Vraag en antwoord: Vier bedrijfsleiders over hun pilotplannen voor een vierdaagse werkweek

Nu de belangstelling voor een vierdaagse werkweek toeneemt, ging eerder deze maand het grootste proefproject in zijn soort van start in Groot-Brittannië. Ongeveer 3,300 werknemers van 70 kleine bedrijven – variërend van technologiebedrijven tot financiële dienstverleners en zelfs een fish-and-chips-winkel – nemen deel aan de zes maanden durende proef, gecoördineerd door de non-profitorganisatie 4-daagse week wereldwijd en denktank Autonomie.

Het idee is dat werknemers bij elk bedrijf het volledige loon krijgen, terwijl ze 20% minder uren werken en hetzelfde productiviteitsniveau behouden – het ‘100-80-100’-beleid.

Het idee van een vierdaagse werkweek heeft de realiteit van een kortere week al lang voorbijgestreefd, hoewel er de afgelopen jaren talloze proeven zijn geweest, zoals bij de Japanse divisie van Microsoft en bij bedrijven als Unilever, Kickstarter en Basecamp. Voorstanders noemen een verbeterd welzijn en creativiteit van werknemers, minder ziektedagen en een lager personeelsverloop. Tegenstanders zeggen dat de implementatie kostbaar en complex kan zijn, en betogen dat de verkorting van de werkweek druk uitoefent op werknemers om hun werkdruk te beheersen.

Volgens analistenbureau Gartner heeft momenteel slechts ongeveer 6% van de bedrijven een vierdaagse werkweek. En volgens Indeed vermeldt minder dan 1% van de vacatures een vierdaagse werkweek.  

“Computerworld” sprak met leiders van drie organisaties over hun doelstellingen voor een vierdaagse werkweek aan het begin van hun proefperiode van zes maanden, en ook over hoe ze met de verandering zullen omgaan, en over de potentiële uitdagingen waarmee ze te maken kunnen krijgen.

Hieronder volgen licht bewerkte transcripties van telefoon- en e-mailinterviews.

Shaun Rutland, CEO en medeoprichter van Hutch Games

Waarom test Hutch een vierdaagse werkweek? Welke voordelen verwacht u voor het bedrijf en voor de werknemers? “De vierdaagse werkweek was voor ons een logische keuze. We zijn altijd vooruitstrevend geweest in onze aanpak; Zo hebben wij al 10 jaar een hybride werkplek. In het begin waren we hier eigenlijk erg verlegen over en hielden het verborgen voor investeerders. Ik voel me behoorlijk beschaamd nu we dat zo geheim hebben gehouden, vooral gezien de manier waarop de zaken na de pandemie zijn verlopen.

Hutch Games

“We zijn ervan overtuigd dat onze proef zal aantonen dat de productiviteit en creativiteit zullen toenemen, naarmate het team meer uitgerust is en deze energie beter in hun werk kan steken. Als onze medewerkers een voller en beter leven kunnen leiden, weten we dat dit zich zal vertalen in betere games. Er is hier ook een belangrijke mentaliteitsverandering nodig, waarbij we veel meer resultaatgericht zijn in plaats van geobsedeerd door tijdsinvesteringen.

“Er zijn een aantal andere voordelen die we tijdens de proefperiode in de gaten zullen houden; een grotere duurzaamheid en een betere verdeling van de zorgtaken voor mannen en vrouwen zijn er maar een paar om op te noemen. De resultaten zullen heel belangrijk voor ons zijn in de manier waarop we Hutch in de toekomst vormgeven. We gaan hier niet met een beperkte focus op in. Hoe meer we begrijpen over de impact, hoe meer we in het algemeen kunnen verbeteren.”

Hoe ziet jouw vierdaagse week eruit? Hoe zorgt u ervoor dat u aan de verwachtingen van uw klant/cliënt kunt voldoen als u een kortere werkweek hanteert? “Ons wereldwijde team zal van maandag tot en met donderdag werken, waarbij vrijdag als vrije dag wordt gekozen. Ons hele team zal het 100-80-100-beleid volgen, wat betekent dat iedereen erop is ingesteld om 100% van het werk te leveren, in 80% van de tijd, zonder enig loonverlies.

