Les meilleurs fournisseurs de stockage et de partage de fichiers dans le cloud d'entreprise

Le stockage en nuage est bien plus qu'un simple endroit où stocker les données de votre entreprise. Bien sûr, c'est une autre lettre de lecteur où les utilisateurs peuvent partager des fichiers, mais avec un service cloud géré derrière eux, ces plates-formes offrent plusieurs autres fonctionnalités que le stockage local ne peut pas. Nous parlons de choses comme la capacité élastique, l'édition en ligne avec la gestion des versions multi-utilisateurs et une sécurité renforcée. La plupart d'entre eux offrent également une intégration d'applications avec le reste de votre portefeuille de services cloud, en particulier avec d'autres fournisseurs de stockage et de sauvegarde d'entreprise.

Si vos employés travaillent toujours à domicile en raison de la pandémie, et surtout si cela pourrait devenir permanent, une ressource de stockage en nuage est un élément fondamental lors de la création d'un espace de collaboration en ligne de travail hybride. Cela aide également si vous passez à un environnement complet de bureau en tant que service (DaaS). Vous en aurez besoin non seulement pour stocker et organiser vos données, mais également pour gérer la collaboration de base, en particulier la protection des données et les autorisations granulaires. L'intégration signifie que même si le travail principal est effectué dans une autre application, telle que Salesforce ou Slack, tous ces avantages s'appliquent toujours.

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Malheureusement, cette même étendue de capacités peut également présenter des difficultés. Le grand nombre de fonctionnalités que les fournisseurs proposent pour se concurrencer et se différencier peut rendre difficile de se concentrer sur ce dont vous avez besoin. Cependant, il y a quelques considérations clés dont tout le monde a besoin. Par exemple, toute solution de stockage dans le cloud d'entreprise doit être accessible, traçable et sécurisée. Cela signifie un accès n'importe où via le cloud, un journal indiquant qui a accédé à quoi et quand, et un service qui protège les données avec un contrôle d'accès, des sauvegardes et un cryptage.

Au niveau informatique, les administrateurs doivent savoir quel cloud héberge leurs données et où se trouvent ces centres de données. Cela peut être intimidant, non seulement parce que certains fournisseurs hésitent à partager ces informations, mais aussi parce que de nombreuses solutions s'appuient sur des revendeurs à valeur ajoutée (VAR) pour produire leurs ressources de stockage dans le cloud. Cela crée un marais dorsal où il peut être difficile de déterminer où les bits sont stockés. Nous aborderons toutes ces questions plus en détail ci-dessous.

À quoi sert le partage de fichiers de qualité professionnelle ?

Le côté positif de cette liste de fonctionnalités sans cesse croissante est que les organisations intelligentes peuvent trouver de nouvelles façons créatives d'utiliser leur infrastructure de stockage. Le stockage dans le cloud signifie que vous pouvez modifier un service afin qu'il agisse comme un système de gestion de documents léger ou même comme un gestionnaire de flux de travail qui contrôle la façon dont vos données circulent dans une chaîne d'utilisateurs. Ou vous pouvez vous concentrer sur les fonctionnalités de collaboration et de partage de fichiers afin que les employés puissent modifier les mêmes fichiers dans un espace d'équipe tout en protégeant leur travail avec la gestion des versions.

Ce type de personnalisation est plus important que jamais. Selon une récente enquête de GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Au moins au 50 % de la main-d'œuvre américaine est maintenant configuré pour le travail à distance. Les employés qui s'éloignent d'un modèle de travail de bureau central peuvent modifier radicalement la façon dont le travail est effectué. Le stockage et la récupération des données de votre entreprise doivent s'adapter et aucune autre méthode de stockage ne peut gérer ces changements aussi facilement qu'un service cloud.

Le hic, c'est qu'une personnalisation efficace nécessite une planification, en particulier lorsque cette personnalisation concerne des flux de travail importants. Ce n'est pas parce qu'un fournisseur de stockage propose une longue liste de fonctionnalités que vous en tirerez automatiquement parti. Savoir quelles fonctionnalités fonctionneront le mieux et dans quelle combinaison est une planification que seuls vous, votre personnel informatique et vos responsables commerciaux de première ligne pouvez faire.

Concentrez d'abord vos efforts de planification uniquement sur les flux de travail clés et commencez petit. Faites attention aux capacités de base, en particulier une accessibilité fiable, des sauvegardes efficaces, un stockage sécurisé et une gestion des utilisateurs et des groupes. Une fois que vous savez comment vous voulez que tout cela fonctionne alors que vos employés sont si largement répartis, vous pouvez vous développer dans le flux de travail automatisé, la collaboration et les intégrations d'applications tierces. Parfois, les intégrations d'applications de base doivent être envisagées plus tôt, par exemple, si votre entreprise s'est normalisée sur une plate-forme de productivité particulière. (c'est-à-dire que les boutiques Google choisiront Google Drive tandis que les tenues Microsoft 365 sélectionneront probablement OneDrive).

