Microsoft 365 Business Premium-recensie

Microsoft 365 Business Premium is de e-mailhostingprovider met de meeste functies die we hebben getest, wat logisch is gezien het feit dat het al zo lang bestaat. De service maakt het instellen van domeinen en e-mail eenvoudig voor bedrijven van elke omvang en heeft veel migratie- en importtools als u van een ander platform komt.

Lokale en webversies van de volledige Microsoft Office-suite zijn inbegrepen, evenals toegang tot de meer geavanceerde tools van Microsoft, zoals SharePoint en Intune voor apparaatbeheer. U kunt ook een breed scala aan add-on-services kopen, zoals Microsoft 365 Business Voice, en deze aanbiedingen zijn verkrijgbaar bij Microsoft of het grote partnerecosysteem. Het is misschien duurder, maar alleen al vanwege de lijst met functies is het een duidelijke winnaar van de Editors' Choice.

Microsoft 365 Business Premium-prijzen

De service begint bij $ 20 per gebruiker per maand. Dat kan snel oplopen voor grotere organisaties, maar zoals gezegd maakt de encyclopedische lijst met functies het geld de moeite waard. Business Premium heeft ook royale basisfuncties voor die prijs, waaronder 50 GB e-mailhosting en 1 TB Microsoft OneDrive-cloudopslag naast domeinhosting. Dat is een uitstekende algemene lijst, hoewel onze andere keuze van de redactie, Google Workspace Business Standard, het peloton aanvoert met maar liefst 2 TB mailboxopslag.

U kunt op onze beoordelingen vertrouwen

Sinds 1982 heeft PCMag duizenden producten getest en beoordeeld om u te helpen betere koopbeslissingen te nemen. (Lees onze redactionele missie.)

Aantrekkelijker voor de meeste bedrijven, vooral in het nieuwe en gedistribueerde hybride werkmodel, is dat u voor elke gebruiker een Office 365-abonnement krijgt als onderdeel van het pakket, inclusief Microsoft Teams en SharePoint Online-hosting. Wat u niet krijgt, is de eeuwigdurende on-prem licentieversie van Office, die Microsoft onlangs heeft nagesynchroniseerd Kantoor LTSC.

U krijgt echter een gebundeld Intune-abonnement, dat het apparaatbeheer afhandelt, zodat u hardwarebeleid kunt afdwingen voor BYOD-scenario's thuis, iets wat geen enkele andere e-mailhostingconcurrent op dit moment biedt.

Je krijgt ook twee vormen van extra beveiliging. De eerste is Microsoft Azure Information Protection (AIP). Dit is een app voor inhoudsclassificatie waarmee u documenten met verschillende classificaties kunt taggen en op basis van die tags verschillende niveaus van bescherming en toegang kunt toekennen. De tweede beveiligingsmaatregel is Microsoft Defender voor 365. Het is een voor 365 geoptimaliseerde versie van het Microsoft Defender Security-platform dat antivirus- en malwarebescherming biedt voor gegevens en eindpunten. Microsoft heeft er niets aan gedaan en u kunt de service een maand gratis uitproberen door de website van het bedrijf te bezoeken. Voor het geld zal de Business Premium-laag waarschijnlijk de meest populaire aankoop zijn voor de meeste bedrijven.

Als dat echter allemaal te rijk of onnodig voor u is, zijn er goedkopere opties. Een Microsoft 365 Business Basic-editie kost slechts $ 5 per gebruiker per maand en omvat Microsoft Teams, maar delegeert gebruikers naar het web en mobiele versies van Office apps zonder desktopversies inbegrepen. De volgende goedkoopste is Microsoft 365 Apps, waarmee u $ 8.25 per gebruiker per maand krijgt, maar alleen Office Premium omvat apps (desktop en web) en OneDrive-opslag. Samenwerking met Microsoft Teams en SharePoint maakt geen deel uit van deze laag.

Ten slotte zou de Microsoft 365 Business Standard-laag voor veel kleinere winkels moeten werken. Dit begint bij $ 12.50 per gebruiker per maand en omvat alles in de Premium-versie behalve Azure Information Protection, Defender en Intune. Hoewel de prijzen per gebruiker per maand worden weergegeven, is voor alle niveaus een jaarlijkse verbintenis vereist.

