість із них також пропонують інтеграцію додатків з рештою вашого портфоліо хмарних послуг, особливо з іншими постачальниками сховища та резервного копіювання бізнесу.

Якщо ваші співробітники все ще працюють з дому через пандемію, і особливо якщо це може стати постійним, ресурс хмарного сховища є базовим компонентом при створенні гібридного робочого простору для співпраці в Інтернеті. Це також допомагає, якщо ви переходите до повноцінного середовища настільних комп’ютерів як послуга (DaaS). Один із них вам знадобиться не лише для зберігання й упорядкування ваших даних, а й для базової співпраці, особливо для захисту даних та детальних дозволів. Інтеграція означає, що навіть якщо основна робота виконується в іншій програмі, наприклад Salesforce або Slack, усі ці переваги все одно діють.

Ви можете довіряти нашим оглядам

З 1982 року PCMag випробував і оцінив тисячі продуктів, щоб допомогти вам прийняти кращі рішення про покупку. (Читайте нашу редакційну місію.)

На жаль, та сама широта можливостей також може викликати труднощі. Величезна кількість функцій, які пропонують постачальники, щоб конкурувати та відрізнятися, може ускладнити визначення того, що вам потрібно. Однак є деякі ключові міркування, які потрібні кожному. Наприклад, будь-яке рішення для хмарного сховища для бізнесу має бути доступним, відстежуваним і безпечним. Це означає доступ з будь-якого місця через хмару, журнал про те, хто до чого і коли звертався, а також службу, яка захищає дані за допомогою контролю доступу, резервного копіювання та шифрування.

На рівні ІТ адміністратори повинні знати, в якій хмарі зберігаються їхні дані та де розташовані ці центри обробки даних. Це може бути складним не тільки тому, що деякі постачальники неохоче поширюють цю інформацію, але й тому, що багато рішень покладаються на посередників із доданою вартістю (VAR) для виробництва своїх ресурсів хмарного сховища. Це створює внутрішнє болото, де може бути важко визначити, де зберігаються біти. Нижче ми обговоримо всі ці питання більш детально.

Що робити для обміну файлами бізнес-класу?

Позитивною стороною цього постійно зростаючого списку функцій є те, що розумні організації можуть знайти нові та креативні способи використання своєї інфраструктури зберігання. Хмарне сховище означає, що ви можете налаштувати службу, щоб вона діяла як легка система керування документами або навіть менеджер робочих процесів, який контролює те, як ваші дані проходять через ланцюжок користувачів. Або ви можете зосередитися на спільній роботі та функціях обміну файлами, щоб співробітники могли редагувати ті самі файли в командному просторі, захищаючи свою роботу за допомогою версій.

Цей вид настроюваності зараз важливіший, ніж будь-коли. Згідно з нещодавнім опитуванням від GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Принаймні 50 відсотків американської робочої сили тепер налаштований на віддалену роботу. Відхід працівників від моделі роботи центрального офісу може кардинально змінити спосіб виконання роботи. Зберігання та отримання даних вашої компанії потрібно адаптувати, і жоден інший метод зберігання не може впоратися з цими змінами так легко, як хмарна служба.

Біда полягає в тому, що ефективне налаштування вимагає планування, особливо коли це налаштування стосується важливих робочих процесів. Те, що постачальник сховища має довгий список функцій, не означає, що ви автоматично скористаєтеся всіма ними. Знання, які функції найкраще працюватимуть і в якій комбінації — це планування, яке можете робити лише ви, ваш ІТ-персонал та ваші головні бізнес-менеджери.

Спочатку зосередьте свої зусилля на плануванні лише на ключових робочих процесах і почніть з малого. Зверніть увагу на основні можливості, особливо надійну доступність, ефективне резервне копіювання, безпечне зберігання, а також керування користувачами та групами. Коли ви знаєте, як ви хочете, щоб усе це працювало, коли ваші працівники настільки широко розповсюджені, ви можете розширюватися до автоматизованого робочого процесу, співпраці та інтеграції сторонніх додатків. Іноді інтеграцію основних програм слід розглянути раніше, наприклад, якщо ваш бізнес стандартизований на певній платформі продуктивності. (тобто магазини Google виберуть Google Drive, а Microsoft 365, швидше за все, OneDrive).

