De beste zakelijke cloudopslag- en bestandsdelingsproviders

Cloudopslag is veel meer dan alleen een plek om de gegevens van uw bedrijf te dumpen. Natuurlijk, het is weer een stationsletter waar gebruikers bestanden kunnen delen, maar met een beheerde cloudservice erachter bieden deze platforms verschillende andere mogelijkheden die lokale opslag niet kan. We hebben het over zaken als elastische capaciteit, inline bewerken met versiebeheer voor meerdere gebruikers en betere beveiliging. De meeste bieden ook app-integratie met de rest van uw cloudserviceportfolio, vooral met andere opslag- en zakelijke back-upproviders.

Als uw werknemers vanwege de pandemie nog steeds vanuit huis werken, en vooral als dat permanent zou kunnen worden, is een cloudopslagbron een basiscomponent bij het bouwen van een hybride werkruimte voor online samenwerking. Het helpt ook als u overstapt naar een volledige desktop-as-a-service (DaaS)-omgeving. U hebt er niet alleen een nodig om uw gegevens op te slaan en te ordenen, maar ook om basissamenwerking af te handelen, met name gegevensbescherming en gedetailleerde machtigingen. Integratie betekent dat zelfs als het primaire werk wordt gedaan in een andere app, zoals Salesforce of Slack, al die voordelen nog steeds van toepassing zijn.

U kunt op onze beoordelingen vertrouwen

Sinds 1982 heeft PCMag duizenden producten getest en beoordeeld om u te helpen betere koopbeslissingen te nemen. (Lees onze redactionele missie.)

Helaas kan diezelfde breedte van mogelijkheden ook problemen opleveren. Het enorme aantal functies dat leveranciers aanbieden om te concurreren en zich te onderscheiden, kan het moeilijk maken om precies te bepalen wat u nodig heeft. Er zijn echter enkele belangrijke overwegingen die iedereen nodig heeft. Elke zakelijke cloudopslagoplossing moet bijvoorbeeld toegankelijk, traceerbaar en veilig zijn. Dat betekent overal toegang via de cloud, een logboek van wie wanneer toegang heeft gehad tot wat, en een service die gegevens beschermt met toegangscontrole, back-ups en codering.

Op IT-niveau moeten beheerders weten in welke cloud hun gegevens zijn ondergebracht en waar die datacenters zich bevinden. Dit kan ontmoedigend zijn, niet alleen omdat sommige leveranciers terughoudend zijn om deze informatie te delen, maar ook omdat veel oplossingen afhankelijk zijn van value-added resellers (VAR's) om hun cloudopslagbronnen te produceren. Dat creëert een back-end moeras waar het moeilijk kan zijn om te bepalen waar de bits worden opgeslagen. We zullen al deze kwesties hieronder in meer detail bespreken.

Wat doet zakelijke bestandsdeling?

De positieve kant van deze steeds groter wordende lijst met functies is dat slimme organisaties nieuwe en creatieve manieren kunnen vinden om hun opslaginfrastructuur te gebruiken. Cloudopslag betekent dat u een service kunt aanpassen zodat deze fungeert als een lichtgewicht documentbeheersysteem of zelfs als workflowmanager die bepaalt hoe uw gegevens door een keten van gebruikers stromen. Of u kunt zich concentreren op functies voor samenwerking en het delen van bestanden, zodat werknemers dezelfde bestanden in een teamruimte kunnen bewerken terwijl ze hun werk beschermen met versiebeheer.

Dit soort aanpasbaarheid is nu belangrijker dan ooit. Dat blijkt uit een recent onderzoek van GlobalWorkPlaceAnalytics.comAlthans 50 procent van de Amerikaanse beroepsbevolking is nu ingesteld voor werken op afstand. Werknemers die weggaan van een werkmodel op een centraal kantoor, kunnen de manier waarop het werk wordt gedaan drastisch veranderen. Het opslaan en ophalen van de gegevens van uw bedrijf moet worden aangepast en geen enkele andere opslagmethode kan die wijzigingen zo gemakkelijk aan als een cloudservice.