Vergeleken met onze andere Editors' Choice-winnaar, Google Workspace Business Standard, is Microsoft 365 Business Premium zeker duurder, vooral omdat Google zo'n enorme mailboxopslag biedt voor slechts $ 12 per gebruiker per maand voor zijn Standard-laag. Google is echter gebundeld apps zijn lang niet zo uitgebreid als die van Microsoft, met name voor gegevens-, gebruikers- en apparaatbeheer. Het kost misschien meer, maar Microsoft 365 is nog steeds het krachtigere platform.

Zakelijk Premium instellen

Zoals bij elke e-mailhostingservice, is het instellen vaak het moeilijkste. Microsoft heeft echter goed werk geleverd door de traditioneel omslachtige onderdelen te doorbreken, omdat het een begeleid installatieproces gebruikt. Het leidt u door alle belangrijke stappen, zoals het downloaden van Office naar elke client, het toevoegen van uw domeinnaam (inclusief de optie om vanaf een andere host te migreren), het instellen van Teams en vervolgens het inschakelen van gegevensverliespreventie (DLP), die bescherming biedt tegen iemand die uw gevoelige gegevens lekt. Als laatste stap kunt u de bescherming voor gebruikers van mobiele apps configureren door gegevensversleuteling in te schakelen en dingen zoals herauthenticatie na een bepaald aantal minuten af ​​te dwingen.

Aangezien het exemplaar van Office dat u installeert al vooraf is gekoppeld aan uw account, hoeft u niet veel te installeren behalve het installatieprogramma uitvoeren en, in zeldzame gevallen, uw inloggegevens verstrekken. Ik vond het erg leuk dat je dit voor maximaal vijf apparaten per gebruiker kunt doen. In de wereld van vandaag is het niet ongewoon om een ​​desktop, laptop en meerdere mobiele apparaten te hebben, dus het hebben van een licentie die ze allemaal dekt, is niet alleen handig, maar bespaart ook geld.

Het beheren van gebruikers is ook eenvoudig. Als je eenmaal een gebruiker hebt toegevoegd, zit je vast voor een extra bedrag per gebruiker per maand, maar behalve het invoeren van wat basisinformatie en het instellen van een initieel wachtwoord, hoef je niet veel meer te doen.

Als u meer gedetailleerde controle over uw omgeving nodig heeft, zoals de meeste grotere bedrijven, is er een handig beheercentrum. Hier verfijnt u instellingen zoals bedreigingsbeheer, regels voor e-mailstromen, apparaatbeleid en vergelijkbare IT-taken. Een andere leuke bijkomstigheid is dat Microsoft 365 Business Premium al standaard best practices heeft geconfigureerd als het gaat om beveiliging en gebruikersbeheer. Dat betekent dat de meeste kleine en middelgrote bedrijven (MKB's) eenvoudig kunnen opstarten en aan de slag kunnen, in de wetenschap dat de service hun standaard IT-behoeften kant-en-klaar dekt.

Als je meer of iets anders nodig hebt, kun je altijd dingen wijzigen in het beheercentrum. Hoewel dit deel van de service zeker bedoeld is voor IT-professionals, is het beheercentrum erg goed georganiseerd. Ik kon snel vinden wat ik zocht en toegang krijgen tot de juiste beheertools.

Hoewel PCMag een diepgaande duik geeft in de Office-suitetools van Microsoft 365, zou een beoordeling van e-mailhosting niet compleet zijn zonder te kijken naar e-mail- en samenwerkingstools. Deze zijn belangrijker dan ooit nu we allemaal op weg zijn naar het nieuwe hybride normaal.

Samenwerken in Microsoft 365 Business Premium gaat in essentie over Microsoft Office gecombineerd met Teams, OneDrive en SharePoint. Als je deze hebt gebruikt apps afzonderlijk, zult u genieten van hoe ze hier samenwerken. Wat de e-mailclient betreft, is het hart van de gebruikerservaring natuurlijk Microsoft Outlook.

De meeste gebruikers hebben enige ervaring met Outlook op de desktop, maar met 365 Business gebeuren de echt spannende dingen in de webclient. Een recente toevoeging, Microsoft Editor, is het antwoord van Microsoft op grammatica. Het werkt over de hele linie apps in de Office-suite, maar alleen aan de webzijde. Er is nog een handige functie waarmee je snel bestanden kunt toevoegen die verband houden met een gespreksthread zonder dat je naar de thread hoeft te zoeken. Momenteel werkt dit alleen op OneDrive-documenten, maar het is fijn om te hebben als je toevallig de webclient gebruikt.

