Domande e risposte: quattro leader aziendali sui loro piani pilota per la settimana lavorativa di 4 giorni

Con l'aumento dell'interesse per una settimana lavorativa di quattro giorni, il più grande programma pilota del suo genere è iniziato nel Regno Unito all'inizio di questo mese. Circa 3,300 dipendenti di 70 piccole imprese - che vanno da aziende tecnologiche a società di servizi finanziari e persino un negozio di fish and chip - partecipano alla prova semestrale coordinata dall'organizzazione no profit Settimana globale di 4 giorni e think tank Autonomia.

L'idea è che i lavoratori di ogni azienda ricevano la piena retribuzione lavorando il 20% in meno di ore e mantenendo lo stesso livello di produttività, chiamata politica "100-80-100".

L'idea di una settimana lavorativa di quattro giorni ha superato di gran lunga la realtà di una settimana più breve, sebbene negli ultimi anni ci siano state numerose prove, come nella divisione giapponese di Microsoft e in aziende come Unilever, Kickstarter e Basecamp. I fautori citano il miglioramento del benessere e della creatività dei lavoratori, il minor numero di giorni di malattia e la riduzione del turnover del personale. I detrattori affermano che l'implementazione può essere costosa e complessa e sostengono che la condensazione della settimana lavorativa mette sotto pressione i dipendenti affinché gestiscano il proprio carico di lavoro.

Attualmente, solo il 6% circa delle aziende ha intrapreso una settimana di quattro giorni, secondo la società di analisi Gartner. E, secondo Indeed, meno dell'1% degli annunci di lavoro menziona una settimana di quattro giorni.  

"Computerworld" ha parlato con i leader di tre organizzazioni dei loro obiettivi per una settimana lavorativa di quattro giorni all'inizio del periodo di prova di sei mesi, nonché di come gestiranno il cambiamento e le potenziali sfide che potrebbero affrontare.

Le seguenti sono trascrizioni leggermente modificate di interviste telefoniche ed e-mail.

Shaun Rutland, CEO e co-fondatore di Hutch Games

Perché Hutch sta sperimentando una settimana di quattro giorni? Quali vantaggi prevedi per l'azienda e per i dipendenti? “La settimana lavorativa di quattro giorni è stata una scelta naturale per noi. Siamo sempre stati progressisti nel nostro approccio; ad esempio, abbiamo uno spazio di lavoro ibrido da 10 anni. In realtà eravamo molto timidi all'inizio e lo tenevamo nascosto agli investitori. Mi sento piuttosto imbarazzato ora che abbiamo mantenuto questo segreto, in particolare per come sono andate le cose dopo la pandemia.

Hutch Games

“Siamo fiduciosi che la nostra prova dimostrerà che la produttività e la creatività aumenteranno, poiché il team è più riposato e più in grado di concentrare questa energia nel proprio lavoro. Se il nostro staff può vivere una vita più piena e migliore, sappiamo che questo si tradurrà in giochi migliori. C'è anche un importante cambiamento di mentalità necessario qui, dove siamo molto più focalizzati sull'output piuttosto che ossessionati dagli investimenti nel tempo.

“Ci sono una serie di altri vantaggi che terremo traccia durante il periodo di prova; una maggiore sostenibilità insieme a una migliore distribuzione dei doveri di cura per uomini e donne sono solo un paio da citare. I risultati saranno davvero importanti per noi nel modo in cui daremo forma a Hutch in futuro. Non entreremo in questo con un focus ristretto, più comprendiamo l'impatto, più possiamo migliorare nel complesso".

Come sarà strutturata la tua settimana di quattro giorni? In che modo ti assicurerai di soddisfare le aspettative dei clienti/clienti adottando una settimana lavorativa più breve? “Il nostro team globale lavorerà dal lunedì al giovedì, con il venerdì eletto come giorno libero. Tutto il nostro team seguirà la politica 100-80-100, il che significa che tutti saranno impostati per consegnare il 100% del lavoro, nell'80% delle volte, senza alcuna perdita di stipendio.

“Pubblichiamo i nostri giochi e stabiliamo le nostre linee temporali, quindi non abbiamo clienti in senso tradizionale. Tuttavia, anche se lo facessimo, riteniamo che la settimana di quattro giorni possa funzionare in qualsiasi attività basata su relazioni B2B con il giusto approccio. 

“I nostri giocatori sono naturalmente molto importanti per noi, quindi avremo sistemi in atto per supportarli nel giorno libero. Ciò include il supporto della comunità di terze parti, la pianificazione anticipata e in generale la ristrutturazione delle nostre comunicazioni per mantenere alti livelli di servizio".

Di quali preoccupazioni hai shiftverso una settimana di quattro giorni? Quali potenziali ostacoli prevedi? “La nostra principale preoccupazione è la felicità del nostro team. L'accoglienza della notizia è stata positiva, ma c'erano delle preoccupazioni. Alcune persone erano preoccupate che ciò potesse cambiare radicalmente la nostra cultura e rendere Hutch un posto di lavoro meno amichevole, guidato da una mentalità vincente. L'ufficio è un luogo davvero importante in cui le persone possono fare amicizia e costruire relazioni, cosa che potrebbero non essere in grado di fare fuori dall'ufficio. C'erano anche preoccupazioni sul fatto che avrebbero lottato per eguagliare la stessa produzione di una settimana di cinque giorni e avrebbero dovuto usare del tempo libero per recuperare il ritardo.