Het probleem is dat effectief maatwerk planning vereist, vooral wanneer dat maatwerk betrekking heeft op belangrijke workflows. Alleen omdat een opslagleverancier een lange lijst met functies heeft, wil nog niet zeggen dat u automatisch van alle functies profiteert. Weten welke functies het beste zullen werken en in welke combinatie planning dat alleen u, uw IT-personeel en uw eerstelijns bedrijfsmanagers kunnen doen.

Richt uw planningsinspanningen eerst op alleen de belangrijkste workflows en begin klein. Besteed aandacht aan kernmogelijkheden, met name betrouwbare toegankelijkheid, effectieve back-ups, veilige opslag en gebruikers- en groepsbeheer. Als u eenmaal weet hoe u wilt dat dat allemaal werkt terwijl uw werknemers zo wijd verspreid zijn, kunt u uitbreiden naar geautomatiseerde workflow, samenwerking en app-integraties van derden. Soms moet integratie van kernapps eerder worden overwogen, bijvoorbeeld als uw bedrijf is gestandaardiseerd op een bepaald productiviteitsplatform. (dwz Google-winkels zullen Google Drive kiezen, terwijl Microsoft 365-outfits waarschijnlijk OneDrive zullen selecteren).

Gemakkelijke "aansluitbaarheid" in uw andere Apps

Als u geen duidelijk integratiedoel heeft, zoals Google Workspace, is het goede nieuws dat de cloud het voor verschillende leveranciers gemakkelijker heeft gemaakt om met elkaar te praten via open standaarden. Tegenwoordig kunt u cloudopslagoplossingen mixen en matchen met een lange lijst van huidige productiviteits- en documentbeheersystemen. Als je zo ver moet gaan dat je wat aangepaste codering moet doen, dan bieden de meeste leveranciers REST API's, zodat je zowel gegevens kunt uitwisselen als functies kunt oproepen tussen verschillende app-services. Als alles wat je nodig hebt betere automatisering is, dan kunnen services zoals IFTTT of Zapier iedereen coss-app-automatisering laten bouwen met een vrij lage leercurve.

Cloudbedrijven zien ook de waarde van interoperabiliteit in, hoewel ze dit vooral proberen aan te pakken in hoogwaardige klantcategorieën en branches. Leveranciers zoals Microsoft en Salesforce hebben bijvoorbeeld enorme partnerecosystemen met grote catalogi van gerichte serviceaanbiedingen. Een partner neemt de kernproducten van het bedrijf, zoals Microsoft 365, en bouwt integraties en workflowfuncties met behulp van dat product en een of meer cloudservices van derden. Die oplossingen zijn gebouwd om specifieke soorten bedrijven of branches aan te trekken.

Zo kan leverancier X bijvoorbeeld een end-to-end oplossing voor leasebeheer bouwen voor vastgoedbeheerbedrijven in grote steden. Die oplossing kan gebruik maken van een database met eigendomsvermeldingen die zijn gekoppeld aan een Salesforce CRM. Die link zou eigenschappen matchen met potentiële huurders. Van daaruit kan het automatisch een type huurder en een type woning koppelen aan het juiste huursjabloon dat is opgeslagen in een andere database of een contract- of documentbeheersysteem. Die leaseovereenkomsten worden ingevuld met behulp van bewerkbare pdf-documenten die in een goedkeuringsworkflow worden geplaatst, ofwel in het Salesforce-framework of in een andere productiviteitsomgeving, zoals Google Workspace of Microsoft 365.

Natuurlijk, hoe meer diensten van derden een dergelijke oplossing gebruikt, hoe hoger het prijskaartje per gebruiker per maand. Maar het feit dat je zo'n op maat gemaakte oplossing kunt samenstellen met alleen een plug-in cloudservicearchitectuur is aantrekkelijk, omdat je hiermee vrij gemakkelijk serviceleveranciers kunt in- en uitschakelen.