“We publiceren onze eigen games en bepalen onze tijdlijnen, dus we hebben geen klanten in traditionele zin. Maar zelfs als we dat wel zouden doen, zijn we van mening dat de vierdaagse werkweek met de juiste aanpak kan werken in elk B2B-relatiegedreven bedrijf. 

“Onze spelers zijn uiteraard erg belangrijk voor ons, dus we zullen systemen hebben om hen op de vrije dag te ondersteunen. Dit omvat ondersteuning door derden, planning voor de toekomst en het in het algemeen herstructureren van onze communicatie om een ​​hoog serviceniveau te behouden.”

Over welke zorgen heeft u shiftnaar een vierdaagse werkweek? Welke potentiële hindernissen anticipeer jij? “Onze grootste zorg is het geluk van ons team. De ontvangst van het nieuws was positief, maar er waren zorgen. Sommige mensen waren bang dat dit onze cultuur radicaal zou veranderen en van Hutch een minder vriendelijke werkplek zou maken die gedreven wordt door een prestatiementaliteit. Het kantoor is een heel belangrijke plek waar mensen vrienden kunnen maken en relaties kunnen opbouwen, iets wat ze buiten kantoor misschien niet kunnen doen. Er waren ook zorgen dat ze moeite zouden hebben om dezelfde productie van een vijfdaagse week te evenaren en dat ze vrije tijd zouden moeten gebruiken om hun achterstand in te halen.

“Het is enorm belangrijk voor ons om deze feedback in overweging te nemen en manieren te vinden om het op te lossen. Er is enorm veel werk verzet om oplossingen te vinden en ervoor te zorgen dat het team over de middelen beschikt die ze nodig hebben om de overstap gemakkelijk te maken. We hebben intern grapjes gemaakt dat we een zesdaagse werkweek nodig hebben om een ​​vierdaagse te plannen, maar we moeten ervoor zorgen dat we dit goed doen.

“We gaan onderweg veel leren, en er zullen zeker fouten gebeuren. Eerlijk gezegd hopen we daar op: nu onze eigen misstappen maken en oplossingen vinden die voor Hutch werken. We willen dat andere bedrijven van ons leren en die kennis gebruiken om meer outputgericht te zijn.”

Wat zijn jouw criteria voor succes? Wat zou u ervan overtuigen om op lange termijn een vierdaagse werkweek voort te zetten, en wat zou u kunnen afschrikken? “Succes heeft voor ons veel verschillende bewijspunten. We zullen maandelijks gegevens meten, over het geluksniveau, de omzet, de totale productie en zelfs de elektriciteitsrekeningen van het team. Het is ook belangrijk voor ons om een ​​verbeterde werving en retentie van personeel te zien, aangezien de gamesindustrie een intens competitieve ruimte is. De gegevens die intern en met de steun van 4 Day Week Global worden verzameld, zullen uitgebreid zijn.

“Uiteindelijk zullen we een reeks belangrijke bedrijfsindicatoren volgen. Zijn we winstgevender, maken we betere games en zijn onze klanten tevreden na de transitie? Dit zijn allemaal essentiële statistieken die ons zullen helpen begrijpen of de vierdaagse werkweek iets voor ons is.

“Als we onze cultuur zien lijden en onze productie zien afnemen, zal dit reden tot zorg zijn. We laten niet toe dat ons personeel ontevreden is, ook al betekent dit bijvoorbeeld dat we productiever zijn. Om dit te laten werken, mag het ene voordeel niet ten koste gaan van het andere.

“Mochten we merken dat we betere games maken, de winstgevendheid vergroten en tegelijkertijd onze medewerkers helpen hun leven ten volle te leven, dan zal dit een voor de hand liggende overwinning zijn. Uiteindelijk draait het allemaal om evenwicht, en de resultaten van andere onderzoeken hebben veelbelovende resultaten laten zien, dus we hebben er vertrouwen in.”