“Per noi è estremamente importante considerare questo feedback e trovare il modo per risolverlo. C'è stata un'enorme quantità di lavoro per trovare soluzioni e assicurarsi che il team disponga delle risorse di cui hanno bisogno per una facile transizione. Abbiamo scherzato internamente sul fatto che avremmo bisogno di una settimana lavorativa di sei giorni per pianificare una di quattro giorni, ma dobbiamo assicurarci di farlo bene.

“Impareremo molto strada facendo e gli errori sono destinati ad accadere. Onestamente, questo è ciò che speriamo, fare i nostri passi falsi ora e trovare soluzioni che funzionino per Hutch. Vogliamo che altre aziende imparino da noi e utilizzino questa conoscenza per essere più focalizzati sull'output".

Quali sono i tuoi criteri per il successo? Cosa ti convincerebbe a continuare una settimana a lungo termine di quattro giorni e cosa potrebbe scoraggiarti? “Il successo ha molti punti di prova diversi per noi. Misureremo i dati su base mensile, coprendo i livelli di felicità, le vendite, la produzione complessiva e persino le bollette elettriche del team. Per noi è anche importante vedere un miglioramento del reclutamento e della fidelizzazione del personale, poiché l'industria dei giochi è uno spazio estremamente competitivo. I dati raccolti internamente e con il supporto di 4 Day Week Global saranno ampi.

“In definitiva, terremo traccia di una serie di indicatori chiave di business. Siamo più redditizi, stiamo realizzando giochi migliori e i nostri clienti sono felici dopo la transizione? Queste sono tutte metriche essenziali che ci aiuteranno a capire se la settimana di quattro giorni fa per noi.

“Se vediamo la nostra cultura soffrire e la nostra produzione diminuire, questo sarà motivo di preoccupazione. Non permetteremo al nostro personale di essere infelice anche se ciò significa che siamo più produttivi, ad esempio. Un vantaggio non può venire a scapito di un altro perché questo funzioni.

“Se dovessimo trovarci a realizzare giochi migliori, aumentare la redditività e aiutare il nostro staff a vivere al meglio la propria vita, questa sarà una vittoria ovvia. Alla fine si tratta di equilibrio e i risultati di altre prove hanno mostrato risultati promettenti, quindi siamo fiduciosi".

Frances Guy, CEO dell'International Development Alliance scozzese

Perché è l'Alleanza internazionale per lo sviluppo sperimentazione una settimana di quattro giorni per il personale? Quali vantaggi prevedete per l'organizzazione e per i dipendenti? “Come molte organizzazioni del 'terzo settore' abbiamo un'elevata rotazione del personale. Ciò è stato particolarmente vero nell'ultimo anno. Siamo quindi attivamente alla ricerca di modi per migliorare la fidelizzazione del personale. Non c'è molto spazio per aumentare gli stipendi, ma ci sono modi per migliorare le condizioni di lavoro dando priorità al benessere del personale. Lavoriamo tutti in modo flessibile, ma questo di per sé non è una garanzia di efficienza né necessariamente un modo per evitare lunghe ore.

Francesca Guy

"Eravamo interessati all'impegno dell'SNP [Scottish National Party] alla conferenza del partito nel settembre 2021 per provare una settimana di quattro giorni in Scozia e siamo stati motivati ​​a fare domanda per partecipare al progetto pilota 4 Day Week Global in quanto offre supporto, tutoraggio e strutturato ricerca e apprendimento durante la sperimentazione.  

“In modo così strutturato speriamo di poter analizzare se si tratta di una soluzione praticabile che porti reali benefici in termini di produttività e benessere del personale. In breve, speriamo in personale più felice e più sano, servizi simili se non migliori forniti ai nostri membri e nuovi modi di lavorare, nonché una migliore fidelizzazione del personale".

Come sarà strutturata una settimana di quattro giorni? In che modo ti assicurerai di soddisfare le aspettative dei clienti/clienti adottando una settimana lavorativa più breve? “Stiamo considerando il venerdì come un giorno non lavorativo per la maggior parte del personale, con la possibilità che uno o due dipendenti prendano invece il lunedì per garantire la continuità del servizio. Alcuni dei nostri membri stanno già lavorando con orario ridotto il venerdì, quindi non prevediamo problemi finché le comunicazioni sono buone e qualcuno è in giro per rispondere alle richieste. Abbiamo anche fissato obiettivi di lavoro chiari che devono essere raggiunti e rispetto ai quali verranno misurati i risultati del personale".