Als we een klacht hebben over Microsoft 365, hier is het: een webclient zou in elke browser moeten werken, maar Microsoft heeft zich eigenlijk alleen gericht op Windows en macOS. Als u een Microsoft 365 Office-webapp via een Linux-browser probeert te gebruiken, zult u vrijwel zeker compatibiliteitsproblemen ondervinden. Ja de apps zijn over het algemeen bruikbaar, maar u krijgt een veel soepelere ervaring op de twee commerciële besturingssystemen. Hopelijk komt hier verandering in nu Microsoft werkt aan een betere integratie Linux met Windows.

Zelfs als we alleen kijken naar de commerciële besturingssystemen, loopt macOS nog steeds merkbaar achter op Windows als het gaat om de werking van Outlook. Organisatie en geavanceerde functies blijven absoluut achter, wat eigenlijk niet meer het geval zou moeten zijn. Microsoft heeft zich ook meer gericht op het verbeteren van de webversie van Office dan op de desktop-equivalenten.

Afgezien van de hierboven genoemde bewerkingsfunctie heeft Redmond bijvoorbeeld een zeer handige wijziging in de kalender aangebracht. Als u tijdens de pandemie een videoconferentie heeft moeten plannen, heeft u dit waarschijnlijk voor een groter aantal mensen moeten doen dan normaal, wat betekent dat u een lange lijst met schema's moet doorzoeken totdat u een open slot vindt dat voor iedereen werkt - meestal twee of drie maanden nadat u de vergadering wilde hebben. Outlook kan nu dat grommende werk voor u doen, met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) om tijden aan te bevelen die het beste werken op basis van ieders beschikbaarheid. Als iemand verhinderd is, is er een gestructureerde manier om alternatieve tijden voor te stellen. Dat is geweldig, maar het werkt alleen in de Outlook-webclient, niet in de desktopversie.

Integratie met Microsoft Teams is een gegeven, maar niettemin belangrijk. Er is een optie met één knop om een ​​Teams-vergadering toe te voegen aan een vergadergebeurtenis. Het is vermeldenswaard dat genodigden de Teams-client niet nodig hebben om deel te nemen, hoewel dat wel de beste ervaring geeft.

SharePoint is een ander onderdeel van Microsoft 365 dat waarschijnlijk door de meeste klanten onderbenut wordt, omdat het overweldigend kan zijn om het aan de praat te krijgen. Maar als je een gecentraliseerde locatie nodig hebt om documenten te organiseren, te plannen en eraan samen te werken met ingeschakeld wijzigingsbeheer, dan is dit de manier om het te doen. Het heeft ook taak- en workflowbeheer, dus het kan een beetje moeilijk zijn om te beslissen waar te beginnen, en je hebt misschien de hulp van IT nodig, maar als je eenmaal een plan hebt om SharePoint te gebruiken, zullen andere functionaliteiten vanzelf groeien.

Administratie en beveiliging

Microsoft doet het goed met zowel beveiliging als privacy. Tweefactorauthenticatie is alomtegenwoordig en daaronder zitten verschillende functies voor gegevensbescherming. In het beheercentrum kunt u DLP-beleid instellen dat naar gegevens kijkt en automatisch classificeert wat ze herkennen. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die een bestand als privé classificeert wanneer het DLP-beleid er een burgerservicenummer in aantreft. U kunt ook bewerkingen opgeven, zoals het automatisch coderen van een document of het beperken van toegang en gebruikersrechten.

Aan de e-mailkant is er Microsoft 365-berichtversleuteling en Exchange Online Archiving. De eerste voegt codering en toegangsrechten toe aan uw e-mails, zodat alleen de beoogde ontvanger ze kan bekijken. Het is inbegrepen bij Microsoft 365, maar het werkt ook in Gmail en andere e-mailsystemen.

Met Exchange Online Archiving kunnen beheerders e-mailarchiverings- en bewaarbeleid instellen. U kunt e-mails van een bepaalde leeftijd aanwijzen om automatisch te worden verwijderd of veilig in de cloud te worden opgeslagen, en u kunt dit doen op basis van inhoudsbeleid. Een zorgorganisatie kan bijvoorbeeld automatisch de meeste oudere e-mails verwijderen, terwijl alleen die e-mails veilig worden gearchiveerd die nodig zijn om een ​​toekomstige HIPAA-audit te doorstaan. Hoewel geen enkele service waterdicht is als het gaat om beveiliging, levert Microsoft een geweldige strijd.