"Plugability" facile dans votre autre Apps

Si vous n'avez pas d'objectif d'intégration évident comme Google Workspace, la bonne nouvelle est que le cloud a permis aux différents fournisseurs de communiquer plus facilement entre eux via des normes ouvertes. De nos jours, vous pouvez mélanger et assortir des solutions de stockage en nuage avec une longue liste de systèmes de productivité et de gestion de documents actuels. Si vous devez aller jusqu'à faire du codage personnalisé, la plupart des fournisseurs proposent des API REST afin que vous puissiez à la fois échanger des données et appeler des fonctions entre différents services d'application. Si tout ce dont vous avez besoin est une meilleure automatisation, des services comme IFTTT ou Zapier peuvent permettre à n'importe qui de créer une automatisation coss-app avec une courbe d'apprentissage assez faible.

Les entreprises du cloud voient également la valeur de l'interopérabilité, bien qu'elles essaient principalement de l'aborder dans les catégories de clients et les secteurs verticaux à forte valeur ajoutée. Des fournisseurs comme Microsoft et Salesforce, par exemple, ont d'énormes écosystèmes de partenaires avec de vastes catalogues d'offres de services ciblés. Un partenaire prend les produits de base de l'entreprise, comme Microsoft 365, et crée des intégrations et des fonctionnalités de flux de travail à l'aide de ce produit et d'un ou plusieurs services cloud tiers. Ces solutions sont conçues pour attirer des types spécifiques d'entreprises ou de secteurs verticaux.

Ainsi, par exemple, le fournisseur X pourrait créer une solution de gestion des baux de bout en bout pour les sociétés de gestion immobilière des grandes villes. Cette solution peut utiliser une base de données de listes de propriétés liées à un CRM Salesforce. Ce lien ferait correspondre les propriétés aux locataires potentiels. À partir de là, il pourrait automatiquement faire correspondre un type de locataire et un type de propriété au bon modèle de bail stocké dans une autre base de données ou un système de gestion de contrats ou de documents. Ces baux sont remplis à l'aide de documents PDF modifiables qui sont déposés dans un flux de travail d'approbation, soit dans le cadre Salesforce, soit dans un autre environnement de productivité, comme Google Workspace ou Microsoft 365.

Bien sûr, plus une telle solution utilise de services tiers, plus le prix par utilisateur et par mois est élevé. Mais le fait que vous puissiez assembler une telle solution personnalisée en utilisant simplement une architecture de service cloud plug-in est attrayant car cela vous permet d'échanger assez facilement les fournisseurs de services.

Donc, si vous cherchez à utiliser un service de stockage en nuage d'une manière très particulière, faites certainement la planification nécessaire pour comprendre exactement de quels types d'ajustements et de flux de travail personnalisés vous aurez besoin. Mais une fois cela fait, ne présumez pas que vous devrez construire tout cela vous-même. Au lieu de cela, commencez par consulter les marchés d'applications d'intégration et à valeur ajoutée disponibles auprès de vos principaux fournisseurs d'applications, ainsi que ceux proposés par le service de stockage. Quelqu'un a peut-être déjà construit la solution de bout en bout parfaite pour vous, et c'est moins cher et plus facile que de lancer la vôtre.

Stockage et partage

L'une des raisons de la tendance aux nouvelles fonctionnalités à valeur ajoutée est que la capacité de stockage est en grande partie un problème discutable dans le cloud. De nombreux acheteurs commencent par se concentrer principalement sur la capacité de stockage d'un fournisseur et sur le montant qu'ils obtiendront pour combien de dollars. C'est certainement encore quelque chose à considérer, mais dans l'ensemble, l'espace de stockage est maintenant plus abordable que jamais avec des prix qui tendent lentement à la baisse. En termes de capacité, la plupart des fournisseurs de stockage cloud offrent une quantité généreuse de stockage et à différents niveaux. Plusieurs téraoctets (To) sont monnaie courante et ne constituent plus un différenciateur important entre les services, surtout maintenant que l'ajout de capacité de stockage est facile et bon marché.