Dus als u een cloudopslagservice op een heel specifieke manier wilt gebruiken, moet u zeker de nodige planning maken om precies te begrijpen welke soorten aangepaste aanpassingen en workflows u nodig heeft. Maar als dat eenmaal is gebeurd, ga er dan niet vanuit dat je dat allemaal zelf moet bouwen. Bekijk in plaats daarvan eerst de integratie- en waardetoevoegende app-marktplaatsen die beschikbaar zijn bij uw belangrijkste app-providers, evenals die aangeboden door de opslagservice. Misschien heeft iemand al de perfecte end-to-end-oplossing voor u gebouwd, en dat is goedkoper en gemakkelijker dan uw eigen oplossing.

Opslag en delen

Een van de redenen achter de trend in nieuwe functies met toegevoegde waarde is dat opslagcapaciteit grotendeels een betwistbaar probleem is in de cloud. Veel kopers richten zich aanvankelijk vooral op de opslagcapaciteit van een leverancier en hoeveel ze krijgen voor hoeveel dollars. Dat is zeker nog steeds iets om over na te denken, maar over het algemeen is opslagruimte nu betaalbaarder dan ooit, met prijzen die langzaam dalen. Qua capaciteit bieden de meeste cloudopslagproviders een royale hoeveelheid opslag en in verschillende niveaus. Meerdere terabytes (TB) zijn gemeengoed en niet langer een groot verschil tussen services, vooral nu het toevoegen van opslagcapaciteit eenvoudig en goedkoop is.

Als u plotseling 100 GB extra ruimte nodig heeft voor een snel project, maken de meeste leveranciers van cloudopslag het toevoegen van die capaciteit eenvoudig door op een aantal optieknoppen te klikken. Dat geeft u niet alleen de nieuwe ruimte, maar verhoogt ook automatisch uw abonnementskosten. Sterker nog, als het project klaar is en je die 100 GB niet meer nodig hebt, kun je zowel de capaciteit als de prijs net zo gemakkelijk weer naar beneden halen. Dit soort elastische capaciteit is gemakkelijk voor een leverancier van cloudopslag en bijna onmogelijk voor een on-premises resource.

Natuurlijk kan al die vrijheid het weer ingewikkeld maken, zeker in een groter bedrijf. Als opslagcapaciteit en abonnementstarieven schommelen omdat verschillende afdelingsmanagers voortdurend hun eisen wijzigen, kan dat grote schade aanrichten aan een meerjarenbegroting. Zorg ervoor dat u controles instelt over wie de capaciteit mag aanpassen (uw IT-afdeling zou hier de sleutel moeten zijn), hoe nieuwe capaciteiten moeten worden gerapporteerd, wat de minimale beveiligings- en toestemmingsvereisten zijn, welk back-upbeleid moet worden toegepast en hoe vaak dit kan gebeuren in een bepaald tijdsbestek (driemaandelijks, jaarlijks, enz.).

Bekijk die details

Dit alles schetst een zeer rooskleurig beeld als het gaat om het ontwerpen van uw eigen op maat gemaakte en sterk gedistribueerde opslagservice. En hoewel dat waar is, schuilen er nog steeds verschillende duivels in de details. Een grote is precies uitzoeken waar uw gegevens zijn. Sommige providers hebben hun eigen datacenters, terwijl andere hun opslag uitbesteden aan een andere externe cloud, vaak Amazon Web Services (AWS) of een vergelijkbare Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-speler.

Dat is een belangrijk punt om te overwegen: teken je een service level agreement (SLA) met een cloud provider die direct verantwoordelijk is voor de infrastructuur of is de provider verplicht jegens een andere partij? Als het een derde partij is, zorg er dan voor dat u dat bedrijf onderzoekt en zijn staat van dienst onderzoekt. Kijk vervolgens naar de serviceniveaus die het biedt. Hoewel alle grote spelers een bepaalde uptime-garantie hebben, is het vermeldenswaard dat de locatie een belangrijke factor is.

Hoeveel datacenters heeft de derde partij? Hoeveel zijn lokaal en hoeveel bevinden zich potentieel in een geheel andere omgeving? Als u een Amerikaans bedrijf bent, heeft het weinig zin om een ​​opslagbron aan te schaffen met servers die alleen in Europa zijn ondergebracht. Tot slot, zijn uw gegevens onder hen verdeeld voor een betere betrouwbaarheid? U moet die antwoorden niet alleen gemakkelijk van een doelleverancier kunnen achterhalen, maar ook aangeven waar u uw gegevens wilt opslaan, zodat u uw opslag kunt optimaliseren voor toegangssnelheid en redundantie.