Легке «підключення» до вашого іншого Apps

Якщо у вас немає очевидної мети інтеграції, як-от Google Workspace, хороша новина полягає в тому, що хмара спростила для різних постачальників спілкування один з одним за допомогою відкритих стандартів. Сьогодні ви можете поєднувати рішення хмарного сховища з довгим списком поточних систем продуктивності та керування документами. Якщо вам потрібно зайти так далеко, щоб виконати користувацьке кодування, більшість постачальників пропонують API REST, щоб ви могли обмінюватися даними та викликати функції між різними службами програм. Якщо все, що вам потрібно, це краща автоматизація, то такі служби, як IFTTT або Zapier, можуть дозволити будь-кому створювати автоматизацію coss-додатків із досить низькою кривою навчання.

Хмарні компанії також бачать цінність інтероперабельності, хоча в першу чергу намагаються вирішувати її у високоцінних категоріях клієнтів і вертикалях. Наприклад, такі постачальники, як Microsoft і Salesforce, мають величезні партнерські екосистеми з великими каталогами цільових пропозицій послуг. Партнер бере основні продукти компанії, як-от Microsoft 365, і створює інтеграції та функції робочого процесу, використовуючи цей продукт і одну або кілька хмарних служб сторонніх розробників. Ці рішення створені для залучення конкретних видів бізнесу або вертикалей.

Так, наприклад, Vendor X може створити комплексне рішення з управління орендою для компаній з управління нерухомістю у великих містах. Це рішення може використовувати базу даних про власність, пов’язану з Salesforce CRM. Це посилання відповідатиме об’єктам потенційних орендарів. Звідти він може автоматично зіставляти тип орендаря та тип власності з потрібним шаблоном оренди, що зберігається в іншій базі даних або в системі керування договорами чи документами. Ці договори оренди заповнюються за допомогою редагованих PDF-документів, які потрапляють у робочий процес затвердження або назад у структурі Salesforce або в іншому середовищі продуктивності, як-от Google Workspace або Microsoft 365.

Звичайно, чим більше сторонніх послуг використовує таке рішення, тим вище ціна на одного користувача на місяць. Але той факт, що ви можете об’єднати таке індивідуальне рішення, використовуючи лише архітектуру хмарної служби плагіна, є привабливим, оскільки дозволяє досить легко змінювати постачальників послуг.

Отже, якщо ви хочете використовувати службу хмарного сховища дуже особливим чином, обов’язково сплануйте, щоб точно зрозуміти, які користувацькі налаштування та робочі процеси вам знадобляться. Але коли це буде зроблено, не думайте, що вам доведеться все це побудувати самостійно. Замість цього, по-перше, перевірте ринки додатків інтеграції та додавання вартості, доступні у ваших ключових постачальників програм, а також ті, які пропонуються службою зберігання. Можливо, хтось уже створив ідеальне наскрізне рішення для вас, і це дешевше та легше, ніж використовувати власне.

Зберігання та спільне використання

Однією з причин тенденції до нових функцій із доданою цінністю є те, що ємність сховища є багато в чому спірним питанням у хмарі. Багато покупців починають зосереджуватися в основному на місткості постачальника і на те, скільки вони отримають за скільки доларів. Це, безумовно, все ще є над чим подумати, але в цілому місце для зберігання тепер доступніше, ніж будь-коли, оскільки ціни повільно падають. Що стосується місткості, більшість постачальників хмарних сховищ пропонують велику кількість сховища на різних рівнях. Кілька терабайт (ТБ) є звичним явищем і більше не є великою відмінністю між службами, особливо зараз, коли додавання обсягу пам’яті є простим і дешевим.

Якщо вам раптом знадобляться додаткові 100 ГБ місця для швидкого проекту, більшість постачальників хмарних сховищ роблять додавання цієї ємності простим натисканням кнопок опцій. Це не тільки надасть вам нове місце, але й відповідно автоматично підвищить плату за підписку. Навіть краще, коли проект буде завершено і вам більше не потрібні ці 100 ГБ, ви можете так само легко знизити і ємність, і ціну. Така еластична ємність проста для постачальника хмарного сховища і майже неможлива для локального ресурсу.