Frances Guy, CEO van de Schotse International Development Alliance

Waarom is de Internationale Ontwikkelingsalliantie beproeving een vierdaagse werkweek voor het personeel? Welke voordelen verwacht u voor de organisatie en voor de medewerkers? “Net als veel organisaties in de 'derde sector' kennen wij een hoog personeelsverloop. Dit is vooral het afgelopen jaar het geval geweest. Wij zijn daarom actief op zoek naar manieren om het personeelsbehoud te verbeteren. Er is niet veel ruimte om de salarissen te verhogen, maar er zijn manieren om de arbeidsomstandigheden te verbeteren door het welzijn van het personeel tot prioriteit te maken. We werken allemaal flexibel, maar dit is op zichzelf geen garantie voor efficiëntie of noodzakelijkerwijs een manier om lange uren te voorkomen.

Frances Guy

“We waren geïnteresseerd in de toezegging van de SNP [Scottish National Party] op hun partijconferentie in september 2021 om een ​​vierdaagse week in Schotland uit te proberen en we waren gemotiveerd om ons aan te melden voor deelname aan de 4 Day Week Global pilot, omdat deze ondersteuning, mentoring en gestructureerde ondersteuning biedt. onderzoek en leren tijdens de proef.  

“Op zo’n gestructureerde manier hopen we te kunnen analyseren of het een werkbare oplossing is die echte voordelen oplevert op het gebied van productiviteit en welzijn van het personeel. Kortom, we hopen op gelukkiger en gezonder personeel, een vergelijkbare, zo niet betere dienstverlening aan onze leden, nieuwe manieren van werken en een beter personeelsbehoud.”

Hoe ziet een vierdaagse werkweek eruit? Hoe zorgt u ervoor dat u aan de verwachtingen van uw klant/cliënt kunt voldoen als u een kortere werkweek hanteert? “We beschouwen vrijdag als een niet-werkdag voor de meeste medewerkers, met de mogelijkheid dat een of twee medewerkers in plaats daarvan de maandag innemen om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Sommige van onze leden werken al op vrijdag met kortere uren, dus we verwachten geen problemen zolang de communicatie goed is en er iemand in de buurt is om op vragen te reageren. We hebben ook duidelijke werkdoelen gesteld die moeten worden gehaald en waaraan de resultaten van het personeel zullen worden afgemeten.”

Over welke zorgen heeft u shiftnaar een vierdaagse werkweek? Welke potentiële hindernissen verwacht u? “Personeel werkt meer dan de contracturen, dus het is een echte uitdaging om 20% efficiënter te willen werken om tijdsblokken vrij te maken. We moeten goed beginnen, anders vrees ik dat de langere uren snel zullen terugkeren. We moeten ook flexibel zijn, zodat het personeel beschikbaar is om te werken wanneer dat nodig is in tijden van grotere activiteit, maar de discipline heeft om op andere momenten te compenseren. Er zal voortdurend moeten worden gemeten en beoordeeld, wat misschien niet ieders smaak is.”

Wat zijn jouw criteria voor succes? Wat zou u ervan overtuigen om na de proefperiode een vierdaagse werkweek voort te zetten, en wat zou u ervan kunnen weerhouden om dit op de langere termijn te doen? “Succes is dat al het personeel zijn tijd beheert [en] een stuk extra vrije tijd vrijmaakt die ze vervolgens productief gebruiken, terwijl de organisatie resultaten levert voor de leden en de leden een verbeterde dienstverlening erkennen. 

“Als sommige medewerkers langer werken om anderen te compenseren, zal dat een signaal zijn dat het niet goed werkt. Als een meerderheid van het personeel zich gestrest voelt bij het proberen werk in een kortere tijdsperiode in te passen, zou dat ook een teken van mislukking zijn. Een grote toename van geschrapte taken en negatieve feedback van leden zouden er ook voor zorgen dat de pilot niet werd voortgezet.”