Hoe uw werknemers toegang krijgen tot hun bestanden is niet alleen van cruciaal belang, het kan ook sterk verschillen tussen leveranciers. Het delen van gegevensfunctionaliteit moet een synchronisatieclient of een ander soort desktopgebaseerde software omvatten die zich op elke pc of client bevindt en ervoor zorgt dat gegevens in de cloud worden gesynchroniseerd met lokale replica's. Maar sommige leveranciers kunnen andere toegangspunten hebben. Alle cloudopslagbedrijven zullen bijvoorbeeld een webclient aanbieden, maar sommige maken dit ook tot de primaire klant. Misschien werkt dat voor jou en misschien ook niet, maar het is iets dat je moet testen voordat je het vastlegt.

Ook mobiele devices zijn een probleem. Veel van die nieuw verspreide werknemers proberen persoonlijke apparaten voor werk te gebruiken en veel van die apparaten zijn mobiel. Heeft uw opslagleverancier mobiele clients? Als dat het geval is, moet u uitzoeken welke platforms worden ondersteund en vervolgens testen hoe die clients werken. Synchronisatie moet bijvoorbeeld anders werken voor mobiel versus desktop, omdat de CPU van het apparaat en de opslagbronnen zo verschillend zijn. Beveiliging en gebruikerstoegang zullen ook anders werken, vooral als gebruikersreferenties apparaattypen bevatten.

Een ander ding om te onthouden is dat u niet altijd rechtstreeks toegang zult hebben tot uw gegevens via de opslagleverancier. Microsoft OneDrive for Business kan bijvoorbeeld worden gesynchroniseerd met Microsoft Teams, het teamberichtenplatform, evenals de teamsites die deel uitmaken van het populaire SharePoint Online-samenwerkingsplatform. Dus uw gebruikers kunnen hun werk doen aan bestanden in die bestanden apps en zie ze vervolgens automatisch worden opgeslagen in een bijbehorende cloudopslagservice, in dit geval OneDrive.

Ter vergelijking: Box (for Business) biedt een volledig functionele webclient met ondersteuning voor slepen en neerzetten. Gedeelde gegevens kunnen worden opgeslagen in mappen die zijn gemaakt door individuen of in teammappen die zijn gemaakt en beheerd door teamleiders of beheerders, maar het gebeurt allemaal in een browservenster. Om het in een andere app te laten gebeuren, zal meer werk vergen, tenzij Box de integratie vooraf voor u bouwt.

Voor bijna elke echte workflow heb je een bepaalde versie van teammappen nodig, dus hoe dat werkt, niet alleen in de interface van de opslagleverancier, maar ook in alle bijbehorende externe partijen apps moet zorgvuldig worden overwogen voor aankoop. Als u hier met gebruikers samenwerkt om te bepalen wat ze het leukst vinden en hoe ze vandaag hun werk gedaan krijgen, kunt u uw aankoopbeslissing een stuk gemakkelijker maken.

Hoe gebruikers- en groepsmappen werken, is wat u moet bepalen, niet alleen of de oplossing die functie ondersteunt. Welke functies worden ondersteund, hoe ze worden beheerd en van welke derde partij apps ze kunnen beïnvloeden zijn allemaal belangrijke punten. Verschillende oplossingen gaan verder dan hun plicht en omvatten nauwe integratie met populaire platforms van derden, zoals de eerder genoemde Microsoft 365. Zelfs Microsoft-rivaal Google, heeft bijvoorbeeld een Google Drive Enterprise-connector gebouwd om soepele samenwerkingsfunctionaliteit te integreren voor Microsoft 365-gebruikers.