Звичайно, вся ця свобода знову може ускладнити ситуацію, особливо у великій компанії. Якщо об’єм пам’яті та тарифи на підписку стрибають, тому що різні менеджери відділів постійно змінюють свої вимоги, це може зіграти хаос у довгостроковому бюджеті. Обов’язково налаштуйте контроль щодо того, хто може регулювати потужність (тут має бути ключовим ваш ІТ-відділ), як повідомляти про нові потужності, які мінімальні вимоги до безпеки та дозволів, які політики резервного копіювання потрібно застосовувати та як часто це може відбуваються в певний проміжок часу (щоквартально, щорічно тощо).

Дивіться ці деталі

Все це малює дуже райдужну картину, коли справа доходить до розробки власного персоналізованого та широко розповсюдженого сервісу зберігання. І хоча це правда, в деталях все ще ховається кілька дияволів. Важливим є з’ясувати, де саме знаходяться ваші дані. Деякі провайдери мають власні центри обробки даних, тоді як інші передають своє сховище в іншу сторонню хмару, часто Amazon Web Services (AWS) або подібний програвач інфраструктури як послуги (IaaS).

Це важливий момент, який слід враховувати: ви підписуєте угоду про рівень обслуговування (SLA) з постачальником хмари, який безпосередньо відповідає за інфраструктуру, чи постачальник зобов’язаний іншій стороні? Якщо це третя сторона, обов’язково дослідіть цю фірму та перевірте її послужний список. Потім подивіться на рівень обслуговування, яке він пропонує. Хоча всі основні гравці мають певний рівень гарантії безперебійної роботи, варто зазначити, що місце розташування є важливим фактором.

Скільки центрів обробки даних у третьої сторони? Скільки з них локальних, а скільки потенційно в абсолютно інших регіонах? Якщо ви американська компанія, немає сенсу купувати ресурс для зберігання даних із серверами, розміщеними лише в Європі. Нарешті, чи розподіляються між ними ваші дані для кращої надійності? Ви повинні мати можливість не тільки легко визначити ці відповіді від цільового постачальника, але й визначити, де ви хочете зберігати ваші дані, щоб оптимізувати сховище для швидкості доступу та резервування.

Те, як ваші співробітники отримають доступ до своїх файлів, має не тільки вирішальне значення, але й може значно відрізнятися у різних постачальників. Функція обміну даними має включати клієнт синхронізації або інше програмне забезпечення для настільних комп’ютерів, яке знаходиться на кожному ПК чи клієнті та гарантує, що дані в хмарі синхронізуються з локальними репліками. Але деякі постачальники можуть мати інші точки доступу. Наприклад, усі компанії хмарного сховища запропонують веб-клієнт, але деякі можуть зробити його основним клієнтом. Можливо, це спрацює для вас, а можливо, ні, але це те, що вам потрібно перевірити, перш ніж зробити фіксацію.

Мобільні пристрої також є проблемою. Багато з цих нещодавно розподілених співробітників намагаються використовувати персональні пристрої для роботи, і багато з цих пристроїв є мобільними. Чи є у вашого постачальника сховища мобільні клієнти? Якщо так, вам потрібно з’ясувати, які платформи підтримуються, а потім перевірити, як працюють ці клієнти. Наприклад, синхронізація повинна функціонувати по-різному для мобільних пристроїв і для настільних комп’ютерів, оскільки ресурси ЦП і сховища пристрою дуже різні. Безпека та доступ користувачів також працюватимуть по-різному, особливо якщо облікові дані користувача містять типи пристроїв.

Ще одна річ, яку слід пам’ятати, це те, що ви не завжди матимете доступ до своїх даних безпосередньо через постачальника сховища. Наприклад, Microsoft OneDrive для бізнесу може синхронізуватися з Microsoft Teams, його платформою обміну повідомленнями, а також сайтами команд, які є частиною її популярної платформи спільної роботи SharePoint Online. Тож ваші користувачі можуть виконувати свою роботу над файлами в них apps а потім побачити, як вони автоматично збережені у пов’язаній службі хмарного сховища, у даному випадку OneDrive.

Для порівняння, Box (для бізнесу) пропонує повнофункціональний веб-клієнт з підтримкою перетягування. Спільні дані можна зберігати в папках, створених окремими особами, або в папках команд, створених і керованих керівниками команд або адміністраторами, але все це відбувається у вікні браузера. Щоб це відбулося в іншій програмі, буде потрібно більше роботи, якщо Box попередньо не побудує інтеграцію за вас.

