De beste cloudback-upservices voor bedrijven

Het afgelopen jaar hebben snelle veranderingen plaatsgevonden voor IT-professionals die verantwoordelijk zijn voor gegevensback-up. In plaats van volledige controle te hebben over lokale opslagresources, is back-up een externe operatie geworden met zowel de beheerconsoles als de beoogde opslagresources in de cloud. Dat betekent dat een nieuwe mate van gegevensbescherming van cruciaal belang is geworden voor de ondersteuning van de dagelijkse bedrijfsvoering. Zelfs bedrijven die nog steeds lokale back-ups op locatie nodig hebben, hebben hun strategie moeten herzien, aangezien het grootste deel van het personeel – en hun gegevens – grotendeels het gebouw hebben verlaten. Cloudback-up was ooit vooral bedoeld voor kleine bedrijven die een volledig beheerde service nodig hadden; het is nu een essentiële overweging voor bedrijven van elke omvang.

Volgens een Spiceworks' Dataopslagtrends in 2020 en daarna Enquête, waarin de staat van gegevens en opslag in het bedrijfsleven nauwkeurig wordt onderzocht, zal de acceptatie van cloudopslag sterk toenemen, waarbij 39% van de bedrijven al cloudgebaseerde opslaginfrastructuur gebruikt en naar verwachting nog eens 20% zal overstappen tegen 2022.

U kunt op onze beoordelingen vertrouwen

Sinds 1982 heeft PCMag duizenden producten getest en beoordeeld om u te helpen betere koopbeslissingen te nemen. (Lees onze redactionele missie.)

(Noot van de redactie: het moederbedrijf van PCMag is eigenaar van Spiceworks Ziff Davis.)

Veel daarvan is waarschijnlijk te wijten aan nieuwe werknormen die niet alleen externe kantoren en gedistribueerde teams verplichten, maar ook hybride werkopties voor veel werknemers. Het beschermen van gegevens in dat scenario vereist effectieve en betrouwbare back-upservices in de cloud. Uit de Spiceworks-enquête bleek echter dat veel managers nog steeds moeite hebben om hun gegevens aan de cloud toe te vertrouwen, omdat beveiliging nog steeds een grote belemmering vormde voor de acceptatie van de cloud. Minder dan een derde van de bedrijven (31%) vindt het even prettig om gegevens in de cloud op te slaan als op locatie, wat natuurlijk een probleem is bij oplossingen voor werken op afstand. Dat betekent dat uw initiële investering in cloudback-up waarschijnlijk zal stijgen als u aanvullende beveiligingsmaatregelen overweegt, zoals malwarescanners van derden, bescherming tegen ransomware en virtuele privénetwerken (VPN's).

Back-upfusies kunnen de werken verpesten

Er is behoorlijk wat consolidatie geweest in de back-upruimte in de cloud. Mozy Pro werd in 2018 overgenomen door Carbonite en stopgezet. Carbonite fuseerde zelf met OpenText in 2019 en vernieuwde zijn aanbod in abonnementen voor thuis en voor bedrijven. CloudBerry Lab wordt nu verkocht als MSP360. Zelfs de winnaar van de Editors' Choice, Arcserve, veranderde eerder dit jaar zijn mogelijkheden toen het StorageCraft overnam, een overname die het bedrijf in staat stelde veel van zijn zakelijke aanbod te vernieuwen.

Er zijn ook nieuwe leveranciers die zich voornamelijk richten op alles-in-één-oplossingen voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB) die zoveel mogelijk gegevensbescherming willen dekken met één enkele aankoop. Onze andere winnaar van de Editors' Choice, Acronis, is in die richting gegaan omdat het nu zijn uitstekende back-upfuncties combineert met mogelijkheden voor eindpuntbeveiliging en apparaatbeheer.

Bovendien hebben scenario's voor werken op afstand ervoor gezorgd dat de concurrentie in de back-upruimte in de cloud groot blijft. Veel van dergelijke bedrijven richten hun marketingcampagnes rechtstreeks op specifieke concurrenten. De Business Backup-service van Backblaze vergelijkt bijvoorbeeld de functies en prijzen met CrashPlan Small Business en Carbonite. Dat soort extreme marketing betekent dat u leveranciersinformatie nog minder kunt vertrouwen dan bij andere soorten services. Alleen een grondige evaluatie van het platform zal u laten weten of het geschikt voor u is, en dat kunt u het beste gedurende 30 dagen doen, niet de 14 die veel leveranciers aanbieden.