Dit gebeurt allemaal in het beheercentrum, maar deze weergave biedt meer dan alleen beveiliging. U komt hier om apparaten te beheren en gebruikersidentiteiten toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen. Er is ook een mooi dashboard vooraan waar het systeem u zal waarschuwen voor eventuele problemen of dringende behoeften in verband met uw account. Service-uitval, een beveiligingsprobleem, gebruikersproblemen, DLP-query's - het komt hier allemaal aan de oppervlakte, samen met de tools die u nodig heeft om dingen aan te pakken. Ten slotte kunnen IT-beheerders die veel onderweg zijn ook toegang krijgen tot het beheercentrum via een Microsoft 365 mobiele app, beschikbaar op zowel iOS als Android. De app biedt direct inzicht in elke waarschuwing, hoewel u toegang tot de volledige webbeheer-app nodig heeft om complexere problemen aan te pakken.

Als het handhaven van de naleving van de regelgeving deel uitmaakt van uw werk, weet dan dat Microsoft datacenters heeft verspreid over de VS en Noord-Europa. Ze hebben allemaal een SOC-audit ondergaan en hebben de status SOC 1 Type2, SOC 2 en SOC 3 behaald. En als u een HIPPA Business Associate Agreement (BAA) heeft, dekt de service ook HIPAA voor u.

Er is een veel langere lijst met voorschriften die Microsoft 365 ondersteunt, maar de belangrijkste nieuwscentra rond de Compliance Manager. Dit is een workflow-georiënteerde tool voor risicobeoordeling die u helpt bij het beheren van alle details van de regelgeving die u moet ondersteunen. Als je het eenmaal hebt ingesteld, omvat dat zaken als gegevensbeheer en -retentie, beveiligingsbeleid en auditsporen, om er maar een paar te noemen.

Compliance Manager scant voortdurend die parameters en geeft u een algehele Compliance Score in uw dashboard. Eventuele problemen worden weergegeven als waarschuwingen en u kunt erop inzoomen voor een gedetailleerde uitleg en de aanbeveling van de Compliance Manager om het probleem op te lossen. Dit zal een hele klus zijn om op te zetten, maar als je het eenmaal aan de gang hebt, kan het je IT-nalevingslast drastisch verlichten.

App-integratie van derden

Microsoft won deze categorie zonder twijfel, maar Google Workspace en andere e-mailhostingspelers maken een snelle inhaalslag. Toch geven we Microsoft op dit moment een voorsprong dankzij een partnersysteem dat niet alleen enorm is, maar ook erg volwassen.

Natuurlijk vind je de gebruikelijke namen zoals Workspace, Slack, Trello en Zapier op de lijst, maar er is een hele bibliotheek met andere apps en integraties die u kunt gebruiken voor specifieke soorten taken, workloads of verticale bedrijfsbehoeften. Die bibliotheek is zo enorm, grotendeels omdat Microsoft zijn ontwikkelingstools van oudsher hard heeft gepusht en ze praktisch gratis beschikbaar heeft gemaakt voor iedereen die Windows-compatibele software bouwt. Dat creëerde een gelukkige ontwikkelaarsbasis die zelfs vandaag de dag maar weinig andere bedrijven kunnen evenaren.

De Gouden standaard

Over het algemeen is Microsoft 365 Business Premium de beste keuze in de categorie e-mailhosting. Zelfs met de grote vooruitgang die Google heeft geboekt, heeft het aanbod van Microsoft nog steeds aanzienlijk betere functies en is de web-naar-desktop-ervaring ongeëvenaard. Met de tools kunt u alles doen, van e-mailbeheer tot samenwerking tussen teams via berichten, het delen van documenten en spraak- of videoconferenties.

Zelfs strikt vanuit het oogpunt van e-mailhosting blijft Microsoft 365 een toonaangevende kanshebber. Installatie, gebruikersimport en -beheer, en een gedetailleerd niveau van gegevensbeveiliging, verliespreventie en nalevingsbeheer komen allemaal samen in een combinatie die u nergens anders kunt vinden. Ja, het is duurder dan zijn rivalen, maar je krijgt echt waar je voor betaalt: een uitzonderlijk goed afgeronde en veilige end-to-end oplossing voor bedrijfsproductiviteit die gemakkelijk is gekozen voor onze Editors' Choice-prijs.