Krijg meer gedaan: probeer deze 10 eenvoudige tips voor betere takenlijsten

Hoe effectief is jouw to-do lijst? Helpt het je om je dag te plannen? Stimuleert het je om de juiste taken te prioriteren? Of is het een oneindige lijst van dingen waarvan je je schuldig voelt omdat je ze nog niet hebt gedaan en nu ga je ze ook niet doen? Een goede to-do lijst zou je van dienst moeten zijn. Je moet niet aan zijn genade zijn overgeleverd. 

De beste takenlijsten zetten je elke dag in de goede richting en helpen je je te concentreren op de taken die het belangrijkst zijn. Met de juiste strategieën kan een takenlijst u ook helpen grotere doelen te bereiken. Dit is wat u moet weten om uw takenlijst voor u te laten werken.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko op Unsplash)

1. Kies de juiste app (of papier)

De eerste stap bij het maken van een betere takenlijst is beslissen waar u deze wilt bewaren. Het is belangrijk dat je dol bent op de app of het notitieblok dat je gebruikt voor je takenlijst, anders houd je je er misschien niet aan.

Merk op hoe ik zei "notitieboekje?" Hoewel het veel voordelen heeft om je takenlijst in een app te zetten (en ik zal ze zo opsommen), is er niets mis met papier! Als papier voor jou werkt, prima. Evenzo is een eenvoudig spreadsheet- of tekstverwerkingsdocument ook prima. Gebruik de tool die bij u past.

Digitale takenlijsten hebben echter verschillende voordelen ten opzichte van papier, en het is goed om in ieder geval te weten wat ze zijn, zelfs als je uiteindelijk papier gaat gebruiken. Enkele voordelen zijn:

• Ze zijn gemakkelijk te bewerken, wat betekent dat u informatie snel kunt bijwerken,

• Ze hebben ingebouwde herinneringen,

• Het is heel moeilijk om ze kwijt te raken, omdat de lijst zelf meestal in de cloud wordt opgeslagen,

• U kunt uw taken sorteren op prioriteit, vervaldatum of alfabetisch, en

• U kunt taken toewijzen aan andere mensen en een melding krijgen wanneer ze deze hebben voltooid.

als u zijn in de markt voor een takenlijst-app, welke is het beste? Ik heb er tientallen getest en ben geneigd ze aan te bevelen Todoist, Asana, en Dingen vaker dan andere. Maar er zijn veel andere opties. OmniFocus is goed voor mensen die veel details aan hun taken toevoegen. Trello spreekt tot visueel gedreven mensen. Microsoft To Do werkt goed met Office en Windows 10. Google Tasks is geweldig vanwege de Google Workspace-integratie. Habitica kan je aandacht trekken als je van gamification houdt. Enzovoort.

2. Maak meer dan één lijst

Je zou niet slechts één takenlijst moeten hebben. U zou een paar lijsten moeten hebben die de belangrijkste categorieën van uw leven beslaan, zoals werktaken, persoonlijke taken en huishoudelijke taken. Het hebben van meer dan één lijst helpt je te focussen. Als je aan het werk bent, wil je niet afgeleid worden door je persoonlijke lijst. Als u thuis bent, wilt u niet worden belast met het nadenken over uw werkverantwoordelijkheden.

Houd je niet in. Maak lijsten voor alles waar je aan denkt! De nuttige blijven hangen. Je kunt alles schrappen dat uiteindelijk niet nuttig voor je is. 

Enkele andere ideeën zijn:

• Winkelen,

• Op een dag (waarbij je onbelangrijke taken opschrijft die je ooit zou kunnen doen),

• Weekend (voor alles wat je in het weekend wilt doen, maar doordeweeks niet afgeleid wilt worden), en

• Klusjes voor kinderen.

Vergeet niet dat u op elk moment nieuwe lijsten kunt toevoegen of ze een andere naam kunt geven.

3. Schrijf uw taken op als Soon zoals u aan hen denkt

Als er een nieuwe taak in je opkomt, schrijf die dan zo snel mogelijk op. Door taken toe te voegen wanneer je eraan denkt, voorkom je dat je er lang over nadenkt. Als het eenmaal is opgeschreven, hoef je het niet meer te onthouden, zodat je de gedachte uit je hoofd kunt bannen.