Beveiliging van cloudgegevens en -overdrachten is een cruciale overweging voor werken op afstand, maar het is niet de enige overweging. Dat is bevestigd door een onderzoek onlangs uitgevoerd door marktonderzoeksbureau, Statista. Dit toont aan dat naast beveiliging, back-upprestaties, herstel op bestandsniveau en technische ondersteuning essentiële overwegingen zijn voor de meeste IT-kopers.

Belangrijkste cloudback-up- en opslagfuncties voor bedrijven

Wat is cloudback-up precies?

Cloudback-upservices bieden klanten toegang tot een gedeelde, softwaregedefinieerde opslaginfrastructuur. Dat betekent in wezen opslag die wordt beheerd als een virtuele resource. Met behulp van een virtuele, softwaregedefinieerde architectuur kunnen providers een grote opslagpool creëren en die vervolgens onder hun klanten verdelen. Ze kunnen dan niet alleen de hele resource tot op byteniveau beheren, maar ze kunnen ook multi-tenant-architecturen gebruiken om ervoor te zorgen dat accounts volledig gescheiden zijn, zodat de gegevens van de ene klant niet met die van een andere 'botsen'.

Stel dat uw back-upprovider u toestaat een opslagdoel van derden te kiezen. In dat geval zult u merken dat de meeste van dergelijke opslagproviders ook Infrastructure as a Service (IaaS) verkopen, zoals Amazon Web Services (AWS). Hoewel u servers in deze clouds kunt maken en deze als back-updoelen kunt gebruiken, hebben de meeste speciale opslagservices die eruitzien als netwerkschijven voor gebruikers en software. Dat is geweldig vanuit het oogpunt van flexibiliteit. Houd rekening met de kosten van deze services in uw algemene verwachtingen voor back-upprijzen.

De beheertools die een leverancier van cloudback-up biedt, zijn over het algemeen gebaseerd op de grootte en vraag van de klant, veranderende bandbreedtevoorwaarden, beveiligingsvereisten en in sommige gevallen zelfs variabele vereisten voor het bewaren van gegevens. Dat laatste betekent dat de cloudleverancier automatisch versies van een bestand of map laat vallen die ouder zijn dan een door uw IT-beheerder ingestelde tijd, zoals bijvoorbeeld elke versie die ouder is dan zes maanden.

Cloudback-upproviders kunnen klanten ook veelgebruikte gegevens laten opslaan op snel toegankelijke locaties. Dit kan van alles zijn, van een datacenter dat eigendom is van de provider die zich dichter bij het kantoor van de klant bevindt tot een lokale opslagbron op de locatie van de klant die kan fungeren als tussenpersoon voor back-ups. Net als een NAS-apparaat (Network-Attached Storage) kan zo'n bron de meest populaire bestanden opslaan en ze via een veel sneller lokaal netwerk aanbieden dan via internet.

Elke dergelijke opslaglaag heeft een andere prijs en de back-uptools van de leverancier van cloudopslag kunnen automatiseren hoe uw gegevens tussen deze lagen worden verplaatst op basis van het beleid dat uw IT-personeel beheert. Dit is vergelijkbaar met de hiërarchische opslagstrategieën van weleer, maar het is veel eenvoudiger en gebeurt volledig als een beheerde service. Het enige dat u hoeft te doen, is een eerste installatieproces doorlopen en u kunt vanaf elk apparaat met internettoegang bij de gegevens van uw organisatie. Er zijn geen speciale fysieke of virtuele servers, dure tapedrives met gepatenteerde (en vaak geheimzinnige) betrouwbare back-upsoftware of externe magazijnruimte nodig waar u kratten met essentiële tapes opslaat.

Volg de 3-2-1-regel

Voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) stelt de cloud IT-beheerders in staat om meerdere back-ups effectiever uit te voeren dan met onhandige tapedrives. Het bewaren van meerdere kopieën van kritieke bedrijfsgegevens is een goed idee, vooral als het eenvoudiger is en minder kost. U moet echter nog steeds de best practices volgen en een van de meest populaire is de 3-2-1-regel.

De 3-2-1-regel stelt dat je zou moeten hebben drie altijd kopieën van uw gegevens, waarvan u in ieder geval een back-up maakt twee verschillende soorten opslag, en dat tenminste een kopie van die gegevens wordt offsite opgeslagen. In het verleden maakten die eerder genoemde omslachtige tapes en harde schijven dit moeilijk of op zijn best vervelend. Zakelijke cloudback-upservices maken het veel gemakkelijker, omdat ze een afzonderlijk en extern doel bieden tegen een veel lagere prijs dan bijvoorbeeld het huren van magazijnruimte om talloze planken met oude tapes op te slaan. Bij de meer geavanceerde spelers kunt u zelfs kiezen tussen verschillende datacenterlocaties of meerdere datacenters, wat betekent dat u een 3-2-1-architectuur kunt implementeren met slechts één leverancier.