Di quali preoccupazioni hai shiftverso una settimana di quattro giorni? Quali potenziali ostacoli prevedi? “Il personale lavora più dell'orario contrattuale, quindi ci sono vere sfide nel cercare di lavorare in modo più efficiente del 20% per liberare blocchi di tempo. Bisogna partire bene, altrimenti temo che gli orari più lunghi tornino abbastanza velocemente. Dobbiamo anche essere flessibili in modo che il personale sia disponibile a lavorare quando necessario nei momenti di maggiore attività, ma abbia la disciplina per compensare in altri momenti. Ci sarà bisogno di misurare e valutare costantemente, cosa che potrebbe non piacere a tutti”.

Quali sono i tuoi criteri per il successo? Cosa ti convincerebbe a continuare una settimana di quattro giorni una volta terminato il periodo di prova e cosa potrebbe dissuaderti dal farlo a lungo termine? "Il successo è tutto il personale che gestisce il proprio tempo [e] di prendersi una fetta di tempo libero extra che viene poi utilizzato in modo produttivo, mentre l'organizzazione offre ai membri e i membri riconoscono servizi migliorati. 

“Se alcuni membri del personale lavorano più ore per compensare gli altri, ciò segnalerà che non sta funzionando bene. Se la maggior parte del personale si sente stressata nel tentativo di adattare il lavoro a un periodo di tempo più breve, anche questo sarebbe un segno di fallimento. Un forte aumento delle attività abbandonate e il feedback negativo dei membri assicurerebbero anche che il progetto pilota non sia proseguito".

Anna Mirkiewicz, direttore operativo di Eurowagens

 Perché Eurowagens sta sperimentando una settimana di quattro giorni? Quali vantaggi prevedi per l'azienda e per i dipendenti? “Inizialmente ho sentito parlare della settimana di quattro giorni ascoltando un podcast con uno dei dipendenti che hanno preso parte alla prova settimanale di quattro giorni in Islanda. Stava dicendo così tante cose complementari su come ha migliorato le prestazioni dei dipendenti e ha offerto ai dipendenti un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Anna Mirkiewicz

“Sono una mamma che lavora, quindi posso vedere quanto stress c'è lavorando cinque giorni alla settimana, gestendo la famiglia e la vita quotidiana, e ho potuto vedere quanto questo abbia influenzato i nostri dipendenti. Dopo essere tornato dal lavoro da casa durante la pandemia, ho potuto vedere quanto stress erano di nuovo i nostri dipendenti, quindi è stata una buona opportunità per restituire loro qualcosa.

“Alla fine, anche se io e mio marito siamo i proprietari dell'azienda, non saremmo qui senza i nostri dipendenti. Sono loro che creano l'azienda, aiutano l'azienda a funzionare e fanno avanzare l'azienda, quindi è giusto restituire qualcosa.

“La settimana di quattro giorni mi ha mostrato che il modo in cui lavoriamo non è dei più efficienti. Potremmo essere più efficienti con il modo in cui lavoriamo, il che si tradurrà solo in un'azienda ancora più produttiva e i dipendenti avranno più tempo indietro.  

"È solo l'inizio, ma spero sinceramente che funzioni a lungo termine".

Come sarà strutturata una settimana di quattro giorni? In che modo ti assicurerai di soddisfare le aspettative dei clienti/clienti adottando una settimana lavorativa più breve? “L'azienda deve rimanere operativa cinque giorni alla settimana, quindi abbiamo introdotto un sistema di rotazione. Il nostro personale operativo - magazzino, personale del servizio clienti - deve essere presente lunedì e martedì: si alternerà nei giorni liberi mercoledì, giovedì e venerdì. Il resto dell'azienda inizialmente alternerà i giorni durante l'intera settimana per vedere cosa funziona meglio ed è adatto. Ma l'azienda rimarrà operativa cinque giorni alla settimana".

Di quali preoccupazioni hai shiftverso una settimana di quattro giorni? Quali potenziali ostacoli prevedi? “Dobbiamo pianificare un po' meglio e fare più pianificazione di emergenza, perché è davvero difficile prevedere cosa accadrà in un determinato giorno. Soprattutto in un'azienda delle nostre dimensioni, quando hai 15 dipendenti e sei giù di tre o quattro persone, puoi davvero sentire la differenza.

“La scorsa settimana [quando Eurowagens ha iniziato il processo] mi ha mostrato che dobbiamo essere un po' più preparati in termini di pianificazione e in termini di ciò che vogliamo ottenere.

“Non credo sia un problema serio. Se pianifichi attentamente e pensi al futuro, può essere risolto molto facilmente e molto rapidamente. Dobbiamo cambiare la nostra tendenza a "pensare bene, lascerò questo fino alla fine della giornata, e poi il tal dei tali ci aiuterà domani", perché potrebbe non essere il caso in quanto l'individuo potrebbe esserlo spento in quel particolare giorno. Ma è sufficiente pianificare in anticipo e pensare a quando entrano alcune persone. Tutto ciò che dobbiamo fare è adattarci al nuovo modo di lavorare; Non prevedo che questo sia un grosso problema.

“Con una grande azienda non avrai un problema del genere, perché c'è sempre qualcun altro che può potenzialmente aiutare. Con le organizzazioni più piccole posso vedere questa come una sfida, ma non dovrebbe essere una sfida difficile da superare".