Zoek naar diepe en gelaagde beveiliging

Misschien wel de belangrijkste opslagduivel waarmee u moet worstelen, is beveiliging. Het veilig houden van gegevens is tegenwoordig een grotere uitdaging dan ooit tevoren. Functies die ooit als geavanceerd werden beschouwd, zijn nu gewoon basismogelijkheden. Identiteitsbeheer op ondernemingsniveau is bijvoorbeeld iets dat elke opslagverkoper zou moeten bieden. Dat betekent niet alleen het matchen van de inloggegevens van een individuele gebruiker met de bestanden en mappen waartoe hij toegang heeft, maar ook het toevoegen van multi-factor authenticatie en single sign-on (SSO)-functies.

Zoals hierboven vermeld, betekent veilige opslag dat gegevens worden beschermd tegen meer dan nieuwsgierige blikken. Redundante opslaglagen betekenen dat u in kaart moet kunnen brengen in welke datacenters niet alleen de primaire kopie van uw gegevens is ondergebracht, maar ook de eerste back-uplaag. Dus als u 500 GB aan gegevens heeft met Vendor X, dan zou u de bestanden waar uw werknemers het meest toegang toe hebben moeten kunnen onderbrengen in datacenters in de buurt van waar ze werken. Dan zou leverancier X u ook moeten toestaan ​​om die bestanden te synchroniseren met een kopie die zich in een ander datacenter bevindt, een die nog steeds door die leverancier wordt beheerd, dus mocht uw primaire instantie uitvallen, dan kan er onmiddellijk een andere gegevenskopie beschikbaar zijn.

Leverancier X moet ook regelmatig back-ups maken van zowel de sites als de winkel dat gegevens op een andere locatie. Ten slotte zou u integratie met een externe cloudback-upprovider moeten kunnen krijgen, zodat u automatisch nog een back-up zelf kunt uitvoeren en die kunt opslaan op servers van een geheel andere leverancier of zelfs op uw eigen on-premises server of op een netwerk aangesloten server. opslagapparaat (NAS).

Dat klinkt misschien als overdreven, maar het mooie van een beheerde cloudservice is dat dit soort gelaagde architectuur relatief eenvoudig te bouwen is vanuit het standpunt van de klant en vrij automatisch als het eenmaal is opgezet. Zolang u het af en toe test, kunt u er zeker van zijn dat uw gegevens veilig en toegankelijk blijven, wat er ook gebeurt.

Versleuteling is een ander fundamenteel beveiligingskenmerk. Al onze geteste leveranciers ondersteunden dit in verschillende mate, maar mocht je er een tegenkomen die niet alleen maar blijft zoeken. Versleuteling is een must-have en je hebt het zowel nodig terwijl de gegevens tussen je gebruikers en de cloud worden uitgewisseld, als wanneer ze die cloudservers bereiken en niet meer bewegen. Dus zowel "in transit" als "in rust". Het testen van deze mogelijkheden betekent inzicht in de gebruikte versleutelingsschema's en hun impact op de prestaties van het ophalen van gegevens.

Gelukkig werken aanbieders van cloudopslag hard om de beveiliging te versterken, zowel om uw bits veilig te houden als om met elkaar te concurreren. Zozeer zelfs dat de meeste IT-professionals evenveel of meer vertrouwen hebben in cloudbeveiliging dan in wat er op locatie beschikbaar is (64 procent volgens een onderzoek uit 2015 van de Cloud Security Alliance). De logica is vrij simpel. De meeste IT-professionals hebben eenvoudigweg niet het budget om de geavanceerde beveiligingsmogelijkheden die leveranciers van cloudservices kunnen bieden, te onderzoeken, implementeren en beheren, omdat dit essentieel is voor hun primaire bedrijf.

Belangrijke functies voor naleving van regelgeving

Afgezien van het simpelweg veilig houden van klantgegevens, is een andere factor die de cloudbeveiliging aanzienlijk versterkt, de noodzaak om te voldoen aan belangrijke regelgevende normen, zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en ISO 27001. Livedrive for Business is hier enigszins uniek omdat het gericht op Europese klanten, dus het is gebouwd rond de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en daarom bevinden de servers zich in de EU en het VK.