Niet alle aanbiedingen zijn echter gelijk gemaakt. Er is een duizelingwekkende reeks apparaten waarvan een back-up moet worden gemaakt. Desktops, servers, mobiele apparaten en NAS-boxen moeten allemaal worden beschermd. Ondersteuning is gevarieerd en geen enkel kostenmodel brengt elk bedrijf op het juiste prijsniveau. Werken op afstand heeft dit nog gecompliceerder gemaakt als uw bedrijf werknemers toestaat persoonlijke apparaten of NAS-apparaten thuis en externe harde schijven te gebruiken. Elke back-upstrategie is uniek.

Afgezien van verschillende niveaus van overdrachtsprestaties, bieden sommige leveranciers, zoals Backblaze Backup for Business en IDrive Team, meer fysieke mogelijkheden, zoals het mailen van abonnees naar een externe harde schijf die alle gegevens van hun laatste back-up bevat. U kunt die gegevens vervolgens ergens veilig opslaan of ze gewoon gebruiken om ze te herstellen vanaf een veel snellere lokale schijf.

Account voor uw besturingssystemen

Zoals eerder vermeld, is een belangrijke overweging voor elk bedrijf tegenwoordig hoeveel en wat voor soort apparaten een back-upprovider ondersteunt. Een uitstekende back-upservice in de cloud heeft immers weinig zin als deze niet al uw gegevens kan beschermen, ongeacht waar deze zich bevinden, en dat betekent dat u verder moet kijken dan alleen standaarddesktops en -servers. Een robuuste oplossing moet zowel Apple macOS- als Microsoft Windows 10-pc's dekken. Toch moet het ook overweg kunnen met Linux en Microsoft Windows Server om uw backofficemiddelen te beschermen.

Dan is er dat steeds groter wordende en steeds veranderende mobiliteitsmoeras. Het beschermen van gegevens die op mobiele apparaten zijn opgeslagen, is hard op weg een must-have te worden voor een effectief back-upplan, en dat zal waarschijnlijk zo blijven, zelfs nadat werknemers weer naar kantoor gaan. Uw provider moet zowel Apple iOS- als Google Android-apparaten aankunnen, vooral als u deze platforms voor meer dan alleen algemene gebruikers gebruikt. Een goed voorbeeld is een bedrijf dat telefoons of tablets gebruikt als POS-oplossing (point of sale).

Virtuele infrastructuur is een ander belangrijk doelwit voor back-up en gegevensbeveiliging. In veel gevallen zal dit in twee categorieën vallen, zelfs op MKB-niveau, waar bedrijven virtuele servers hebben die zich zowel on-premises als in een openbare cloudservice bevinden. De complicatie hier is dat hoewel het allemaal virtuele infrastructuur is, cloud versus on-premise gevirtualiseerde lagen vaak middleware-tools nodig hebben om met elkaar te praten. Dat kan ook verschillende back-upclients betekenen. U moet ervoor zorgen dat uw cloudback-upprovider deze vereisten kan ondersteunen. Citrix Hypervisor, Microsoft Hyper-V en VMWare VSphere zijn de meest gebruikte platforms voor on-premises virtualisatie. Tegelijkertijd zijn Amazon Web Services, het Google Cloud Platform en Microsoft Azure de meest voorkomende cloudresources. Het testen van uw back-upservice op alle services die uw bedrijf gebruikt, zou een essentieel onderdeel van uw evaluatieproces moeten zijn.

Configureer zorgvuldig

Een van de grootste klachten over back-up apps van oudsher is dat ze omslachtig en moeilijk te gebruiken waren. Hoewel veel van onze zakelijke cloudback-upserviceproviders hard hebben gewerkt om dat te veranderen, hebben veel oplossingen nog steeds problemen. De sleutel hier is tweeledig: ten eerste moet de service gebruikers (dat wil zeggen uw populatie van algemene werknemers) beschermen tegen elke vorm van complexiteit. Back-upclients moeten zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn en de implementatie ervan op clientapparaten is het beste als het een geautomatiseerd, IT-gestuurd proces is. Ten tweede moet complexiteit niet alleen voorbehouden zijn aan uw IT-personeel. Er moeten ook robuuste trainingstools en technische ondersteuning zijn om die stafleden goed op te leiden. Het is mogelijk om te veel keuzes te hebben, dus zorg ervoor dat u de concurrentie evalueert apps zorgvuldig en weeg hun complexiteit af tegen de behoeften van uw organisatie.