Si vous avez soudainement besoin de 100 Go d'espace supplémentaire pour un projet rapide, la plupart des fournisseurs de stockage en nuage simplifient l'ajout de cette capacité en cliquant sur certains boutons d'option. Cela vous donnera non seulement le nouvel espace, mais aussi automatiquement vos frais d'abonnement en conséquence. Mieux encore, une fois le projet terminé et que vous n'avez plus besoin de ces 100 Go, vous pouvez à nouveau réduire à la fois la capacité et le prix tout aussi facilement. Ce type de capacité élastique est facile pour un fournisseur de stockage cloud et presque impossible pour une ressource sur site.

Bien sûr, toute cette liberté peut encore compliquer les choses, surtout dans une grande entreprise. Si la capacité de stockage et les tarifs d'abonnement changent parce que divers responsables de département changent constamment leurs besoins, cela peut perturber un budget à long terme. Assurez-vous de mettre en place des contrôles sur qui peut ajuster la capacité (votre service informatique devrait être la clé ici), comment les nouvelles capacités doivent être signalées, quelles sont les exigences minimales de sécurité et d'autorisation, quelles politiques de sauvegarde doivent s'appliquer et à quelle fréquence cela peut se produire dans une tranche de temps donnée (trimestrielle, annuelle, etc.).

Regardez ces détails

Tout cela brosse un tableau très rose lorsqu'il s'agit de concevoir votre propre service de stockage personnalisé et hautement distribué. Et même si c'est vrai, il y a encore plusieurs démons qui se cachent dans les détails. L'un des plus importants consiste à savoir exactement où se trouvent vos données. Certains fournisseurs ont leurs propres centres de données tandis que d'autres externalisent leur stockage vers un autre cloud tiers, souvent Amazon Web Services (AWS) ou un acteur similaire Infrastructure-as-a-Service (IaaS).

C'est un point important à considérer : signez-vous un accord de niveau de service (SLA) avec un fournisseur de cloud qui est directement responsable de l'infrastructure ou le fournisseur est-il redevable à une autre partie ? S'il s'agit d'un tiers, assurez-vous d'enquêter sur cette entreprise et d'examiner ses antécédents. Ensuite, regardez les niveaux de service qu'il offre. Bien que tous les principaux acteurs aient un certain niveau de garantie de disponibilité, il convient de noter que l'emplacement est un facteur important.

Combien de centres de données le tiers possède-t-il ? Combien sont locaux et combien sont potentiellement dans un lieu complètement différent ? Si vous êtes une entreprise américaine, cela n'a aucun sens d'acheter une ressource de stockage dont les serveurs sont hébergés uniquement en Europe. Enfin, vos données sont-elles réparties entre eux pour une meilleure fiabilité ? Vous devriez être en mesure non seulement de déterminer facilement ces réponses auprès d'un fournisseur cible, mais également de désigner l'endroit où vous souhaitez stocker vos données afin d'optimiser votre stockage pour la vitesse d'accès et la redondance.

La manière dont vos employés accéderont à leurs fichiers n'est pas seulement essentielle, elle peut également varier considérablement d'un fournisseur à l'autre. La fonctionnalité de partage de données doit impliquer un client de synchronisation ou un autre type de logiciel de bureau qui réside sur chaque PC ou client et garantit que les données dans le cloud sont synchronisées avec les répliques locales. Mais certains fournisseurs peuvent avoir d'autres points d'accès. Par exemple, toutes les sociétés de stockage en nuage proposent un client Web, mais certaines peuvent également en faire le client principal. Peut-être que cela fonctionne pour vous et peut-être pas, mais c'est quelque chose que vous devez tester avant de vous engager.

Les appareils mobiles sont également un problème. Beaucoup de ces employés nouvellement répartis essaient d'utiliser des appareils personnels pour le travail et bon nombre de ces appareils sont mobiles. Votre fournisseur de stockage a-t-il des clients mobiles ? Si tel est le cas, vous devez savoir quelles plates-formes sont prises en charge, puis tester le fonctionnement de ces clients. La synchronisation, par exemple, doit fonctionner différemment pour les mobiles et les ordinateurs de bureau, car les ressources de processeur et de stockage de l'appareil sont si différentes. La sécurité et l'accès des utilisateurs fonctionneront également différemment, en particulier si les informations d'identification des utilisateurs intègrent des types d'appareils.

Une autre chose à retenir est que vous n'accéderez pas toujours à vos données directement via le fournisseur de stockage. Par exemple, Microsoft OneDrive Entreprise peut se synchroniser avec Microsoft Teams, sa plateforme de messagerie d'équipe, ainsi qu'avec les sites d'équipe qui font partie de sa populaire plateforme de collaboration SharePoint Online. Ainsi, vos utilisateurs peuvent travailler sur des fichiers dans ces apps puis les voir automatiquement enregistrés sur un service de stockage cloud associé, dans ce cas, OneDrive.