Для більшості будь-якого реального робочого процесу вам знадобиться деяка версія командних папок, тож як це працює не лише в інтерфейсі постачальника сховища, але й будь-якої пов’язаної сторонньої сторони apps перед покупкою необхідно ретельно розглянути. Співпраця з користувачами, щоб визначити, що їм найбільше подобається та як вони виконують роботу сьогодні, може значно полегшити ваше рішення про покупку.

Вам потрібно визначити, як працюють папки користувачів і груп, а не лише те, чи підтримує рішення цю функцію. Які функції підтримуються, як ними керують і які сторонні розробники apps вони можуть вплинути на всі важливі моменти. Декілька рішень виходять за межі обов’язку та включають тісну інтеграцію з популярними сторонніми платформами, такими як вищезгаданий Microsoft 365. Наприклад, навіть суперник Microsoft, Google, створив роз’єм Google Drive Enterprise для включення функціональних можливостей плавної співпраці для Користувачі Microsoft 365.

Шукайте глибокий та багаторівневий захист

Можливо, найважливіший диявол для зберігання, з яким вам доведеться боротися, - це безпека. Захист даних сьогодні є більшою проблемою, ніж будь-коли. Функції, які раніше вважалися розширеними, тепер є просто базовими можливостями. Наприклад, керування ідентифікацією корпоративного рівня – це те, що повинен запропонувати кожен постачальник сховищ. Це означає не лише зіставлення облікових даних окремого користувача з файлами та папками, які їм дозволено отримати, а й додавання функцій багатофакторної автентифікації та єдиного входу (SSO).

Як згадувалося вище, безпечне зберігання означає захист даних не тільки від сторонніх очей. Надлишкові шари сховища означають, що ви повинні мати можливість відобразити, в яких центрах обробки даних міститься не лише основна копія ваших даних, але й перший резервний рівень. Отже, якщо у вас є 500 ГБ даних із постачальником X, то ви зможете розмістити файли, до яких ваші співробітники мають найбільший доступ, у центрах обробки даних поблизу місця, де вони працюють. Тоді постачальник X також повинен дозволити вам синхронізувати ці файли з копією, розташованою в іншому центрі обробки даних, який все ще керується цим постачальником, тому, якщо ваш основний екземпляр вийде з ладу, інша копія даних може бути негайно доступна.

Постачальник X також повинен виконувати регулярні резервні копії як сайтів, так і магазину Що дані в іншому місці. Нарешті, ви повинні мати можливість отримати інтеграцію зі стороннім постачальником хмарного резервного копіювання, щоб ви могли автоматично виконувати ще одне резервне копіювання самостійно та зберігати його на серверах від зовсім іншого постачальника або навіть на власному локальному сервері або підключеному до мережі пристрій зберігання даних (NAS).

Це може здатися зайвим, але краса керованої хмарної служби полягає в тому, що такий тип багаторівневої архітектури відносно легко створити з точки зору клієнта і досить автоматично після створення. Поки ви час від часу тестуєте його, ви можете бути впевнені, що незалежно від того, що станеться, ваші дані залишаться безпечними та доступними.

Шифрування — ще одна базова функція безпеки. Усі наші перевірені постачальники підтримували це різним ступенем, але якщо ви зіткнетеся з таким, який не просто продовжує шукати. Шифрування є обов’язковим, і воно вам потрібне як під час переміщення даних між вашими користувачами і хмарою, так і коли вони потрапляють на ці хмарні сервери та припиняються. Отже, як «в дорозі», так і «у спокої». Перевірка цих можливостей означає розуміння використовуваних схем шифрування, а також їх впливу на продуктивність пошуку даних.

На щастя, постачальники хмарних сховищ докладають усіх зусиль, щоб підвищити безпеку, щоб захистити ваші фрагменти, а також конкурувати один з одним. Настільки, що більшість ІТ-фахівців довіряють хмарній безпеці так само чи більше, ніж тому, що доступно локально (64 відсотки згідно з опитуванням 2015 року Cloud Security Alliance). Логіка досить проста. Більшість ІТ-фахівців просто не мають бюджету на дослідження, розгортання та керування розширеними можливостями безпеки, які можуть надати постачальники хмарних послуг, оскільки це ключ до їх основного бізнесу.