De meeste oplossingen bieden zowel offline als cloudvolumedoelen. Dit kan belangrijk zijn als uw bedrijf cloud-gehoste softwaretools gebruikt of wordt geleverd als beheerde cloudservices. U kunt bijvoorbeeld ter plaatse een Microsoft Exchange-e-mailserver draaien en er moet een back-up van die server worden gemaakt. Maar u kunt ook een gehoste e-mailservice gebruiken, zoals Intermedia Hosted Exchange, waarbij de serviceprovider zelf interne back-ups moet maken. Maar zelfs als dat het geval is, wil uw IT-personeel misschien nog steeds een back-up maken van de e-mailgegevens die in de cloud van die provider worden gehost, zodat u enige directe controle hebt. Dat is vooral belangrijk als uw bedrijf onderhevig is aan bepaalde wettelijke voorwaarden, zoals die opgelegd door HIPAA of SOX.

U bent op zoek naar een complete set tools voor dagelijks beheer voor het dashboard van uw back-upprovider. Niet alleen voor e-mail, maar ook voor die lange lijst met cloudproductiviteitstools die zoveel bedrijven nu gebruiken. Daarmee hebben we het over suite-oplossingen zoals Google Workspace, Microsoft 365 of Zoho Docs; maar we hebben het ook over gespecialiseerde tools die nu ook zijn overgestapt naar een cloudservicemodel. Dat kan alles omvatten, van e-mailmarketing tot uw klantenservice. Als u deze of een andere cloudbron gebruikt waarin belangrijke gegevens worden opgeslagen, moet u testen hoe uw back-upprovider integreert met deze services.

Back-up en herstel

Het testen van het back-up- en herstelproces moet ook een prestatiecomponent bevatten. Back-upleveranciers gebruiken verschillende benaderingen en functies om dit proces te beïnvloeden. Een populaire methode wordt een incrementeel back-upproces genoemd. Het is populair omdat na de eerste back-up, wat een lang proces is omdat het voor de eerste keer een back-up van uw volledige gegevensbelasting naar de cloud maakt, alle volgende back-ups alleen wijzigingen in bestanden en mappen opslaan, geen volledige kopie. Dat verlaagt de bandbreedtevereisten, waardoor wordt voorkomen dat uw netwerk verstikt. Dit is misschien niet essentieel voor een thuiswerker, maar het is praktisch essentieel in een centraal kantoor, vooral als u continue of bijna continue back-ups gebruikt.

Andere besturingselementen kunnen bandbreedtebeperking zijn, waarbij de back-upsoftware de hoeveelheid bandbreedte die wordt gebruikt, kan verminderen of instellen. Dat houdt ook de bandbreedtebehoefte laag, maar heeft direct invloed op de prestaties. U kunt ook overwegen back-ups uit te voeren via hun eigen virtuele LAN (VLAN) of een vorm van Quality of Service (QoS) te gebruiken. Hiermee wordt de bandbreedte beheerd die een back-upbewerking gebruikt, zodat u weet dat die back-ups plaatsvinden.

Ongeacht de methode beschrijven IT-professionals het maken van een back-up naar de cloud vaak als het vullen van een zwembad met een papieren bekertje. Hoewel de beschikbare bandbreedte snel de enorme eisen aanneemt die worden gecreëerd door enorme datasets, is de eerste back-up meestal de slechtste, en daaropvolgende incrementele back-ups zijn veel gemakkelijker en sneller. Sommige leveranciers maken dat initiële seeding-proces gemakkelijker door er eerst een back-up van te maken op een externe harde schijf op de locatie van de klant, wat veel sneller zal zijn omdat het zich op een lokaal netwerk bevindt. Vervolgens verzendt de klant die eerste momentopname naar de back-upleverancier, die deze vervolgens op zijn lokale netwerk implementeert. Back-ups beginnen dan via internet en zijn onmiddellijk incrementeel.

Herstelprestaties zijn ook van cruciaal belang. Bij een calamiteit hebben klanten over het algemeen hun data terug nodig snel. Dat betekent het testen van de herstelprestaties, niet alleen tijdens uw eerste evaluatie, maar regelmatig. Als het dagen duurt om ontbrekende gegevens uit de cloud te downloaden, kan dat zich direct vertalen in verloren tijd en geld.

Bij sommige leveranciers kunt u uw weddenschappen in dit opzicht afdekken. Als u zich zorgen maakt, is internet misschien niet snel genoeg of misschien zelfs niet beschikbaar na een ramp. Die leveranciers sturen u op geplande basis een externe harde schijf met de meest recente back-up, zoals een keer per kwartaal of vaker. IT-personeel kan deze schijf vervolgens veilig bewaren en gebruiken als een back-up in de cloud niet mogelijk is.

