Vous remplacez Microsoft Word par Google Docs ? 8 conseils simples pour vous aider à démarrer

Microsoft Word est peut-être le traitement de texte le plus connu, mais Docs basé sur le cloud de Google éclipse régulièrement le vénérable logiciel de Redmond parmi les internautes soucieux de leur budget. Non seulement c'est gratuit, mais Google Docs offre des options de partage transparentes et est accessible sur n'importe quel ordinateur ou appareil mobile avec une connexion Web.

Le succès de Google a incité Microsoft à proposer des versions Internet de sa suite Office, ainsi qu'une version simplifiée et gratuite de Microsoft Word pour le Web. Et bien que Google Docs n'offre plus de stockage illimité et gratuit, 15 Go, c'est beaucoup de Docs. Si vous avez remplacé Word par Google Docs, lisez la suite pour découvrir quelques astuces cachées.

Découvrez les modèles

Vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez les modèles inclus. Accédez-y depuis le page principale des documents en survolant l'icône plus en bas à droite et en cliquant sur le Choisir le modèle icône qui apparaît. Ou cliquez Fichier > Nouveau > A partir du modèle dans un document existant.

Les modèles sont classés par objectif et incluent des exemples formatés pour les propositions de projet, les newsletters, plusieurs documents juridiques, les lettres d'offre d'emploi, les CV, les bulletins scolaires, etc. D'autres peuvent être rendus disponibles en installant des add-ons spécifiques.

Déverrouiller l'édition hors ligne

La seule complication avec les services basés sur le cloud est l'accès lorsque vous n'avez pas de connexion Internet, mais Google Docs prend en charge l'édition hors ligne. Aller à Fichier > Rendre disponible hors connexion, et la version la plus récente du document sera visible et modifiable lorsque vous n'êtes pas connecté. Lorsqu'une connexion est restaurée, toutes les modifications seront automatiquement synchronisées. Revenir à Fichier > Rendre disponible hors connexion pour le désactiver à tout moment.

Afficher l'historique des versions

Nous aimons tous suivre les modifications apportées à un document, surtout s'il est utilisé par plusieurs personnes. Vous devez être en mesure de remonter dans le temps si quelqu'un a supprimé quelque chose accidentellement ou si vous avez simplement changé d'avis. C'est là qu'intervient l'historique des versions de Google.

Dans votre Doc, cliquez sur le La dernière modification remonte à X jours/heures lien vers le haut, ouvert Fichier > Historique des versions > Voir l'historique des versions, ou utilisez le raccourci Ctrl+Alt+ Shift + H pour voir une liste des modifications enregistrées par date et heure. Si plusieurs modifications ont été apportées le même jour ou dans un court laps de temps, ces versions sont regroupées en sous-entrées sous une seule entrée.

Pour plus de clarté, les versions peuvent recevoir des noms spécifiques. Cliquez sur le commutateur dans le coin supérieur droit pour afficher les versions du document que vous avez nommées.

Créer une table des matières

Table des matières avec numéros de page

Pour les documents volumineux qui gagneraient à être organisés, rendez-vous sur Insertion > Table des matières et sélectionnez l'un des deux formats (avec numéro de page ou avec liens bleus).

Docs recherchera du texte sous forme d'en-tête et l'organisera en haut de la page, avec des liens qui vous permettront d'accéder à cette section. Comment stylisez-vous en tant que titre ? Mettez votre texte en surbrillance, cliquez dans la zone Styles et sélectionnez Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc. (Ou aller à Format > Styles de paragraphe.)

Si vous créez des en-têtes après avoir déposé la boîte de la table des matières dans votre document, cliquez sur l'icône circulaire Mettre à jour à côté de votre table des matières pour que les modifications prennent effet. Vous pouvez également afficher la table des matières sur le panneau latéral.

Google à partir des documents

Google Docs facilite la recherche à partir d'une seule fenêtre. Si vous avez besoin de trouver un fichier Google Drive ou des informations sur le Web, cliquez sur le Explorer bouton (celui qui ressemble à une boîte avec un diamant à l'intérieur) dans le coin inférieur droit du document.

Cela ouvrira un nouveau panneau avec une barre de recherche, où vous effectuerez une recherche sur le Web ou dans vos documents existants. Ce dernier est étiqueté Cloud Search sur les comptes professionnels Workplace et Drive sur les comptes personnels. Sur Workplace, survolez l'entrée et cliquez sur l'icône plus pour ajouter un lien vers le document ou insérer une image. Pour ajouter une citation d'une recherche Web à votre document, survolez-la et cliquez sur l'icône de guillemet.

Partager un lien

Pour partager un document, cliquez sur le bleu Partager en haut à droite et entrez les adresses e-mail de tous les destinataires. Pour envoyer un lien direct vers le document, cliquez sur Copier le lien pour saisir le lien partageable, mais seuls ceux ajoutés à la liste de partage pourront l'ouvrir.

Modifier les autorisations en cliquant Partager > Changer pour toute personne disposant du lien, qui permet à toute personne disposant de l'URL de consulter le document, même si vous n'avez pas spécifiquement saisi son adresse e-mail. Spécifiez ensuite si ces personnes sont des spectateurs, des commentateurs ou des éditeurs. Pour le verrouiller plus tard, remplacez-le par Limité.

Une fois toutes les décisions prises, cliquez sur Copier le lien à partir de cette page pour saisir le lien partageable.

Ajouter de nouvelles polices

Google Docs prend en charge plus de 30 polices dans la barre d'outils déroulante des polices, mais il y en a d'autres qui se cachent à la vue de tous. Cliquez dans le menu des polices et sélectionnez Plus de polices au sommet. Cela ouvrira un menu d'autres polices qui doivent être ajoutées à Docs avant de pouvoir être utilisées.

Cliquez Afficher : Toutes les polices menu et sélectionnez Commande pour prévisualiser les polices. Cliquez sur une police pour l'ajouter à la liste des polices actives sous Mes policesCliquez sur OK pour enregistrer les nouvelles polices dans votre liste active.

Insérer des caractères spéciaux

Il existe plusieurs façons de saisir des caractères spéciaux dans Google Docs. Ouvert Insertion > Caractères spéciaux pour une base de données pleine d'objets que vous pouvez insérer, y compris des symboles, des emoji, des ponctuations, des caractères et des accents difficiles à créer avec un clavier standard. Vous savez ce dont vous avez besoin mais vous ne savez pas comment cela s'appelle ? Dessinez-le et Google Docs vous donnera les résultats.

Un moyen plus simple de le faire peut être via le menu Substitutions, où vous pouvez taper une chose, et Google Docs affichera autre chose. Aller à Outils > Préférences > Substitutions et vous pouvez ajouter des caractères dans la colonne Remplacer qui seront remplacés par le caractère dans la colonne "Avec", comme lorsque vous écrivez (c) pour créer un symbole ©.

Le seul inconvénient est que l'écran Substitutions ne vous permet pas de sélectionner directement un caractère spécial, mais au moins vous pouvez en ajouter un au document et le copier. Par exemple, si vous voulez créer facilement un Ĉ, vous pouvez créer une substitution où l'écriture « c^ » se transforme en le caractère dont vous avez besoin.