Важливі характеристики відповідності нормативним вимогам

Окрім простого забезпечення безпеки даних клієнтів, ще одним фактором, який значно зміцнює хмарну безпеку, є необхідність дотримання важливих нормативних стандартів, таких як Закон про перенесення та підзвітність медичного страхування (HIPAA) та ISO 27001. Livedrive for Business тут є дещо унікальним, оскільки він орієнтований на європейських клієнтів, тому він побудований на основі Загального регламенту захисту даних (GDPR), тому його сервери розташовані в ЄС та Великобританії.

Якщо вам цікаво, деякі з головних функцій, які шукали ІТ-покупці в рішенні хмарного сховища бізнес-класу, були опитані фірмою з маркетингових досліджень. Статисти і повідомляється нижче.

Але функції, перераховані на цьому графіку, в першу чергу відповідають повсякденним операційним потребам ІТ. Нормативно-правові вимоги зазвичай визначаються вашим юридичним персоналом, тому вони не представлені вище. Однак вони не менш важливі, і їх потрібно враховувати при плануванні. Постачальники хмарних сховищ зазвичай мають кілька вбудованих функцій для вирішення проблем із відповідністю.

Популярним для кількох правил і навіть найсуворіших правил безпеки є те, що кожен файл і папка мають аудиторський слід. Це покаже, коли він був вперше збережений в системі, як і коли він був змінений, хто отримав до нього доступ і які види операцій були виконані, наприклад копіювання, видалення або переміщення. Це має першорядне значення для більш жорстко регульованих або піклуються про безпеку вертикалей. Втрата важливих файлів через помилки або неправильну поведінку часто може коштувати сотень тисяч або навіть мільйонів доларів компенсації або втраченого капіталу.

Зберігання файлів є ще однією загальною вимогою законодавства. Вам потрібно контролювати, як довго дані зберігаються в системі, як вони доступні та коли їх можна видалити або створитиhived. І ваш постачальник пам’яті повинен зробити ці функції простими у використанні. У сильно регульованих галузях, наявність правильної інформації під рукою часто може означати різницю між відповідністю чи невідповідністю федеральним або галузевим нормам.

Усе це означає, що перш ніж купувати будь-яку хмарну послугу, вам потрібно поговорити зі своїм ІТ-персоналом та експертом із відповідності, щоб зрозуміти, де саме дані та apps повинні бути розташовані та які функції вони повинні підтримувати, щоб прийняти правила відповідності, важливі для вашого бізнесу.

Один крок за один раз

Вибір продукту хмарного сховища для вашої організації може здатися складним завданням, якщо ви спочатку врахуєте всі залучені змінні. Різні компанії не лише мають різні вимоги до хмарного сховища та спільного доступу до файлів, але й вимагають надійного захисту для резервного копіювання файлів та обміну ними. Досягнення балансу між зручністю використання, безпекою та налаштуванням, зрештою, має визначатися вимогами бізнесу. Але зрозуміти, які саме ці вимоги, — серйозне завдання, яке вимагатиме справжньої роботи; це не те, що ви хочете вирішити за допомогою миттєвого рішення.

Хоча деякі з постачальників, які ми переглянули, полегшують перенесення ваших даних від про свою службу, не всі вони такі вдумливі. Як тільки ви зареєструвалися та перемістили свої дані в певну службу, зазвичай непросто перемістити їх до іншої, тому добре буде ретельно вивчити домашнє завдання, перш ніж звертатися до якогось одного постачальника.

Планування – це ключ. Тож посидьте з керівниками бізнесу, ІТ-менеджерами і навіть з представником хмарного провайдера, якщо можете. Це займе деякий час і зусилля, але клопотання з визначенням функцій, необхідних для поточних і майбутніх потреб вашої організації, значно полегшить пошук правильного рішення.

Маєте запитання про те, як підійти до хмарного сховища для вашого малого бізнесу? Приєднуйтесь до [захищено електронною поштою] дискусійну групу на LinkedIn, і ви можете запитати у постачальників, редакторів PCMag і таких професіоналів, як ви.