En comparaison, Box (for Business) propose un client Web entièrement fonctionnel avec prise en charge du glisser-déposer. Les données partagées peuvent être stockées dans des dossiers créés par des individus ou dans des dossiers d'équipe créés et contrôlés par des chefs d'équipe ou des administrateurs, mais tout se passe dans une fenêtre de navigateur. Faire en sorte que cela se produise dans une autre application demandera plus de travail, à moins que Box ne pré-construise l'intégration pour vous.

Pour la plupart des flux de travail réels, vous aurez besoin d'une version des dossiers d'équipe, alors comment cela fonctionne non seulement dans l'interface du fournisseur de stockage, mais également dans tout tiers associé apps doit être considéré attentivement avant l'achat. Travailler avec les utilisateurs ici pour déterminer ce qu'ils préfèrent et comment ils travaillent aujourd'hui peut grandement faciliter votre décision d'achat.

Vous devrez déterminer comment fonctionnent les dossiers d'utilisateurs et de groupes, et pas seulement si la solution prend en charge cette fonctionnalité. Quelles fonctionnalités sont prises en charge, comment elles sont contrôlées et quel tiers apps ils peuvent affecter sont tous des points importants. Plusieurs solutions vont au-delà de l'appel du devoir et intègrent une intégration étroite avec des plates-formes tierces populaires, telles que Microsoft 365 susmentionné. Par exemple, même le rival de Microsoft, Google, a construit un connecteur Google Drive Enterprise pour intégrer une fonctionnalité de collaboration fluide pour Utilisateurs de Microsoft 365.

Recherchez une sécurité profonde et en couches

La sécurité est peut-être le diable de stockage le plus important avec lequel vous devrez lutter. La sécurisation des données est aujourd'hui un défi plus important qu'il ne l'a jamais été. Les fonctionnalités qui étaient autrefois considérées comme avancées sont désormais simplement des capacités de base. La gestion des identités de niveau entreprise, par exemple, est quelque chose que chaque fournisseur de stockage devrait offrir. Cela signifie non seulement faire correspondre les informations d'identification d'un utilisateur individuel aux fichiers et dossiers auxquels il est autorisé à accéder, mais également ajouter des fonctionnalités d'authentification multifacteur et d'authentification unique (SSO).

Comme mentionné ci-dessus, le stockage sécurisé signifie protéger les données contre plus que les regards indiscrets. Les couches de stockage redondantes signifient que vous devriez être en mesure de cartographier les centres de données qui hébergent non seulement la copie principale de vos données, mais également le premier niveau de sauvegarde. Donc, si vous avez 500 Go de données avec le fournisseur X, vous devriez pouvoir héberger les fichiers auxquels vos employés accèdent le plus dans des centres de données proches de leur lieu de travail. Ensuite, le fournisseur X devrait également vous permettre de synchroniser ces fichiers avec une copie située dans un autre centre de données, toujours exploité par ce fournisseur. Ainsi, si votre instance principale tombe en panne, une autre copie de données peut être immédiatement disponible.

Le fournisseur X doit également effectuer des sauvegardes régulières des sites et du magasin qui données à un autre emplacement. Enfin, vous devriez pouvoir obtenir une intégration avec un fournisseur de sauvegarde cloud tiers afin de pouvoir effectuer automatiquement une autre sauvegarde par vous-même et de la stocker sur des serveurs d'un fournisseur entièrement différent ou même sur votre propre serveur sur site ou connecté au réseau. périphérique de stockage (NAS).

Cela peut sembler exagéré, mais la beauté d'un service cloud géré est que ce type d'architecture à plusieurs niveaux est relativement facile à construire du point de vue du client et assez automatique une fois qu'il est établi. Tant que vous le testez de temps en temps, vous pouvez être assuré que quoi qu'il arrive, vos données resteront en sécurité et accessibles.

Le cryptage est une autre fonctionnalité de sécurité fondamentale. Tous nos fournisseurs testés ont pris en charge cela à des degrés divers, mais si vous en rencontrez un qui ne se contente pas de continuer à chercher. Le chiffrement est indispensable et vous en avez besoin à la fois lorsque les données se déplacent entre vos utilisateurs et le cloud, ainsi que lorsqu'elles parviennent à ces serveurs cloud et s'arrêtent. Donc à la fois "en transit" et "au repos". Tester ces capacités signifie comprendre les schémas de chiffrement utilisés ainsi que leur impact sur les performances de récupération des données.