Als uw taken-app een sneltoets heeft voor het toevoegen van een nieuwe taak, leer deze dan kennen. Als uw app een snelkoppeling voor uw mobiele telefoon heeft, stelt u deze in.

Voor degenen die papier gebruiken, houd wat kladpapier bij de hand terwijl u werkt om snel afleidende gedachten op te schrijven en kopieer ze naar uw officiële takenlijst wanneer het u uitkomt.

Einddatums toevoegen aan taken in uw Asana takenlijst helpt u prioriteiten te stellen.

4. Wijs vervaldatums toe

Telkens wanneer een taak een vervaldatum heeft, voegt u deze toe. Door te zien wanneer taken moeten worden uitgevoerd, kunt u prioriteiten stellen.

Niet elke taak heeft een harde en snelle vervaldatum nodig, maar soms helpt het om twee redenen om er toch een toe te voegen.

Ten eerste, de meeste taken apps laat je zien wat er vandaag, morgen en later in de week moet gebeuren, ongeacht in welke lijst ze staan. Op deze manier kun je zien wat er vandaag moet gebeuren en krijg je een idee van hoe de dag zal verlopen. Je kunt ook even de tijd nemen om sommige taken opnieuw in te plannen als je je overweldigd voelt door alleen maar te kijken naar alles wat de komende week moet gebeuren.

Ten tweede, door vervaldatums aan uw taken toe te wijzen, plant u effectief uw week, wat een uitstekende tijdmanagementstrategie is.

5. Herzie uw takenlijsten dagelijks

Begin elke dag door je takenlijst onder de loep te nemen en te beoordelen of deze redelijk is. Herzie het dan.

Als je te veel taken gepland hebt voor de dag en je weet dat je ze niet allemaal zult kunnen doen, bereid je jezelf voor op mislukken.

6. Beperk jezelf tot 3-5 taken per dag

Wat is uw dagelijkse taaklimiet? Het hangt af van wat voor soort taken je opschrijft en hoe moeilijk ze zijn om te voltooien. 

Voor de meeste mensen raad ik aan om te beginnen door jezelf te beperken tot drie tot vijf taken per dag. Het klinkt misschien niet als veel, maar als je je concentreert op het opschrijven van de drie belangrijkste dingen die je vandaag moet doen, zul je merken dat dat al veel is om door te nemen.

Waarom niet meer opschrijven? Als je te veel taken opschrijft en ze niet allemaal uitvoert, moet je ze uitstellen tot een andere dag. Dat betekent opnieuw prioriteiten stellen en uw lijst wijzigen, wat onnodig werk is dat stress veroorzaakt en zelfvernietigend kan aanvoelen.

Door een klein aantal taken te hebben, is de kans groter dat u ze afmaakt. Hoe meer u al uw taken voltooit, hoe beter u zich zult voelen over uw takenlijsten in het algemeen. Dat positieve gevoel kan je vooruit helpen.

Uw drie tot vijf taken zouden belangrijke dingen moeten zijn die u Dan moet je Doen. En niet meer dan twee daarvan zouden routinetaken moeten zijn, zoals het dagelijks innemen van medicijnen. Concentreer u op uw bedoeling voor de dag. Dat is wat je moet opschrijven.

Houd in de loop van de tijd bij hoeveel taken u elke dag afvinkt (de best to-do apps volg het voor u) en u krijgt een idee van het juiste aantal taken voor u, voor het geval het niet drie tot vijf is.

Todoist houdt bij hoeveel taken u elke dag en week voltooit en maakt een grafiek met uw voortgang.

7. Zet taken op uw takenlijst, geen doelen

Wat je op je to-do lijst schrijft, is belangrijk. Zet taken op uw lijsten, in plaats van doelstellingen en doelen. Om dat te doen, moet u het verschil tussen hen kennen.

Doelen zijn algemene prestaties of gewenste resultaten. Ze zijn meestal moeilijk te kwantificeren. Een voorbeeld is 'vloeiend worden in het Hindi'. Dat op je takenlijst zetten zou niet erg effectief zijn.