Beveiliging en rapportage

Alleen omdat een app uw gegevens in de cloud kan krijgen, betekent nog niet dat het veilig is. Versleuteling is een industriestandaardpraktijk en u zou zelfs geen enkel product moeten overwegen dat het niet serieus neemt. Secure Socket Layer (SSL)-codering is de gebruikelijke keuze voor alle gegevensoverdrachten, of u nu gegevens verzendt of ontvangt. Het minimaliseert drastisch het risico dat een hacker de informatie kan onderscheppen en stelen. Dat alleen is echter niet genoeg. Eenmaal op de bestemming en als "in rust" beschouwd, moeten de gegevens worden gecodeerd met behulp van de krachtigste beschikbare vorm. In de meeste gevallen zal dit een vorm van de Advanced Encryption Standard (AES) zijn.

Ook zult u waarschijnlijk moeten zorgen voor naleving van het bedrijfsbeleid, wat een uitdagende taak wordt voor reguliere IT-afdelingen. Het is nu belangrijker dan ooit dat een snel overzicht van compatibele systemen beschikbaar is voor een back-upbeheerder. Ransomware is een groeiende beveiligingsdreiging die alles treft, van kleine bedrijven tot stadsdiensten. Deze bedreigingen, samen met externe werknemers en ontevreden werknemers, kunnen gegevens in een oogwenk wissen. Het is van vitaal belang om ervoor te zorgen dat u verantwoording kunt afleggen en ervoor kunt zorgen dat deze wordt afgedwongen en regelmatig wordt getest. Een goed ontworpen dashboard kan dat verschil helpen maken.

Rapporteren over de status van uw back-upproces en opgeslagen gegevens is een andere must. Soms voldoen kant-en-klare rapporten niet helemaal aan uw verwachtingen of behoeften, dus een leverancier waarmee u aangepaste rapporten kunt ontwerpen, is een goede keuze. Hoewel het geen absolute noodzaak is, kan dit de sleutel zijn om een ​​back-up-app te koppelen aan een groter datawarehouse, en het is ook van vitaal belang als uw bedrijf nalevingsstatistieken moet bijhouden. Nogmaals, het testen van de rapportagefunctionaliteit van uw cloudback-upprovider moet deel uitmaken van uw eerste evaluatieproces.

Uw back-upkeuzes in evenwicht brengen

Het kost veel huiswerk om de beste cloudback-upservice voor uw organisatie te kiezen. Het vereist dat u een evenwicht vindt tussen de betrouwbaarheid van het product, hoe gemakkelijk het is geconfigureerd, evenals de prijs, beveiliging en bruikbaarheid. Kleinere teams en startups hebben andere vereisten dan ondernemingen, en we zien nu meer keuzes dan ooit voor beide kampen.

De overstap naar werken op afstand en hybride werken maakt de zaken zeker ingewikkelder, zelfs nog meer omdat bedrijven zich realiseren dat deze maatregelen voor veel werknemers permanent zullen worden. Het maakt back-ups complexer, niet alleen voor het opslaan van belangrijke documenten en bestanden, maar ook voor het beveiligen ervan tijdens het transport en in rust en op een uitgebreidere reeks doelapparaten.

Met opslagleveranciers die back-up en een verscheidenheid aan functies voor het delen van bestanden bieden, is het opnemen van uw leveranciersresource in cross-site samenwerking een andere overweging die moet worden getest. Het wordt een populaire nieuwe functie die leveranciers gebruiken om zich te onderscheiden, maar de mogelijkheden kunnen sterk variëren. En u zult ook moeten zien hoe deze functies werken met andere samenwerkingstools die u mogelijk gebruikt.

Hoewel de winnaars van onze Editors' Choice de beste algemene waarde vertegenwoordigen voor de breedste groep zakelijke klanten, is het essentieel om rekening te houden met de behoeften en het risicoprofiel van uw specifieke organisatie wanneer u op zoek bent naar uw oplossing. Uiteindelijk zal de beste cloudback-upservice degene zijn die het meest aansluit bij uw behoeften, en de enige manier om ervoor te zorgen dat u deze rechtstreeks aan die vereisten kunt toetsen. En niet slechts één keer, maar volgens een regelmatig schema dat meerdere keren per jaar zou moeten gebeuren.

Heeft u vragen over hoe u cloudback-up aanpakt? Sluit je aan bij de [e-mail beveiligd] discussiegroep op LinkedIn en u kunt het aan verkopers, andere professionals zoals uzelf en de redacteuren van PCMag vragen.