Heureusement, les fournisseurs de stockage en nuage travaillent dur pour renforcer la sécurité à la fois pour protéger vos bits et pour se faire concurrence. À tel point que la plupart des professionnels de l'informatique font autant ou plus confiance à la sécurité du cloud qu'à ce qui est disponible sur site (64 % selon une enquête réalisée en 2015 par le Cloud Security Alliance). La logique est assez simple. La plupart des professionnels de l'informatique n'ont tout simplement pas le budget nécessaire pour rechercher, déployer et gérer les fonctionnalités de sécurité avancées que les fournisseurs de services cloud peuvent fournir, car il s'agit de la clé de leur activité principale.

Fonctionnalités importantes de conformité réglementaire

Outre la simple protection des données des clients, un autre facteur qui renforce considérablement la sécurité du cloud est la nécessité de se conformer à d'importantes normes réglementaires, telles que la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et ISO 27001. Livedrive for Business est quelque peu singulier ici car il s'agit axé sur les clients européens, il est donc construit autour du règlement général sur la protection des données (RGPD), c'est pourquoi ses serveurs sont situés dans l'UE et au Royaume-Uni.

Au cas où vous vous poseriez la question, certaines des principales fonctionnalités que les acheteurs informatiques recherchaient dans une solution de stockage cloud de classe entreprise ont été étudiées par une société d'études de marché Statesman et rapporté ci-dessous.

Mais les fonctionnalités répertoriées dans ce graphique répondent principalement aux besoins opérationnels quotidiens de la part de l'informatique. Les exigences réglementaires sont généralement déterminées par votre équipe juridique, c'est pourquoi elles ne sont pas représentées ci-dessus. Cependant, ils ne sont pas moins importants et vous devrez les prendre en compte dans votre planification. Les fournisseurs de stockage cloud ont généralement plusieurs fonctionnalités intégrées spécifiquement pour résoudre les problèmes de conformité.

Une règle populaire pour plusieurs réglementations et même les politiques de sécurité les plus strictes est que chaque fichier et dossier dispose d'une piste d'audit. Cela montrera quand il a été stocké pour la première fois sur le système, comment et quand il a été modifié, qui y a accédé et quels types d'opérations ont été effectuées, comme la copie, la suppression ou le déplacement. Ceci est primordial pour les secteurs verticaux les plus réglementés ou soucieux de la sécurité. La perte de fichiers critiques en raison d'erreurs ou d'inconduite peut souvent coûter des centaines de milliers, voire des millions de dollars en réparations ou en capital perdu.

La conservation des fichiers est une autre exigence légale courante. Vous devez contrôler la durée de vie des données sur le système, leur accessibilité et le moment où elles peuvent être supprimées ou archivées.hiveré. Et votre fournisseur de stockage doit rendre ces fonctionnalités faciles à utiliser. Dans les industries fortement réglementées, avoir les bonnes informations à portée de main peut souvent faire la différence entre être en conformité ou non avec les réglementations fédérales ou spécifiques à l'industrie.

Tout cela signifie qu'avant d'acheter un service cloud, vous devez vous asseoir avec votre personnel informatique et votre expert en conformité pour comprendre exactement où les données et apps doivent être localisés et quelles fonctionnalités doivent être prises en charge pour respecter les réglementations de conformité importantes pour votre entreprise.

Un pas après l'autre

Le choix d'un produit de stockage cloud pour votre organisation peut sembler une tâche ardue lorsque vous considérez pour la première fois toutes les variables impliquées. Non seulement différentes entreprises ont des exigences variables en matière de stockage dans le cloud et de partage de fichiers, mais elles exigent également une sécurité solide pour les sauvegardes et le partage de fichiers. Trouver un équilibre entre la convivialité, la sécurité et la personnalisation doit en fin de compte être guidé par les besoins de l'entreprise. Mais comprendre exactement quelles sont ces exigences est une tâche sérieuse qui nécessitera un vrai travail ; ce n'est pas quelque chose que vous voulez régler avec une décision rapide.

Bien que certains des fournisseurs que nous avons examinés facilitent la migration de vos données de rabais de leur service, tous ne sont pas si prévenants. Une fois que vous vous êtes inscrit et que vous avez déplacé vos données vers un service particulier, il n'est généralement pas anodin de les déplacer vers un autre, c'est donc une bonne idée de bien faire vos devoirs avant de vous engager auprès d'un fournisseur.

La planification est la clé. Alors, asseyez-vous avec des responsables commerciaux, des responsables informatiques et même un représentant du fournisseur de cloud si vous le pouvez. Cela prendra du temps et des efforts, mais vous donner la peine de cartographier les fonctionnalités nécessaires aux besoins actuels et futurs de votre organisation facilitera grandement la recherche de la bonne solution.

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