Doelstellingen zijn markeringen op weg naar het bereiken van een doel. Het is veel gemakkelijker om deze te verwarren met taken, omdat doelstellingen specifieker en meetbaarder zijn. Een voorbeeld van een doelstelling is 'drie minuten een gesprek in het Hindi kunnen voeren over mijn favoriete films'.

Dus wat zijn taken? Taken zijn de acties die je onderneemt om een ​​doel te bereiken. Breek een doelstelling af en je hebt je taken. Heel vaak zijn het enkele gebeurtenissen (hoewel ze zich kunnen herhalen). Een taak kan zijn 'drie nieuwe Hindi-werkwoorden leren' of 'Hindi leren gedurende 30 minuten'.

Taken - geen doelen of doelstellingen - horen thuis op een dagelijkse takenlijst.

8. Houd doelen en doelstellingen gescheiden

In een perfecte wereld zullen veel van de taken die je elke dag uitvoert een groter doel nastreven. U zou moeten weten wat uw doelen zijn, maar u hoeft ze niet op uw dagelijkse takenlijst te schrijven.

Schrijf in plaats daarvan uw doelen en doelstellingen ergens anders op. Het kan nog steeds zijn in je takenlijst-app of notitieboek, maar niet op de lijst die je elke dag bekijkt. Andere plaatsen waar u doelen kunt opschrijven, zijn uw dagboek of een notitie-app.

Verwijs van tijd tot tijd naar je doelen. Check ze in en herzie ze. Laat ze je alleen niet afleiden van de specifieke dingen die je vandaag moet doen.

9. Kijk vaak naar je takenlijst

Een bekeken lijst is een gebruikte lijst. Een effectieve to-do lijst helpt je hierbij overal uw dag, wat betekent dat u er vaak naar moet kijken. Kijk er elke ochtend naar om je mentaal voor te bereiden op de komende dag. Bekijk het na de lunch, zodat je weet waar je je de rest van de dag op moet concentreren. Herzie het aan het einde van de dag om gemiste taken opnieuw in te plannen.

Maak er een gewoonte van om alles wat je gepland hebt voor de komende week van tevoren te overlopen, zodat je je tijd beter kunt plannen en aanpassingen kunt doen.

Als je je overdag verloren begint te voelen in wat je aan het doen bent of er even tussenuit wilt, kijk dan op je to-do-lijst naar iets kleins en gemakkelijks (een minder veeleisende taak die geen hoge focus vereist) dat je in de tussentijd kan aanpakken.

Hoe meer je naar je lijst kijkt, hoe meer je erop gaat vertrouwen. Hoe meer u erop vertrouwt, hoe minder u hoeft te onthouden welke taken u moet uitvoeren. Hoe minder je hoeft te onthouden, hoe meer je je geest vrijmaakt om je te concentreren op de taak die voorhanden is.

10. Maak uw takenlijst scanbaar

Als je vaak naar je takenlijst kijkt, merk je al snel hoe handig het is om in één oogopslag te zien wat je nodig hebt.

Gebruik strakke taal of steno om uw taken te schrijven. Veel apps hebben prioriteitsbeoordelingen, sterren, tags en andere details die u aan belangrijke taken kunt toevoegen om ze te laten opvallen. Geef uw taken een kleurcode als dat helpt. Pas pictogrammen toe die u meer informatie geven over de taak, bijvoorbeeld of er een telefoontje voor nodig is of gerelateerd is aan gezondheidszorg. Het maakt niet uit hoe snel je naar je takenlijst kijkt, je zou in staat moeten zijn om veel informatie te verzamelen over wat er gedaan moet worden.

Vink die vakjes aan

Een geweldige takenlijst vormt de kern van persoonlijke productiviteit. Het is zo leuk om een ​​app en proces voor taakbeheer te vinden dat voor u werkt. Het afvinken van items op je lijst geeft je een gevoel van voldoening en is een belangrijk element om georganiseerd te raken. Een betrouwbaar to-do-systeem maakt het leven zowel gemakkelijker als minder stressvol.