In het geval dat u het zich afvraagt, zijn enkele van de belangrijkste functies die IT-kopers zochten in een cloudopslagoplossing van bedrijfsklasse, onderzocht door een marktonderzoeksbureau Statista en hieronder gerapporteerd.

Maar de functies die in die grafiek worden vermeld, hebben voornamelijk betrekking op de dagelijkse operationele behoeften van IT. Wettelijke vereisten worden over het algemeen bepaald door uw juridisch personeel en daarom zijn ze hierboven niet weergegeven. Ze zijn echter niet minder belangrijk en u moet er rekening mee houden bij uw planning. Aanbieders van cloudopslag hebben meestal verschillende functies ingebouwd, specifiek om nalevingsproblemen aan te pakken.

Een populaire regel voor verschillende regelgevingen en zelfs voor het meest strikte beveiligingsbeleid is dat elk bestand en elke map een audittrail heeft. Dit laat zien wanneer het voor het eerst op het systeem is opgeslagen, hoe en wanneer het is gewijzigd, wie er toegang toe heeft gehad en wat voor soort bewerkingen zijn uitgevoerd, zoals kopiëren, verwijderen of verplaatsen. Dit is van het grootste belang voor de strenger gereguleerde of beveiligingsbewuste branches. Het kwijtraken van bedrijfskritieke bestanden als gevolg van fouten of wangedrag kan vaak honderdduizenden of zelfs miljoenen dollars aan herstelbetalingen of verloren kapitaal kosten.

Het bewaren van bestanden is een andere veelvoorkomende wettelijke vereiste. U moet bepalen hoe lang gegevens op het systeem blijven staan, hoe ze toegankelijk zijn en wanneer ze kunnen worden verwijderd of gearchiveerdhiveD. En uw opslagprovider moet deze functies gebruiksvriendelijk maken. In sterk gereguleerde sectoren kan het hebben van de juiste informatie vaak het verschil betekenen tussen wel of niet voldoen aan federale of branchespecifieke regelgeving.

Dit alles betekent dat u, voordat u een cloudservice aanschaft, om de tafel moet zitten met uw IT-personeel en uw compliance-expert om precies te begrijpen waar gegevens en apps moeten worden gelokaliseerd en welke functies ze moeten ondersteunen om te voldoen aan de nalevingsvoorschriften die belangrijk zijn voor uw bedrijf.

Stap voor stap

Het kiezen van een cloudopslagproduct voor uw organisatie kan een ontmoedigende taak lijken als u eerst alle betrokken variabelen in ogenschouw neemt. Verschillende bedrijven hebben niet alleen verschillende vereisten voor cloudopslag en het delen van bestanden, ze eisen ook solide beveiliging voor het maken van back-ups en het delen van bestanden. Het vinden van een balans tussen bruikbaarheid, beveiliging en maatwerk moet uiteindelijk worden gedreven door zakelijke vereisten. Maar precies begrijpen wat die vereisten zijn, is een serieuze taak die echt werk vereist; het is niet iets dat u wilt aanpakken met een snelle beslissing.

Terwijl sommige van de leveranciers die we hebben beoordeeld, het gemakkelijker maken om uw gegevens te migreren korting van hun service, ze zijn niet allemaal zo attent. Nadat u zich heeft aangemeld en uw gegevens naar een bepaalde service hebt verplaatst, is het over het algemeen niet triviaal om deze naar een andere te verplaatsen, dus het is een goed idee om uw huiswerk grondig te doen voordat u zich tot een bepaalde provider verbindt.

Plannen is de sleutel. Ga dus om de tafel met zakelijke leiders, IT-managers en zelfs een vertegenwoordiger van de cloudprovider als dat mogelijk is. Het kost wat tijd en moeite, maar als u de moeite neemt om de functies in kaart te brengen die nodig zijn voor de huidige en toekomstige behoeften van uw organisatie, wordt het veel gemakkelijker om de juiste oplossing te vinden.

Heeft u vragen over hoe u cloudopslag kunt benaderen voor uw kleine onderneming? Sluit je aan bij de [e-mail beveiligd] discussiegroep op LinkedIn en u kunt het aan verkopers, PCMag-editors en professionals zoals uzelf vragen.