Anna Mirkiewicz, operationeel directeur van Eurowagens

 Waarom test Eurowagens een vierdaagse week? Welke voordelen verwacht u voor het bedrijf en voor de werknemers? “Ik hoorde voor het eerst over de vierdaagse week toen ik naar een podcast luisterde met een van de medewerkers die meedeed aan de IJslandse vierdaagse weekproef. Hij zei zoveel complementaire dingen over hoe het de prestaties van werknemers verbeterde en werknemers een beter evenwicht tussen werk en privé gaf.

Anna Mirkiewicz

“Ik ben een werkende moeder, dus ik kan zien hoeveel stress er is bij het vijf dagen per week werken, het beheren van het gezin en het dagelijkse leven, en ik kon zien hoeveel invloed dit onze werknemers heeft gehad. Nadat ik tijdens de pandemie thuiskwam en werkte, kon ik zien hoeveel stress onze medewerkers opnieuw hadden, dus het was een goede gelegenheid om iets terug te doen voor hen.

“Uiteindelijk zouden we hier niet zijn zonder onze medewerkers, ook al zijn ik en mijn man eigenaren van het bedrijf. Zij zijn degenen die het bedrijf creëren, het bedrijf helpen draaien en het bedrijf vooruit helpen, dus het is alleen maar eerlijk om iets terug te geven.

“De vierdaagse werkweek heeft mij laten zien dat de manier waarop wij werken niet de meest efficiënte is. We zouden efficiënter kunnen zijn met de manier waarop we werken, wat er alleen maar toe zal leiden dat een bedrijf nog productiever wordt en dat werknemers meer tijd terugkrijgen.  

“Het is nog maar het begin, maar ik hoop oprecht dat dit op de lange termijn zal werken.”

Hoe ziet een vierdaagse werkweek eruit? Hoe zorgt u ervoor dat u aan de verwachtingen van uw klant/cliënt kunt voldoen als u een kortere werkweek hanteert? “Omdat het bedrijf vijf dagen in de week moet blijven draaien, hebben we een roulatiesysteem ingevoerd. Onze operationele medewerkers – magazijnmedewerkers, klantenservicemedewerkers – moeten aanwezig zijn op maandag en dinsdag: zij wisselen elkaar af als ze een vrije dag hebben op woensdag, donderdag en vrijdag. De rest van het bedrijf wisselt in eerste instantie de dagen af ​​gedurende de hele week om te kijken wat het beste werkt en geschikt is. Maar het bedrijf blijft vijf dagen per week operationeel.”

Over welke zorgen heeft u shiftnaar een vierdaagse werkweek? Welke potentiële hindernissen verwacht u? “We moeten wat beter plannen en meer noodplanning maken, omdat het erg moeilijk is om te voorspellen wat er op een bepaalde dag gaat gebeuren. Vooral als je in een bedrijf van onze omvang vijftien werknemers hebt en drie of vier mensen achterlaat, kun je het verschil echt voelen.

“Vorige week [toen Eurowagens aan de proef begon] liet me zien dat we wat beter voorbereid moeten zijn op het gebied van planning en wat we willen bereiken.

“Ik denk niet dat het een serieus probleem is. Als je zorgvuldig plant en vooruitdenkt, kan het heel gemakkelijk en heel snel worden gladgestreken. We moeten onze neiging veranderen om ‘oké te denken, ik ga dit tot het einde van de dag laten, en dan zal die-en-die er morgen mee helpen’, omdat dit misschien niet het geval is zoals het individu kan zijn. af op die specifieke dag. Maar het is voldoende om vooruit te plannen en na te denken over wanneer bepaalde mensen binnenkomen. Het enige wat we hoeven te doen is ons aanpassen aan de nieuwe manier van werken; Ik verwacht niet dat dit een groot probleem zal zijn.

“Bij een grote onderneming heb je niet zo'n probleem, omdat er altijd wel iemand anders is die je kan helpen. Bij kleinere organisaties kan ik dit als een uitdaging zien, maar het mag geen moeilijke uitdaging zijn om te overwinnen.”